Réussir son audit initial Qualiopi : guide pratique pour les OF

La certification Qualiopi est devenue une obligation légale depuis le 1er janvier 2022 pour tout organisme de formation souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés (OPCO, CPF, France Travail, etc.).

L’audit initial Qualiopi constitue ainsi la première étape d’un cycle de certification de 3 ans. Il se déroule sur site et vise à vérifier la conformité de l’organisme aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). L’auditeur passe en revue l’ensemble des documents et processus de formation pour s’assurer que l’organisme dispose d’un système qualité efficace.

Il identifie les points forts et faiblesses, puis consigne dans son rapport d’audit les éventuelles non-conformités mineures ou majeures à corriger.

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La certification Qualiopi repose sur 7 critères clés du RNQ.

En pratique, l’audit initial évalue la conformité de l’organisme aux domaines suivants :

Communiquer sur son offre
Proposer des formation adaptées aux besoins
Accompagner et suivre les apprenants étape par étape
Offrir un écosystème favorable aux apprentissages
Former toute l’équipe pédagogique et administrative
L’investissement dans son environnement professionnel
Être attentifs aux retours des apprenants

L’audit initial couvre les 32 indicateurs du référentiel (tronc commun et spécifiques selon le type de formation). Il se déroule obligatoirement sur site et dure généralement une journée complète.

En cas de réussite totale (conformité à tous les critères), l’organisme reçoit son certificat Qualiopi valable 3 ans. En revanche, si des écarts sont constatés, l’auditeur formule des non-conformités. Celles-ci doivent alors faire l’objet d’un plan d’actions correctives dans les délais réglementaires (3 mois pour une non-conformité majeure, 6 mois pour une mineure).

Tous les organismes de formation (formations professionnelles, apprentissage, bilans de compétences, VAE, CFA, etc.) doivent passer cet audit initial s’ils souhaitent poursuivre l’accès aux financements publics.

Sans Qualiopi, un organisme se prive d’une large part de ses financements disponibles, ce qui peut compromettre sa pérennité.

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Se préparer efficacement à l’audit initial Qualiopi

Commencez par réaliser un diagnostic interne pour identifier vos forces et faiblesses par rapport aux exigences du RNQ.

Élaborez ensuite un plan de préparation détaillé : répartissez les responsabilités dans l’équipe, fixez un calendrier et suivez l’avancement. Impliquez tous les collaborateurs concernés (direction, formateurs, personnel administratif) via des réunions et formations internes, afin que chacun comprenne les critères à satisfaire et sache présenter ses actions lors de l’audit

Constituer et organiser le dossier documentaire est l’un des points cruciaux. L’auditeur exigera des preuves tangibles pour chaque indicateur : résultats d’évaluations, fiches de présence, bilans pédagogiques, attestations de formation des formateurs, compte-rendu de réunions, etc.. Ne sous-estimez pas le volume de documents requis.

Rassemblez-les dans un dossier centralisé, idéalement structuré par critère du RNQ. En ne centralisant pas vos preuves, vous risqueriez de perdre beaucoup de temps pendant l’audit. Au contraire, classer à l’avance chaque document par critère vous permettra de répondre rapidement à l’auditeur et de limiter le stress de dernière minute.

Certaines pièces justificatives sont demandées avant même l’audit initial : le numéro de déclaration d’activité (NDA), le dernier bilan pédagogique et financier (BPF), l’organigramme, la liste des actions de formation réalisées ou en cours, le Kbis, etc..

Veillez à les actualiser et à les fournir lors de l’étude préalable de recevabilité. Par ailleurs, informez-vous sur le référentiel Qualiopi : lisez le guide de lecture officiel et familiarisez-vous avec les 7 critères et 32 indicateurs. Certaines sources recommandent de constituer des indicateurs de suivi interne (tableaux de bord, audits blancs) pour vérifier régulièrement la conformité avant l’audit.

Le déroulement de l’audit initial Qualiopi

Le jour de l’audit, le planning se découpe en trois phases principales.

La réunion d’ouverture lance la journée : auditeur et responsables se présentent, le contexte et les modalités sont rappelés, et l’auditeur détaille son programme. Il y explique que l’audit sera mené avec objectivité et confidentialité, puis il échantillonne les dossiers ou parcours de formation à étudier plus en détail.
L’évaluation des indicateurs constitue la phase centrale. L’auditeur mène des entretiens avec les responsables et formateurs, visite les locaux et vérifie, question après question, que les pratiques et documents fournis couvrent bien chaque exigence du guide de lecture. L’échange est participatif : l’objectif est de démontrer, par des preuves concrètes, le respect de chaque point du RNQ.
Enfin, la réunion de clôture permet à l’auditeur de présenter ses conclusions préliminaires. Il y énumère les indicateurs qu’il juge conformes et ceux pour lesquels des non-conformités ont été relevées. L’auditeur précise alors les délais réglementaires pour corriger ces écarts. Cette réunion n’est pas une décision finale : elle informe simplement de la synthèse des constats. Les résultats définitifs (certification ou non) seront notifiés ultérieurement par l’organisme certificateur, après révision du rapport.

Après l’audit initial : résultats et étapes suivantes

Au terme de l’audit initial, trois issues sont possibles:

Conformité totale : l’organisme obtient son certificat Qualiopi pour une durée de 3 ans.
Non-conformité mineure : un plan d’actions correctives doit être soumis (et accepté) dans le délai imparti.
Non-conformité majeure : le plan d’actions correctives doit être détaillé avec preuves, à transmettre rapidement au certificateur.

Notez enfin que la certification Qualiopi implique un cycle : après l’audit initial, un audit de surveillance aura lieu entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant la délivrance du certificat, puis un audit de renouvellement (sur site) trois ans après l’audit initial.

Ces audits périodiques visent à maintenir la qualité des prestations dans la durée.

Conseils pratiques pour réussir l’audit initial Qualiopi

Voici quelques bonnes pratiques recommandées par les experts :

Connaître et comprendre le référentiel RNQ. Ne commettez pas l’erreur de sous-estimer les exigences : passez en revue chaque critère et indicateur du guide de lecture. Formez-vous ou entraînez vos équipes à expliquer clairement leurs processus, objectifs et résultats.
Documenter complètement les processus. Rassemblez tous les supports de formation, évaluations, bilans et attestations exigés. Tenez ces fichiers à jour et accessibles.
Centraliser les preuves. Regroupez vos preuves dans un espace unique (dossier partagé, plateforme, etc.) classé par critère. En cas de doute, préférez créer un dossier supplémentaire plutôt que de laisser un document manquant.
Impliquer toutes les parties prenantes. Associez dirigeants, formateurs, personnel administratif et même certains apprenants dans la préparation. Chacun doit savoir quels documents fournir et comment expliquer son rôle dans la démarche Qualiopi.
Planifier et anticiper. L’audit initial est un marathon, pas un sprint. Commencez les préparatifs plusieurs mois à l’avance (idéalement 2 à 3 mois).

En résumé, réussir son audit initial Qualiopi passe par une connaissance approfondie du référentiel qualité, une organisation rigoureuse et un travail d’équipe. L’obtention de ce label signifie que votre organisme répond aux exigences du RNQ et ouvre la porte aux financements publics indispensables.

Avec une bonne préparation (planification, documentation et suivi), vous mettrez toutes les chances de votre côté pour franchir l’audit initial haut la main.