Formateur indépendant : faut-il avoir un NDA ?
Vous lancez votre activité de formation en solo, vous avez déjà des prospects, peut-être même un premier devis à envoyer… mais faut-il vraiment un « NDA » pour démarrer ? Et si oui, à quel moment, avec quels documents, et que risque-t-on si on ne le fait pas ?
Dans cet article, on clarifie l’essentiel à quoi sert le NDA, qui est concerné, quand le déposer, comment le conserver actif, et comment s’organiser concrètement pour ne pas perdre de temps.
1) NDA : ce que c’est (et ce que ce n’est pas)
1.1 Définition utile
Le numéro de déclaration d’activité (NDA) est l’enregistrement officiel qui identifie une structure comme organisme de formation. C’est une obligation légale dès lors que vous réalisez des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle (actions visées à l’art. L6313-1). Autrement dit : si vous facturez une action de formation professionnelle, vous devez déposer une déclaration d’activité auprès de l’autorité administrative (DREETS).
1.2 Un enregistrement, pas un « label »
2) Êtes-vous concerné(e) ?
2.1 Formateur·rice indépendant·e « en direct »
Dès qu’un document contractuel est signé (convention, contrat de formation, contrat de prestation en vue d’une action), l’obligation de se déclarer naît. Le contrat peut être avec une entreprise, un particulier ou un financeur.
2.2 Sous-traitance : une idée reçue à corriger
Travailler pour le compte d’un organisme principal ne dispense pas de la déclaration : le sous-traitant qui réalise des actions de formation doit également se déclarer.
À retenir : ce qui déclenche l’obligation, ce n’est pas le statut « indépendant » ou « sous-traitant », mais la réalisation d’actions de formation professionnelle.
3) Le bon timing : quand déposer la déclaration ?
3.1 La règle des 3 mois
Vous disposez de trois mois à compter de la signature du premier document contractuel pour déposer votre déclaration d’activité.
3.2 Un premier contrat… puis le NDA
Il est donc possible de signer un premier contrat avant d’avoir le NDA : c’est ce premier contrat qui déclenche la démarche. Mais ne tardez pas : au-delà du délai, vous n’êtes plus en règle.
4) Où et comment déposer ? (parcours express)
4.1 Le portail officiel
La déclaration se fait en ligne via Mon Activité Formation (MAF) : création de compte, dépôt du dossier, suivi des échanges avec l’administration. Le même portail sert ensuite pour le Bilan pédagogique et financier (BPF) annuel et les mises à jour (ex. SIRET, coordonnées).
4.2 Les pièces typiques du dossier
Selon les DREETS, attendez-vous à fournir notamment :
- le premier contrat/convention (daté de moins de 3 mois) ;
- un programme décrivant objectifs, durée, modalités, évaluation ;
- un justificatif SIREN ;
- un bulletin n°3 de casier judiciaire récent ;
- les informations sur les intervenants le cas échéant.
Les pages DREETS sur la DA détaillent ces attendus et rappellent la démarche en ligne.
Conseil pratique : anticipez vos modèles (contrats, conventions, CGV, règlement intérieur, feuille d’émargement, attestation de réalisation). Un dossier cohérent limite les allers-retours avec le service régional de contrôle.
5) Garder son NDA « actif » : obligations clés
5.1 Le BPF annuel
Chaque année, vous devez transmettre le Bilan pédagogique et financier (BPF) récapitulant l’activité de formation de l’exercice. L’absence de dépôt ou un BPF sans activité peuvent entraîner la caducité du NDA (vous perdez alors le droit d’exercer et devrez redéclarer).
5.2 Bons réflexes administratifs
- Mentionnez le NDA sur vos conventions, devis, factures ;
- Tenez un registre (actions, stagiaires, financements) pour fiabiliser le BPF ;
- Actualisez vos informations via MAF en cas de changement (adresse, SIRET…).
6) NDA vs Qualiopi : comment articuler les deux ?
- Le NDA fait exister l’organisme administrativement (vous avez le droit d’exercer).
- Qualiopi atteste de votre système qualité et devient nécessaire pour obtenir des financements publics/mutualisés (OPCO, CPF, etc.).
Dans la pratique, nombre de formateurs déposent du NDA, puis préparent Qualiopi en parallèle pour ne pas se fermer la porte des financements. Le portail public (EDOF) renvoie d’ailleurs à MAF pour s’assurer d’un NDA actif avant toute démarche CPF.
7) Cas concrets en bref
- Je débute uniquement en sous-traitance.
Oui, le NDA est requis si vous réalisez effectivement des actions de formation ; délai 3 mois à compter du premier contrat de sous-traitance.
- Pas d’activité cette année : que faire ?
Déposez quand même le BPF. À défaut, votre NDA peut devenir caduc.
- Où vérifier mon référencement public ?
Dans la Liste publique (dataset data.gouv.fr) qui associe NDA et SIREN.
8) Trame documentaire
La plupart des blocages viennent d’un dossier incomplet : programme trop léger, contrat imprécis, pièces manquantes. Une trame solide dès le départ sécurise le dépôt et accélère les délais :
- Contrat/Convention de formation (obligatoire pour déclencher la DA) ;
- Programme clair (objectifs, compétences visées, modalités, évaluations) ;
- Règlement intérieur, CGV, feuilles d’émargement, attestations ;
- Procédures (gestion des réclamations, évaluations, archivage) utiles pour la suite vers Qualiopi.
Le portail MAF simplifie la partie transmission ; bien préparer vos documents simplifie tout le reste.
Astuce Fast Certif : pour éviter les allers-retours et gagner plusieurs jours, nos packs de documents NDA et nos kits Qualiopi proposent des modèles pré-remplis et des notices d’aide alignées sur les attendus administratifs et qualité. Idéal si vous souhaitez déposer votre NDA et préparer Qualiopi en parallèle, sans repartir de zéro.
Conclusion
Pour un formateur indépendant, la question n’est pas tant « faut-il un NDA ? » que « quand et comment le déposer correctement ? ». La règle des 3 mois après la première signature ne laisse pas de zone grise ; la télédéclaration via MAF rend la procédure accessible, à condition d’avoir des documents propres et une organisation minimale pour le BPF annuel. Une fois cette base légale en place
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