Tout comprendre sur Qualiopi : à quoi elle sert et qui est concerné
La certification Qualiopi est un label qualité officiel français créé par la loi « Liberté de choisir son avenir professionnel » du 5 septembre 2018. Ce référentiel national (RNQ) atteste de la qualité du processus de formation mis en place par un organisme (organisation, ressources, méthodes, suivi…). Son but est d’assurer la qualité des prestations de formation et de rendre plus lisible l’offre de formation pour les entreprises et les usagers. Concrètement, Qualiopi n’évalue pas le contenu pédagogique lui-même, mais la façon dont les formations sont délivrées (procédures, ressources mobilisées, accompagnement des apprenants…).
Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est devenue obligatoire pour tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences (formation, bilans de compétences, VAE, apprentissage…) qui souhaitent bénéficier de financements publics ou mutualisés (CPF, OPCO, financements de l’État, des Régions, France Travail, etc.). En d’autres termes, un organisme de formation peut exister légalement sans Qualiopi, mais s’il veut que ses formations soient prises en charge par le CPF ou ses clients soient financés par les OPCO, il devra obligatoirement passer la certification.
En bref, dans cet article :
- Qualiopi est obligatoire pour accéder aux financements publics (CPF, OPCO, Pôle emploi).
- Elle renforce la crédibilité du formateur et ouvre de nouvelles opportunités.
- Démarche : obtenir un NDA, choisir un certificateur, préparer un audit.
- Coût moyen : 1 500 à 2 000 € HT pour un indépendant.
- Même seul, il faut formaliser sa démarche qualité.Clé du succès : anticipation, simplicité, preuves concrètes.
- Pour un aperçu plus condensé, téléchargez notre version excel du RNQ.
À quoi sert la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi sert avant tout de passeport pour les financements publics de la formation professionnelle. C’est la raison d’être réglementaire du dispositif. En pratique, seul un organisme certifié Qualiopi pourra faire financer ses actions par les OPCO (via les plans de développement des compétences), par le CPF (acquisition de compétences via le compte personnel de formation) ou par tout autre financeur public. Sans Qualiopi, l’organisme perd cet accès aux aides et financements publics, ce qui limite drastiquement son marché.
Au-delà de cette obligation réglementaire, Qualiopi apporte plusieurs bénéfices aux organismes certifiés :
- Assurer la qualité et la transparence. Qualiopi impose le respect de 7 critères et 32 indicateurs (Référentiel National Qualité) qui structurent l’organisation de l’organisme (information au public, objectifs de formation, moyens pédagogiques, suivi, etc.). Cela garantit une démarche d’amélioration continue : l’organisme analyse ses pratiques, récolte les retours des apprenants et améliore ses processus (similaire à une démarche ISO 9001).
- Renforcer la confiance. Être certifié Qualiopi est un véritable gage de sérieux pour les clients, apprentis et partenaires (entreprises, banques, etc.). La démarche est exigeante, et tous les formateurs ne la réussissent pas du premier coup. Afficher le label Qualiopi signifie que l’organisme est vertueux et s’engage à améliorer constamment la qualité de ses formations.
- Valoriser l’image de marque. La certification Qualiopi permet de se différencier de la concurrence et de mieux promouvoir son offre. Elle est perçue comme un signe de professionnalisme : un organisme certifié passe pour un acteur de confiance aux yeux des candidats à la formation et des entreprises clientes.
- Accès aux financements publics. Incontestablement, l’utilité première de Qualiopi est d’ouvrir le droit aux financements publics et mutualisés. Sans elle, un centre de formation ne peut plus prétendre aux aides de l’État, des Régions, ni au soutien du CPF ou des OPCO pour ses apprenants. Au contraire, les organismes certifiés sécurisent leur modèle économique et accèdent à un marché beaucoup plus vaste.
La certification Qualiopi n’est pas une montagne infranchissable. Avec un minimum de rigueur et une bonne préparation, on obtient la certification sans difficulté majeure. Ce n’est pas une question de difficulté, mais de méthode !
Qui est concerné par Qualiopi ?
La certification Qualiopi s’adresse à toutes les structures qui délivrent des actions de formation concourant au développement des compétences. Plus concrètement, les principaux concernés sont :
- Les organismes de formation (OF) : publics ou privés, de toutes tailles (du formateur indépendant à la grande école). Toute structure qui propose des formations qualifiantes ou certifiantes, même limitée à quelques actions par an, peut se faire certifier. Depuis 2022, tout organisme de formation qui veut faire financer ses sessions par un OPCO, le CPF ou d’autres financeurs publics doit avoir Qualiopi.
- Les centres de bilan de compétences (CBC) : ils accompagnent les salariés dans leurs projets professionnels (reconversion, évolution, etc.). Pour pouvoir financer les bilans de compétences via le CPF ou les OPCO, ces centres doivent obligatoirement être certifiés.
- Les prestataires VAE (Validation des Acquis de l’Expérience) : ils aident les candidats à faire reconnaître leurs compétences professionnelles. Comme pour les formations, la certification Qualiopi est indispensable pour accéder aux financements publics (CPF, aide régionale, etc.) pour la VAE.
- Les centres de formation d’apprentis (CFA) : chargés de former les apprentis en alternance. Pour recevoir les subventions des OPCO, des Régions ou d’autres organismes (et assurer l’éligibilité du contrat d’apprentissage), les CFA doivent être qualifiés Qualiopi. Les CFA débutant leur activité ont toutefois un délai de six mois pour obtenir leur certification après la première convention d’apprentissage.
En fait, toute structure titulaire d’un SIREN et d’un numéro de déclaration d’activité (NDA) valide peut prétendre à la certification Qualiopi. Le SIREN (attribué par l’INSEE) et le NDA (fourni par la DREETS après la déclaration d’activité) sont les prérequis administratifs indispensables. Sans ces deux éléments, l’organisme n’existe pas légalement aux yeux de l’État et ne peut pas demander Qualiopi.
En résumé, Qualiopi vise tous les prestataires de formation et d’accompagnement : organismes publics ou privés, associations ou entreprises, formateurs indépendants, quelle que soit la discipline ou la taille. L’obligation s’applique également aux travailleurs indépendants et micro-entreprises du secteur de la formation. Seule exception : un organisme qui n’a aucune démarche de financement public (entièrement autofinancé) n’est pas tenu d’être certifié Qualiopi. Mais dans la pratique, qui dit formation (CPF, OPCO, France Travail, etc.) dit financement public, donc quasi-unanime doivent jouer le jeu de la certification.
Comment se préparer à la certification Qualiopi ?
Obtenir Qualiopi est avant tout une question d’organisation et de préparation. La démarche s’appuie sur une série d’audits de conformité du système qualité de l’organisme : un audit initial, un audit de surveillance (environ à mi-parcours, 18-22 mois après) et un audit de renouvellement 3 ans après l’audit initial. La certification, une fois accordée, est valable 3 ans.
Voici les étapes clés pour préparer sereinement l’audit Qualiopi :
- Vérifier les prérequis : assurez-vous d’avoir un numéro SIREN et un NDA actifs. Sans ces deux identifiants, la démarche n’est pas recevable.
- Connaître le référentiel : lisez attentivement le Référentiel National Qualité (RNQ) de la certification Qualiopi. Il comporte 7 critères structurants et 32 indicateurs à respecter. Chacun de ces indicateurs définit ce que l’auditeur exigera (par exemple : contrats de formation clairs, critères de sélection des formateurs, dispositif de recueil des appréciations des stagiaires, etc.).
- Structurer vos processus : mettez en place ou formalisez vos procédures internes. Cela peut passer par des documents tels que : charte qualité, politiques internes, fiches de processus (organisation des formations, recrutement des formateurs, accueil des apprenants, modalités d’évaluation), etc. L’objectif est d’aligner votre fonctionnement quotidien sur les exigences du RNQ.
- Rassembler des preuves concrètes : l’audit Qualiopi est basé sur la documentation, mais l’auditeur s’attend à des preuves effectives. Préparez des éléments tels que : contrats et programmes de formation réels, supports pédagogiques, fiches d’évaluation et de suivi de session, comptes-rendus de bilans pédagogiques, tableaux de suivi (par exemple suivi des réclamations ou des formations réalisées), retours d’expérience des stagiaires, certifications de vos formateurs, etc. En clair, montrez que vos processus sont vivants et appliqués. Le simple fait de fournir des procédures génériques et vierges ne suffit pas ; il faut démontrer l’application concrète de ces processus au quotidien.
- Simuler l’audit : réalisez un audit blanc ou faites intervenir un expert pour passer en revue vos dossiers. Cette répétition permet d’identifier les points faibles à corriger avant l’audit officiel. Beaucoup d’organismes utilisent des check-lists de conformité ou des grilles d’auto-évaluation basées sur les 32 indicateurs pour ne rien oublier.
- Se faire accompagner et s’outiller : il n’est pas obligatoire de recourir à un accompagnateur, mais c’est fortement conseillé. Un consultant ou une formation spécialisée (et même des outils digitaux de gestion de la qualité) peut aider à comprendre en profondeur le référentiel, à formaliser les documents et à éviter les erreurs courantes. En effet, se lancer sans méthode ni structure, découvrir les exigences trop tard, ou ne pas s’entourer des bonnes ressources sont des pièges classiques à éviter.
En résumé, obtenir Qualiopi repose sur un audit documentaire : un auditeur accrédité (certificateur Cofrac) viendra vérifier sur place la conformité de votre organisation aux critères du RNQ. Si toutes les exigences sont respectées – ou que les écarts sont corrigés dans les délais – la certification vous est délivrée.
Qualiopi n’est pas un examen à raté : tant que les non-conformités sont traitées, l’obtention du label est la norme. Avec une bonne méthode et un minimum de rigueur, votre organisme peut ainsi franchir sereinement cette étape qualité.
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