Associations et certification Qualiopi : êtes-vous concerné ?
Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, toute structure qui dispense des actions de formation et souhaite bénéficier de financements publics doit être certifiée Qualiopi. Cette obligation légale concerne tous les organismes de formation, y compris les associations.
Mais dans quels cas précis une association doit-elle obtenir Qualiopi ? Et quels avantages et changements concrets cela implique-t-il pour son fonctionnement ?
En quoi les associations sont-elles concernées par Qualiopi ?
Qualiopi s’applique aux associations formatrices au même titre qu’à n’importe quel organisme de formation. Contrairement à ce qu’on pourrait penser, le statut juridique (association, entreprise, etc.) n’exonère pas d’obtenir la certification qualité dès lors que l’on souhaite accéder à des fonds publics ou mutualisés pour financer ses formations.
Autrement dit, si votre association propose des actions de formation et veut que ses bénéficiaires mobilisent leur Compte Personnel de Formation (CPF) ou que l’association obtienne des subventions (via un OPCO, une collectivité, l’État…), elle devra obtenir Qualiopi pour être éligible à ces financements.
En revanche, une association qui finance intégralement ses formations par ses propres moyens (cotisations des adhérents, dons, autofinancement, subventions privées, etc.) n’est pas obligée d’être certifiée Qualiopi, tant qu’aucun dispositif public n’intervient.
Quels sont les bénéfices de Qualiopi pour une association ?
- Accès aux financements publics : C’est le premier bénéfice. Être certifié Qualiopi ouvre l’association à des fonds publics ou mutualisés (OPCO, CPF, appels à projet publics), ce qui permet de financer ses formations et souvent de les proposer gratuitement ou à coût réduit à ses bénéficiaires.
- Qualiopi est un label qualité reconnu par l’État. Son obtention témoigne du sérieux de l’association et de son engagement dans une démarche qualité. Cette certification renforce la confiance des partenaires, des financeurs (entreprises, collectivités, fondations) et des bénéficiaires vis-à-vis de l’association.
- Pour être conforme au Référentiel National Qualité (RNQ), l’association va devoir formaliser ses processus (programmes de formation détaillés, modalités d’évaluation, suivi des apprenants, etc.). Ce travail de structuration constitue un cadre structurant qui professionnalise l’offre de formation de l’association et améliore son organisation interne.
- En affichant la certification Qualiopi, l’association se distingue des structures non certifiées. Le label peut être mis en avant dans la communication, gage de qualité qui attire de nouveaux publics et facilite la mise en place de partenariats. Qualiopi devient ainsi un atout marketing et un argument de confiance.
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Nous vous avons résumé tout le référentiel Qualiopi dans un ficher que vous pouvez utiliser comme bon vous semble !
Toutes ces retombées positives expliquent pourquoi, malgré les efforts à fournir, de plus en plus d’associations font le choix de Qualiopi.
Quelles démarches pour obtenir la certification Qualiopi ?
Bonne nouvelle : la procédure de certification est exactement la même pour une association que pour n’importe quel organisme de formation.
Il s’agit d’une démarche qualité en plusieurs étapes :
- Obtenir un NDA (Numéro de Déclaration d’Activité) – Prérequis indispensable : votre structure doit être reconnue comme organisme de formation.
Astuce : des packs NDA prêts à l’emploi peuvent vous aider à constituer rapidement un dossier conforme pour cette déclaration. - Réaliser un diagnostic initial – Comparez vos pratiques actuelles aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Identifiez les écarts éventuels et listez les actions à mettre en place pour être conforme.
- Mettez en place les actions correctives identifiées : formalisez les documents obligatoires (programmes de formation détaillés, modalités d’évaluation des acquis, questionnaires de satisfaction…) et adaptez vos processus internes aux critères Qualiopi. Veillez également à informer et former vos intervenants (y compris bénévoles) sur les exigences qualité.
- Rassemblez tous les éléments justificatifs démontrant que vous répondez aux 7 critères et 32 indicateurs du référentiel.N’hésitez pas à réaliser un audit blanc (interne ou avec un prestataire) pour tester votre préparation et ajuster les derniers détails.
- Contactez un organisme certificateur accrédité (liste disponible sur le lien) et signez un contrat d’audit. Le jour J, un auditeur indépendant viendra vérifier sur site (ou éventuellement à distance) que votre association respecte bien chaque indicateur du RNQ. Si des non-conformités mineures sont détectées, vous aurez l’opportunité de les corriger dans un délai imparti.
- Si l’audit initial est satisfaisant, vous obtenez la certification Qualiopi (valable 3 ans). Le parcours ne s’arrête pas là : un audit de surveillance aura lieu environ 18 mois plus tard, puis un audit de renouvellement au bout de 3 ans pour prolonger la certification. Ces audits périodiques visent à s’assurer que l’association maintient son système qualité dans la durée.
En pratique, comptez plusieurs mois pour aller de la préparation initiale à l’obtention du certificat.
N’oubliez pas que sans NDA ni SIRET valide, vous ne pourrez pas entamer la procédure Qualiopi. Si la démarche peut sembler complexe, des solutions d’accompagnement sur mesure existent
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Points de vigilance spécifiques aux associations
Même si le référentiel Qualiopi est le même pour tous, le contexte associatif présente quelques spécificités auxquelles il faut prêter attention lors de la préparation à la certification
- Une association doit répondre aux mêmes 7 critères qualité qu’une entreprise ou un organisme public.
Cependant, en fonction de l’activité, certains indicateurs peuvent ne pas s’appliquer – par exemple, si l’association n’organise pas de CFA, les indicateurs relatifs aux apprentis ne la concernent pas.
Le nombre d’indicateurs à couvrir peut donc être un peu réduit selon les cas, mais aucun critère pertinent ne peut être ignoré.
- Le mode de gouvernance des associations (conseil d’administration, assemblées générales) peut introduire des délais dans la prise de décision.
Par exemple, valider un nouveau processus qualité ou un règlement peut nécessiter un vote en CA, ce qui ralentit les mises à jour. Il est donc important d’anticiper ces délais internes lors de la préparation de l’audit Qualiopi, afin d’avoir tous les documents à jour en temps voulu.
- Si vos formateurs sont bénévoles, vous devrez pouvoir prouver leurs compétences au même titre que pour des formateurs salariés. Qualiopi exige de justifier de la qualification et de la formation continue de chaque intervenant pédagogique.
Il faudra donc collecter diplômes, CV, attestations d’expérience, et éventuellement proposer des formations de montée en compétence à vos bénévoles.
- Si votre association bénéficie de plusieurs subventions publiques, assurez-vous que leurs exigences ne contredisent pas le référentiel Qualiopi. Certaines aides imposent leurs propres règles de suivi ou d’évaluation des actions financées.
Vous devrez veiller à ce que ces obligations spécifiques soient alignées avec les critères Qualiopi, ou adapter vos procédures pour satisfaire les deux à la fois.
Quels impacts concrets sur le fonctionnement de l’association ?
+ La démarche Qualiopi encourage une véritable montée en qualité au sein de l’association. En structurant vos pratiques , vous allez améliorer l’organisation interne de la structure.
Elle permet d’accéder plus facilement à des ressources financières pour former vos publics, et apporte davantage de reconnaissance de la part des partenaires et bénéficiaires. L’association gagne en maturité et en crédibilité, ce qui peut ouvrir la voie à de nouveaux projets et partenariats.
– La préparation et le suivi de la certification requièrent du temps, de la méthode et de la persévérance. Il faut créer ou adapter de nombreux documents, instaurer des procédures, former éventuellement les bénévoles… tout cela représente une charge de travail administrative supplémentaire pour l’équipe.
Par ailleurs, les audits ont un coût financier qui peut peser sur le budget, notamment pour une petite association. Le coût de la certification est souvent cité comme un frein si le volume de formation de l’association est modeste. Il faudra donc s’assurer que l’investissement en vaut la peine en fonction de vos projets (le plus souvent, l’accès à de nouveaux financements compense ce coût à moyen terme).
Malgré ces contraintes, de nombreuses associations considèrent Qualiopi comme un gage de qualité et de transparence envers leurs usagers. En définitive, la mise en conformité Qualiopi, bien qu’exigeante, apporte à votre association un cadre structurant, davantage de visibilité et de nouvelles opportunités de financement pour accomplir vos missions. C’est un effort organisationnel qui s’inscrit dans une logique de professionnalisation au service de votre projet associatif.
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