Qualiopi : ce que vous croyez… et ce qu’il en est vraiment
La certification Qualiopi est devenue un passage obligatoire pour les organismes de formation, les CFA, centres de bilan de compétences et prestataires VAE qui veulent bénéficier de financements publics. Pourtant, de nombreuses idées reçues circulent à son sujet, alimentant doutes et hésitations.
Nous allons démystifier ces croyances pour vous aider à y voir clair.
Table des matières
En bref, dans cet article :
• Qualiopi est accessible à tous, même aux indépendants.
• Elle valide un système qualité, pas la pédagogie.
• Pas besoin de volume : une seule formation suffit.
• L’audit est obligatoire et indépendant de l’accompagnement.
• Pas de CPF sans certification RNCP ou RS.
• Qualiopi ne s’achète pas, elle se mérite !
Qualiopi réservé aux gros organismes de formation ?
C’est un mythe courant : beaucoup pensent que seuls les grands centres sont concernés. En réalité, Qualiopi s’applique à tout organisme ayant un NDA (Numéro de Déclaration d’Activité), quelle que soit sa taille. Plus de 15 000 micro-organismes de formation sont aujourd’hui certifiés, et environ un tiers des petits formateurs ont obtenu la certification.
La taille n’est donc pas un critère : ce qui compte, c’est votre modèle économique et vos projets de développement. Pour un formateur indépendant souhaitant faire financer ses actions (CPF, OPCO, etc.), Qualiopi est un atout stratégique, même en solo.
En résumé, Qualiopi n’est pas réservé aux grosses structures : petits organismes et auto-entrepreneurs ont tout intérêt à se lancer.
Qualiopi évalue-t-il la qualité pédagogique des formations ?
Faux : Qualiopi ne note pas la « qualité » intrinsèque d’une formation (contenu, pédagogie, niveau des formateurs, etc.). Ce qu’elle vérifie réellement, c’est la mise en place d’un système qualité structuré au sein de l’organisme.
Par exemple, l’auditeur se penche sur les processus que vous utilisez pour concevoir, animer et faire évoluer vos formations, ainsi que sur l’accompagnement des stagiaires avant, pendant et après la formation.
À l’inverse, Qualiopi ne se prononce pas sur le contenu pédagogique lui-même.
Elle ne vérifie pas la pertinence des méthodes ou le niveau détaillé des formateurs, tant qu’ils respectent les exigences minimales du référentiel. En clair, Qualiopi valide un cadre organisationnel (processus, documentation, suivi, amélioration continue), mais ne note pas la « qualité » du cours en soi.
Qualiopi, c’est juste de la paperasse ?
Non ! Il est vrai que la démarche s’appuie sur un dossier documentaire : le jour de l’audit, vous présenterez des dossiers, procédures et autres preuves. Mais l’auditeur veut surtout voir du concret, pas un tas de documents standards. Il s’attend à découvrir des preuves d’utilisation de votre système qualité.
Par exemple, des rapports d’évaluation de vos actions de formation, des comptes-rendus de réunions qualité, des fiches de suivi stagiaire remplies, des bilans de satisfaction compilés, etc.
En revanche, présenter des modèles vides ou des procédures jamais appliquées ne suffit pas. Pour démontrer votre conformité, il faut montrer que vos processus sont réellement vécus au quotidien. Par exemple :
- Attentes de l’auditeur : documents concrets prouvant la mise en œuvre (rapports d’évaluation, fiches remplies, plans d’actions d’amélioration…).
- À éviter : empiler des procédures théoriques ou des modèles vierges jamais utilisés.
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Obtenir Qualiopi, mission impossible ?
Absolument pas ! Oui, obtenir la certification demande du travail, mais ce n’est pas insurmontable : la préparation est la clé.
Les chiffres parlent d’eux-mêmes : les taux de réussite à Qualiopi sont proches de 50%.
Pour maximiser vos chances, il suffit de :
- Bien comprendre le RNQ (le référentiel Qualiopi) et ses exigences,
- Mettre en place les processus et preuves demandés par ce référentiel,
- S’organiser à l’avance pour rassembler les documents et indicateurs,
- Anticiper l’audit (éventuellement avec l’aide d’un accompagnateur).
Avec un minimum de rigueur et un bon accompagnement, obtenir Qualiopi est tout à fait à votre portée. Ce n’est pas une montagne infranchissable, mais plutôt une série d’étapes claires à franchir méthodiquement.
Qualiopi garantit-il un accès automatique au CPF ?
Non : c’est une fausse idée très répandue. Qualiopi est un prérequis pour accéder à tout financement public, y compris le CPF, mais ne suffit pas à lui seul. Pour proposer une formation sur le CPF, celle-ci doit en outre être qualifiante ou certifiante (enregistrée au RNCP ou au Répertoire Spécifique). Elle doit aussi être déposée sur la plateforme EDOF gérée par la Caisse des Dépôts, avec tout l’accompagnement administratif requis.
En clair :
Qualiopi vous ouvre la porte des financements publics, mais votre formation doit avoir une reconnaissance officielle (RNCP, répertoire spécifique…) et suivre le processus d’enregistrement CPF.
Peut-on « rater » Qualiopi comme un examen ?
Pas vraiment. Contrairement à un examen où un échec est définitif, Qualiopi fonctionne sur l’audit de conformité. L’auditeur inspecte votre organisation et peut relever des écarts ( non-conformités ) mineures ou majeures. Mais vous avez la possibilité de corriger ces points dans un délai imparti avant la décision finale.
Il n’y a pas de note éliminatoire. Tant que les exigences du référentiel sont respectées (ou rendues conformes après l’audit), la certification est accordée.
En pratique, échec définitif : c’est très rare. Les non-conformités sont surtout des axes d’amélioration, pas des obstacles insurmontables. On peut donc dire que l’on « réussit » Qualiopi dans la grande majorité des cas, dès lors qu’on agit sur les recommandations de l’auditeur.
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Nous vous avons résumé tout le référentiel Qualiopi dans un ficher que vous pouvez utiliser comme bon vous semble !
Accompagnement Qualiopi : l’audit est-il inclus ?
Non, c’est une confusion courante. Se faire accompagner pour préparer Qualiopi est très utile, mais l’accompagnement ne comprend jamais le passage de l’audit. En pratique, l’accompagnateur vous aide à comprendre le référentiel et à monter votre dossier (documents, processus, preuves…)
Tandis que le certificateur agréé par le COFRAC réalise ensuite l’audit et délivre (ou non) la certification. Ce sont deux prestataires distincts. Un accompagnateur ne peut pas vous certifier, et le coût de l’audit est toujours facturé séparément
Qualiopi : pour toutes les formations d’un organisme ?
Exactement : Qualiopi s’applique à l’organisme dans son ensemble, pas à une seule formation. La certification est attachée au Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) de l’organisme et donc à son SIREN. Concrètement, dès lors qu’un organisme est certifié, toutes ses actions de formation (400 h, 800 h ou une seule session) entrent dans le périmètre Qualiopi, tant qu’elles respectent les processus qualité mis en place.
On ne peut pas certifier une formation isolée sans certifier l’ensemble du système qualité de l’organisme. En d’autres termes, Qualiopi certifie un processus global, pas un cours spécifique. Une fois certifié, un organisme peut donc proposer n’importe laquelle de ses formations sous le label Qualiopi, sans avoir à recertifier à chaque programme.
Faut-il proposer un minimum de formations pour obtenir Qualiopi ?
Pas du tout. Il n’existe aucun seuil minimal de sessions ou d’apprenants pour prétendre à la certification Qualiopi. Vous pouvez proposer une seule formation par an ou un catalogue complet : ce n’est pas le nombre d’actions qui compte, mais le respect du référentiel.
Même un tout petit organisme, avec un volume d’activité modeste, peut obtenir Qualiopi s’il a mis en place les bonnes pratiques qualité. En effet, Qualiopi certifie un processus et non un volume : un organisme qui propose une seule formation mais qui suit le RNQ à la lettre peut parfaitement être certifié. Il n’existe ni minimum ni maximum imposé en matière de nombre de formations ou d’apprenants.
Fast Certif, fort de 5 ans d’expérience, connaît parfaitement ces enjeux. Nous proposons des kits Qualiopi et NDA pré-remplis pour vous aider à monter votre dossier plus rapidement
Qualiopi n’est pas un monstre inaccessible, mais une démarche structurée. Mieux vaut s’appuyer sur des informations fiables et des outils éprouvés pour la réussir sans stress. Si vous avez des questions, nous sommes là pour vous accompagner dans chaque étape.
Peut-on « acheter » sa certification Qualiopi ?
Non, c’est purement impossible. La certification Qualiopi n’est pas un simple document à vendre. Les organismes certificateurs sont strictement accrédités par le COFRAC (Comité français d’accréditation). S’ils délivraient des certifications sans audit, ils perdraient leur accréditation et feraient face à de graves sanctions.
Aucun certificateur sérieux n’oserait prendre ce risque. En pratique, il est formellement interdit de “contourner” Qualiopi en achetant une certification.
Toute offre de « vente de Qualiopi sans audit » est une arnaque. Comme le rappelle le référentiel, Qualiopi ne s’achète pas – elle se mérite par la mise en place d’un système qualité conforme. Soyez donc vigilant : la seule voie légale est de passer par un audit officiel.
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