La check-list ultime pour réussir sa certification Qualiopi

Passer et obtenir Qualiopi peut s’avérer être un véritable parcours du combattant sans une bonne préparation. Le problème récurrent provient d’une mauvaise organisation, qui conduit bien souvent à un abandon des démarches. 

C’est pourquoi nous vous proposons dans cet article un « checklist » de étapes incontournables pour se préparer correctement et passer son audit sans difficulté. 

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Voici un récapitulatif de ce qu’il faut retenir et qui vous donnera une checklist bien ordonnée : 

  • Si vous vous lancez en autonomie, informez-vous bien sur Qualiopi et son éco-système. Il existe de nombreux sites qui traitent du sujet en profondeur,
  • Pas de NDA, pas de Qualiopi. La condition sine qua none pour passer l’audit est d’avoir obtenu au préalable son numéro de déclaration d’activité (NDA),
  • Téléchargez le Référentiel National de Qualité pour commencer à compléter votre dossier et bien comprendre les attentes du RNQ en termes de qualité,
  • Équipez-vous des meilleures ressources disponibles : pack de documents pré-remplis, exemple de dossier en PDF, guide de lecture, etc
  • Prenez un RDV avec un certificateur le plus tôt possible. Une deadline vous obligera à travailler efficacement et à ne pas procrastiner.

Avant tout : être bien informé et faire un état des lieux de son organisme

Se lancer dans la démarche Qualiopi sans une connaissance approfondie du processus peut rapidement devenir un obstacle. Avant d’entamer la préparation, il est essentiel de bien comprendre les exigences de la certification et son impact sur l’organisme de formation.

La première étape consiste à se familiariser avec le Référentiel National Qualité, qui définit les critères à respecter. Il est recommandé de lire attentivement ce document afin d’en saisir les enjeux et les attentes précises. Comprendre les sept critères du référentiel permet d’anticiper les ajustements nécessaires et d’adopter une approche proactive dans la constitution de son dossier.

Ensuite, il est important de s’informer sur le déroulement de l’audit de certification. Qualiopi repose sur un audit initial réalisé par un organisme certificateur accrédité. Cet audit évalue la conformité des pratiques de l’organisme avec les exigences du référentiel. Il est donc essentiel de bien comprendre les étapes de cette évaluation, la nature des documents à fournir et les éléments sur lesquels l’auditeur portera son attention.

Se renseigner auprès d’organismes ayant déjà obtenu la certification est également une démarche pertinente. De nombreux professionnels partagent leur retour d’expérience à travers des témoignages, des webinaires ou des guides spécialisés. Ces ressources permettent d’identifier les pièges à éviter et de bénéficier de conseils concrets pour réussir la certification.

Avoir son NDA ou être en cours d’obtention

Avant de pouvoir prétendre à la certification Qualiopi, un organisme de formation doit être enregistré auprès de la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) et disposer d’un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA). Ce numéro est indispensable pour exercer légalement en tant qu’organisme de formation et accéder aux financements publics ou mutualisés.

L’obtention du NDA passe par le dépôt d’un dossier auprès de la DREETS de la région où est implanté l’organisme. Ce dossier doit contenir plusieurs éléments obligatoires, comme un premier contrat ou une première convention de formation signée, un programme détaillé de la formation dispensée, ainsi que des justificatifs d’identité et de domiciliation. Une fois la demande soumise, la DREETS dispose d’un délai d’environ un mois pour examiner le dossier et attribuer le NDA.

Si l’organisme est en cours d’obtention de son NDA, il peut tout de même commencer à préparer son dossier Qualiopi. L’important est d’anticiper cette démarche, car l’absence de NDA peut retarder la certification et donc l’accès aux financements.

Dans certains cas, notamment pour les nouveaux organismes de formation, la constitution du dossier de déclaration d’activité peut s’avérer complexe. Il est alors conseillé de se faire accompagner par un expert ou d’utiliser des modèles de documents conformes aux attentes de la DREETS afin d’optimiser ses chances d’acceptation dès le premier dépôt. Une fois le NDA obtenu, l’organisme est officiellement reconnu comme prestataire de formation et peut avancer sereinement vers l’étape suivante de la certification Qualiopi.

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Connaître le nombre d’indicateurs qui vous concernent

Le référentiel Qualiopi repose sur sept critères qui se déclinent en trente-deux indicateurs. Cependant, tous les critères ne s’appliquent pas nécessairement à chaque organisme de formation. Il est donc crucial d’identifier précisément les indicateurs qui concernent votre activité afin de concentrer vos efforts sur les exigences réellement applicables.

Le nombre d’indicateurs à respecter dépend du type d’action de formation proposé. Le référentiel distingue plusieurs catégories : la formation professionnelle continue, la validation des acquis de l’expérience (VAE), l’apprentissage et le bilan de compétences. Par exemple, un organisme proposant uniquement des bilans de compétences ne sera pas concerné par les indicateurs spécifiques à l’apprentissage.

Pour déterminer les indicateurs applicables, il est recommandé de se référer directement au Référentiel National Qualité et d’analyser, un par un, ceux qui s’appliquent à votre offre. Cette démarche permet de mieux structurer votre préparation et d’éviter de perdre du temps sur des éléments qui ne seront pas audités.

Certains indicateurs sont considérés comme « spécifiques » et ne s’appliquent qu’à certaines catégories de prestataires. D’autres, dits « obligatoires », doivent être respectés par tous les organismes. Une bonne compréhension de ces distinctions est essentielle pour optimiser votre dossier et répondre efficacement aux exigences du certificateur lors de l’audit.

En maîtrisant précisément les indicateurs qui vous concernent, vous pourrez mieux anticiper les attentes de l’auditeur et apporter des preuves conformes aux critères d’évaluation. Cela facilite la préparation et augmente vos chances de réussir la certification dès le premier passage.

Pour avoir davantage d’informations, consultez notre guide sur les indicateurs Qualiopi. Vous pourrez également vous référer à notre tableau pour bien identifier les indicateurs qui vous concernent.  

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Connaître le nombre d’indicateurs qui vous concernent

Une fois les prérequis validés, il est temps d’entrer dans le cœur de la préparation en structurant une démarche méthodique. La certification Qualiopi repose sur un référentiel précis, et chaque indicateur doit être traité avec rigueur pour garantir la conformité de votre organisme. L’objectif est de transformer les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ) en actions concrètes et applicables à votre structure.

La première étape consiste à se familiariser avec les sept critères du référentiel. Il est essentiel de comprendre leurs objectifs et leur impact sur votre activité afin d’identifier les ajustements nécessaires. Ensuite, l’élaboration d’un plan d’action structuré vous permettra d’aborder chaque indicateur de manière progressive, en définissant des priorités et un calendrier de mise en conformité.

Parmi les points clés à intégrer dans votre démarche, il est impératif de formaliser les aspects administratifs, notamment la présentation de votre organisme, ses engagements qualité et la mise en place d’une veille réglementaire. La conception de procédures claires pour le suivi des apprenants, l’évaluation des formations et l’amélioration continue est également indispensable.

Afin d’optimiser votre préparation, il est recommandé de collecter et d’organiser en amont tous les documents justificatifs (programmes, évaluations, questionnaires de satisfaction, fiches pédagogiques…). La mise en place d’un audit blanc peut également être un excellent moyen de tester votre conformité avant le passage de l’auditeur.

Enfin, pour garantir l’efficacité de cette phase, il est essentiel de planifier chaque tâche avec précision. Plutôt que de vouloir traiter l’ensemble des critères en parallèle, il est préférable d’avancer indicateur par indicateur, en vérifiant leur conformité un à un. Une approche organisée et progressive est la clé pour obtenir la certification Qualiopi dans les meilleures conditions.

Connaître le nombre d’indicateurs qui vous concernent

Une des dernières étapes, mais non des moindres, consiste à choisir un certificateur agréé par le COFRAC et à prendre rendez-vous pour l’audit de certification. Bien que cette tâche puisse sembler être la conclusion du processus, il est souvent recommandé de la planifier dès le début de votre préparation. Fixer une date d’audit dès le début vous permet de vous donner un objectif concret et une échéance, ce qui peut grandement contribuer à éviter la procrastination et à rester concentré sur votre préparation.

En effet, en ayant une date en tête, vous serez plus motivé à respecter chaque étape de la checklist et à vous assurer que tous les indicateurs sont couverts et conformes aux attentes du référentiel. Cela crée un sens de l’urgence et vous aide à maintenir une organisation stricte pour respecter les délais.

Une fois la date de l’audit fixée, il est important de bien choisir votre certificateur. Vous pouvez consulter la liste des certificateurs accrédités par le COFRAC et les contacter pour obtenir des informations sur leurs modalités d’audit et leurs tarifs. Certains certificateurs proposent également un accompagnement pour vous aider à préparer l’audit, ce qui peut s’avérer utile si vous souhaitez maximiser vos chances de succès.

En conclusion, bien que la préparation à la certification Qualiopi puisse sembler complexe, elle devient tout à fait réalisable avec une planification claire et une organisation rigoureuse. Chaque étape doit être abordée méthodiquement, de la structuration des documents à la mise en place d’un suivi qualité. En vous appuyant sur une checklist complète et en tenant compte des exigences du référentiel, vous serez en mesure de réussir votre certification dès le premier passage.

Si vous manquez de temps ou si vous souhaitez être accompagné dans cette démarche, il existe des consultants spécialisés qui peuvent vous guider et vous aider à mettre en pratique toutes les exigences du référentiel.

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