Dans beaucoup d’organismes de formation, la sous-traitance est devenue un réflexe : on fait appel à un formateur expert, à un partenaire sur un autre territoire ou à un cabinet spécialisé pour répondre à une demande. Tant que tout se passe bien, on a parfois tendance à traiter le sujet “au feeling”.
Avec Qualiopi, ce n’est plus possible. Le recours à la sous-traitance est désormais encadré par le Référentiel national qualité, le guide de lecture et, pour le CPF, par le décret du 28 décembre 2023.
L’objectif de cet article est donc simple : clarifier, de manière très concrète, ce qu’un organisme donneur d’ordre doit absolument sécuriser lorsqu’il fait intervenir des sous-traitants.
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1. Sous-traitance et Qualiopi : de quoi parle-t-on exactement ?
Dans le champ de la formation professionnelle, la sous-traitance correspond au fait qu’un prestataire certifié confie à un tiers tout ou partie de la prestation : conception, animation, évaluation, accompagnement des stagiaires… Ce tiers intervient pour le compte du donneur d’ordre, qui reste l’interlocuteur du client et des financeurs.
Cette distinction est importante, car elle permet de ne pas tout mélanger. Louer une salle, externaliser la gestion administrative ou solliciter un témoignage ponctuel ne relève pas, à strictement parler, de la sous-traitance pédagogique. À l’inverse, dès qu’un intervenant porte la formation à votre place et pour votre compte, Qualiopi s’applique pleinement.
Le guide de lecture le rappelle : même lorsqu’il délègue, le donneur d’ordre demeure responsable du respect du Référentiel national qualité. |
2. Ce que dit le cadre réglementaire sur la sous-traitance
2.1. Le Référentiel national qualité et l’indicateur
La sous-traitance n’est pas traitée dans un “chapitre à part” du RNQ, mais irrigue plusieurs indicateurs, dont l’indicateur 27, spécifiquement consacré aux dispositions relatives à la sous-traitance. Cet indicateur demande à l’organisme de prouver qu’il maîtrise la qualité des prestations réalisées par ses sous-traitants : critères de sélection, modalités de contractualisation, organisation du suivi et preuves conservées.
Le guide de lecture précise que, en l’absence de contrat suffisamment détaillé, l’auditeur peut être amené à vérifier l’ensemble des indicateurs applicables comme si l’organisme sous-traitant réalisait lui-même l’action.
Autrement dit, plus vos missions sont cadrées, plus l’audit sera lisible.
2.2. CPF : vers une obligation quasi systématique de certification pour les sous-traitants
Depuis le décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023 et son application au 1ᵉʳ avril 2024, le CPF est devenu le terrain le plus exigeant en matière de sous-traitance. Les textes rappellent que tout organisme sous-traitant intervenant sur des actions CPF doit lui-même être certifié Qualiopi, sauf exceptions limitées (micro-entrepreneurs sous un certain seuil de chiffre d’affaires, prestations non pédagogiques, etc.).
Pour un organisme référencé sur EDOF, cela signifie par exemple qu’il ne peut plus confier l’animation complète d’une formation CPF à un formateur non certifié, en se contentant de “porter” la certification. Les règles de portage Qualiopi et de sous-traitance ont été nettement resserrées.
2.3. Hors CPF : des marges de manœuvre, mais une responsabilité pleine
Pour les actions financées par les OPCO, les FAF ou les entreprises en direct, le sous-traitant n’a pas toujours l’obligation d’être certifié Qualiopi, dès lors que le donneur d’ordre l’est et assume la responsabilité qualité. Le ministère du Travail rappelle néanmoins qu’il appartient au donneur d’ordre de s’assurer du respect du référentiel par ses sous-traitants, y compris lorsqu’aucun fonds CPF n’est mobilisé.
En pratique, la question clé n’est donc pas “le sous-traitant est-il certifié ?”, mais “sommes-nous capables de démontrer comment nous encadrons son intervention ?”.
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3. Vos obligations en tant qu’organisme donneur d’ordre
3.1. Construire un vrai processus de sélection
Du point de vue de l’auditeur, recruter un sous-traitant parce que “c’est un bon formateur, on le connaît” ne suffit plus. On attend une démarche structurée : analyse du profil, vérification des prérequis administratifs (NDA, assurance, certification éventuelle), cohérence des compétences avec les objectifs de la formation.
Beaucoup d’organismes mettent en place une fiche de référencement ou une grille d’évaluation qui reprend : expérience, références, maîtrise des contenus, posture pédagogique, actualisation des compétences. Ce document, même simple, devient une preuve précieuse en audit.
3.2. Contractualiser clairement la sous-traitance
Le contrat de sous-traitance est la pierre angulaire de votre dispositif. Les financeurs comme la Caisse des Dépôts insistent sur ce point : en CPF, le donneur d’ordre reste responsable de la prestation, même si la totalité de l’animation est confiée à un tiers.
Les contrats de sous-traitance bien structurés reposent généralement sur les mêmes piliers essentiels : périmètre de l’intervention, missions confiées, obligations qualité, modalités de remontée des preuves, traitement des réclamations, gestion des données personnelles, clauses de résiliation.
Plus ces éléments sont précis, plus vous facilitez le travail de l’auditeur : il peut directement relier les exigences du RNQ aux clauses contractuelles, puis aux pratiques observées sur le terrain.
3.3. Organiser le suivi et la traçabilité
Une fois le contrat signé, tout commence vraiment. L’indicateur 27 demande de démontrer comment vous vérifiez, dans la durée, que le sous-traitant respecte vos exigences Qualiopi.
Concrètement, cela passe par des éléments très opérationnels : transmission d’un “kit formateur” (programme, déroulé, consignes sur les feuilles d’émargement et les évaluations), récupération systématique des documents après la session, analyse des retours satisfaction, traitement des incidents et réclamations, éventuellement observation d’une séance ou entretien de débriefing.
De plus en plus d’organismes tiennent un tableau de bord spécifique “interventions sous-traitées”, distinguant clairement ce qui est réalisé en interne de ce qui est confié à des partenaires. C’est un bon réflexe pour l’audit… et pour piloter la qualité au quotidien.
4. Et côté sous-traitant : quelles obligations ?
Le sous-traitant n’est pas simple “exécutant”. Ses obligations découlent à la fois du contrat qui le lie au donneur d’ordre et du cadre légal, en particulier lorsque ses interventions sont financées par le CPF.
Il doit notamment appliquer les procédures du donneur d’ordre (supports, modalités d’accueil, règles d’émargement, évaluations), transmettre les preuves demandées, respecter la confidentialité des données et s’abstenir d’utiliser la marque Qualiopi comme si la certification était la sienne lorsqu’il n’est pas lui-même certifié.
Lorsqu’il est certifié, le sous-traitant s’expose aussi à être audité sur un échantillon d’actions réalisées pour des donneurs d’ordre ; il a donc tout intérêt à tracer ses propres pratiques, même lorsqu’il n’est pas certifié Qualiopi.
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5. Faire de la sous-traitance un atout
Bien gérée, la sous-traitance n’est pas un point faible en audit : c’est l’occasion de montrer que votre organisme sait travailler en réseau tout en gardant la maîtrise de la qualité.
En résumé, Qualiopi ne cherche pas à interdire la sous-traitance, mais à la rendre lisible et responsable. En clarifiant votre définition de la sous-traitance, en sécurisant vos contrats et en structurant votre suivi, vous protégez vos financeurs, vos stagiaires… et votre organisme lui-même.
Et si vous voulez aller plus loin, MonOF continue à décrypter les évolutions du RNQ, du CPF et de la sous-traitance, pour vous aider à rester conforme sans renoncer à la souplesse dont vous avez besoin sur le terrain.
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