Audit d’extension Qualiopi : ce qu’il faut savoir
L’obtention de la certification Qualiopi est déjà un accomplissement en soi, mais beaucoup d’organismes voient leur activité évoluer. Ils souhaitent proposer de nouveaux services – bilans de compétences, validation des acquis de l’expérience (VAE) ou apprentissage – pour toucher un public plus large.
Or, la certification n’est pas générale : elle est délivrée par catégorie d’actions de formation. Un organisme peut donc être certifié pour la formation continue mais pas pour la VAE ou l’apprentissage. Pour ajouter une catégorie au périmètre initial, la démarche passe par l’audit d’extension.
Table des matières
En bref, dans cet article :
• L’audit d’extension permet d’ajouter une nouvelle catégorie d’action (bilan, VAE, apprentissage…) à votre certification Qualiopi.
• Il est obligatoire d’avoir réalisé au moins une action pilote avant de le demander.
• L’audit se déroule sur site, et se concentre uniquement sur les indicateurs de la nouvelle catégorie.
• La date de validité du certificat ne change pas : l’extension s’inscrit dans le cycle en cours.
• Bien se préparer (documents, processus, preuves) est essentiel pour réussir l’audit.
La certification Qualiopi : un périmètre par catégorie d’action
Depuis son entrée en vigueur, la certification Qualiopi repose sur le Référentiel national qualité (RNQ) qui distingue quatre catégories d’actions de formation :
- Actions de formation (formations continues visant à développer des compétences)
- Bilans de compétences, pour analyser les compétences et projets professionnels d’un individu ;
- Validation des acquis de l’expérience (VAE) : dispositif permettant de transformer son expérience en diplôme ou titre ;
- Apprentissage, c’est‑à‑dire les actions menées dans le cadre d’un contrat d’alternance.
Votre certificat mentionne explicitement les catégories pour lesquelles vous avez été audité et validé. Si vous souhaitez ouvrir un bilan de compétences alors que votre certification ne couvre que la formation continue, vous devez faire étendre votre portée. C’est l’objectif de l’audit d’extension.
Qu’est‑ce qu’un audit d’extension ?
L’audit d’extension est un audit complémentaire réalisé lorsque vous voulez ajouter une nouvelle catégorie d’actions à votre certificat Qualiopi. Il ne revisite pas l’ensemble des critères déjà validés, mais se concentre sur les indicateurs relatifs à la nouvelle catégorie. En pratique :
- Le processus est proche d’un audit initial, mais limité au nouveau périmètre. Vous déposez une demande d’extension auprès de votre organisme certificateur en précisant la catégorie visée ; un avenant au contrat précise la durée estimée et le coût de l’audit.
- La date d’échéance de votre certificat reste inchangée : l’extension s’inscrit dans la durée restante de validité et ne relance pas un cycle complet de trois ans. Votre plan d’audits (audit de surveillance, audit de renouvellement) est simplement ajusté pour inclure la nouvelle catégorie.
- L’audit d’extension peut se dérouler à n’importe quel moment du cycle de certification. Il peut aussi être couplé à l’audit de surveillance, mais les deux audits demeurent distincts ; leurs durées réglementaires doivent être respectées.
- Étendre sa certification présente plusieurs avantages : Accéder à de nouveaux financements (OPCO, CPF, France Travail), diversifier votre offre et toucher un nouveau public, de l’avance sur la concurrence et l’augmentation de votre chiffre d’affaires grâce aux nouvelles prestations finançables qui génèrent des revenus complémentaires.
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Conditions pour solliciter un audit d’extension
Un audit réservé à l’ajout d’une catégorie
L’extension ne concerne pas l’ajout de nouvelles formations au sein d’une catégorie, mais l’ajout d’une catégorie d’actions (formation, bilan de compétences, VAE ou apprentissage). Vous n’avez pas besoin d’un audit d’extension pour compléter votre catalogue de formations financées par le CPF ; c’est simplement un élargissement de votre offre. En revanche, la création d’une nouvelle catégorie d’action impose de demander une extension.
| Types d'action de formation | Nombre d'indicateurs | Socle commun | Indicateurs spécifiques | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 3 | 7 | 8 | 13 | 14 | 15 | 16 | 20 | 28 | 29 | |||
| Action de Formation Continue | 23 | ☑️ | ☑️ | |||||||||
| Si la formation en situation de travail ou en alternance | 25 | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | |||||||
| Si la formation certifiante (RS, RNCP) | 26 | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ||||||
| VAE | 24 | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ||||||||
| CFA | 32 | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ |
| Bilan de compétences CBC | 22 | ☑️ | ||||||||||
Avoir mis en œuvre au moins une action
Pour déclencher un audit d’extension, vous devez avoir réalisé au moins une prestation dans la nouvelle catégorie. L’auditeur vous demandera des preuves concrètes (dossiers de formation, évaluations…) ; l’absence de preuve constitue une non‑conformité. C’est pourquoi il est recommandé de lancer un pilote (ex. premier bilan de compétences ou première session d’apprentissage) avant de demander cet audit.
Fournir les bons documents
L’organisme certificateur vous demandera votre dernier Bilan pédagogique et financier (BPF) afin de calculer la durée de l’audit. La durée dépend du chiffre d’affaires total lié à la formation professionnelle et non uniquement du CA de la nouvelle catégorie. Pour les organismes multi‑sites, le nombre de sites est pris en compte dans le calcul.
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Comment se déroule l’audit d’extension ?
Déposer une demande
Prenez contact avec votre organisme certificateur et déclarez la catégorie que vous souhaitez ajouter. Un avenant au contrat vous sera proposé, précisant le périmètre, la durée estimée et le devis. Après signature, la planification commence ; les délais d’obtention d’un créneau sont généralement de 3 à 4 semaines.
Préparer l’audit
Comme pour un audit initial, rassemblez les preuves attestant que vous répondez aux critères du RNQ pour la nouvelle catégorie : processus d’accueil des apprenants, modalités d’évaluation, dispositifs de suivi, ressources pédagogiques, etc. Votre BPF actualisé et vos documents administratifs (organigramme, description de l’activité, déclaration sur l’honneur d’un seul certificateur) seront également requis.
Audit sur site
L’audit d’extension est le plus souvent réalisé en présentiel dans vos locaux, de manière similaire à un audit initial. L’auditeur examine les documents et vos pratiques pour vérifier la conformité aux indicateurs applicables à la nouvelle catégorie. Il évaluera aussi la prestation pilote que vous avez réalisée. La durée d’audit est identique à celle d’un audit initial pour un organisme de même taille. Pour les organismes multi‑sites, l’échantillon des sites visités est limité aux sites concernés par la nouvelle catégorie.
Décision et mise à jour du certificat
À l’issue de l’audit, l’auditeur remet son rapport au certificateur, qui décide de vous accorder (ou non) l’extension. En cas de décision favorable, votre certificat est mis à jour pour inclure la nouvelle catégorie.
Si l’extension est réalisée en même temps que votre renouvellement, la nouvelle catégorie est considérée comme un nouvel entrant lors du cycle suivant ; l’audit de surveillance post‑renouvellement est alors majoré de 0,5 jour. Si l’extension intervient en cours de cycle, cette majoration ne s’applique pas et la durée de l’audit de surveillance reste normale.
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Combien de temps dure un audit d’extension ?
Les règles de calcul de durée d’un audit d’extension sont identiques à celles de l’audit initial. La durée est fonction du chiffre d’affaires total de l’OF et non du chiffre d’affaires de la nouvelle catégorie.
Pour une extension portant sur plusieurs catégories, la base de durée n’est comptée qu’une seule fois. Dans le cas d’une extension de site (ajout d’un site dans un organisme multi‑sites), l’échantillon des sites audités est constitué des nouveaux sites et de ceux déjà certifiés qui proposent la nouvelle catégorie.
Si l’extension suit un refus, vous devrez attendre trois mois avant de formuler une nouvelle demande d’audit.
Points de vigilance et bonnes pratiques
- Commencez par une action pilote.
- Respectez les indicateurs spécifiques à la nouvelle catégorie.
- Mettez à jour vos processus.
- Préparez votre BPF:
- Affichez votre certificat ( Le non‑respect de cette obligation constitue une non‑conformité majeure )
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Qualiopi n’est pas un monstre inaccessible, mais une démarche structurée. Mieux vaut s’appuyer sur des informations fiables et des outils éprouvés pour la réussir sans stress. Si vous avez des questions, nous sommes là pour vous accompagner dans chaque étape.
Conclusion
L’audit d’extension Qualiopi représente une étape clé pour les organismes qui souhaitent élargir leur champ d’activité. Toutefois, la préparation d’un audit d’extension peut sembler lourde, surtout lorsqu’il faut, en parallèle, gérer les formations existantes. Les Accompagnements proposés par les experts de la formation professionnelle permettent de structurer votre dossier et d’aborder l’audit avec confiance. Un audit d’extension bien mené est un atout pour votre crédibilité et un levier pour développer votre offre de formation.
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