Vous êtes déjà certifié Qualiopi et vous souhaitez proposer de nouvelles prestations… sans repartir de zéro ? C’est précisément le rôle de l’audit d’extension : il vous permet d’élargir le périmètre de votre certification à d’autres catégories d’actions (formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage) et, chez certains certificateurs, à de nouveaux sites. Voici l’essentiel, clair et opérationnel, pour décider si l’extension est pertinente pour votre organisme et la mener sans friction.
1) Audit d’extension : de quoi parle-t-on exactement ?
Par “audit d’extension”, on entend un audit réalisé en cours de cycle pour ajouter une ou plusieurs catégories d’actions (ou un site) à un certificat Qualiopi déjà actif. L’opération s’effectue auprès de votre organisme certificateur : vous formulez la demande, un avenant au contrat précise les modalités (durée, tarif, incidence éventuelle sur la surveillance) et l’audit est conduit sur le périmètre ajouté, comme un “mini-audit initial”.
Concrètement, si vous êtes certifié uniquement pour “Actions de formation” et que vous souhaitez faire financer un bilan de compétences ou une VAE, vous devez étendre votre certificat à cette nouvelle catégorie. Sans cette extension, les actions concernées ne sont pas finançables.
2) Quand lancer une extension (et pourquoi) ?
À tout moment du cycle. Les règlements de certification prévoient que l’extension peut être demandée dès que le besoin existe, inutile d’attendre le renouvellement. Certains certificateurs précisent que cela n’impacte pas forcément la durée de l’audit de surveillance ; cela dépend de la combinaison de catégories et de votre situation (taille, CA, sites).
Intérêt stratégique. L’extension est un levier de développement : elle ouvre l’accès à de nouveaux marchés (ex. apprentissage/CFA), sécurise l’éligibilité des prestations et évite le risque de non-conformité si vous vendez déjà ces services. Plusieurs certificateurs et acteurs de la qualité soulignent que l’extension permet d’aligner l’offre commerciale avec le périmètre certifié, sans relancer une démarche complète.
3) Ce que l’auditeur va vérifier
L’auditeur ne refait pas tout votre audit Qualiopi : il se concentre sur le périmètre ajouté et sur les indicateurs impactés par la nouvelle catégorie. En pratique :
- Processus et preuves propres à la catégorie (ex. modalités et outils spécifiques au bilan de compétences, à la VAE ou à l’apprentissage).
- Adaptation des supports : conventions, informations aux publics, évaluations, traçabilité, protection des données, etc.
- Cohérence du système qualité : organisation, compétences des intervenants, amélioration continue et traitement des non-conformités.
Les guides de lecture du RNQ précisent que les exigences s’appliquent différemment selon les catégories, d’où l’importance d’ajuster vos procédures et modèles avant l’audit.
4) Durée, coût et calendrier : à quoi vous attendre
La durée d’un audit d’extension dépend notamment :
- de la catégorie ajoutée ;
- de la taille de l’OF (volumétrie, CA) ;
- du nombre de sites concernés ;
- et, parfois, du positionnement de l’extension par rapport à l’audit de surveillance (avant/après).
Des exemples publiés par des certificateurs donnent un ordre de grandeur : 1 à 1,5 jour sur site pour certaines combinaisons, avec un impact nul ou marginal sur la surveillance selon les cas. Chaque organisme certificateur calcule toutefois la durée selon les règles en vigueur et peut ajuster si des éléments nouveaux sont constatés.
Côté coût, il est mentionné dans l’avenant transmis par le certificateur au moment de la demande. Ce document précise aussi l’éventuelle incidence sur les audits à venir (surveillance, renouvellement).
5) Les étapes clés pour réussir votre audit d’extension
a) Cadrer le périmètre
Identifiez précisément la/les catégorie(s) que vous souhaitez ajouter (AFC, Bilan, VAE, CFA) et, le cas échéant, les sites supplémentaires. Cette clarification évitera des allers-retours et des durées inutiles.
b) Préparer les preuves spécifiques
Reprenez vos processus Qualiopi et adaptez-les aux exigences de la catégorie : information du public, formalisation du besoin, contractualisation, compétences des intervenants, évaluation des acquis, recueil de la satisfaction, traitement des réclamations, etc. Appuyez-vous sur le guide de lecture du RNQ pour lister les indicateurs à fort impact dans la nouvelle catégorie.
c) Mettre à jour votre documentation
Mettez en cohérence vos modèles (conventions, programmes, évaluations, livrables) et votre registre de risques/non-conformités. Pensez aux mentions légales, à la protection des données et aux modalités spécifiques (par ex., documents propres au CFA).
d) Déposer la demande auprès du certificateur
Contactez votre organisme certificateur : il vous adressera un avenant mentionnant périmètre, durée, tarifs et impacts éventuels. Validez la planification et organisez l’audit (sur site ou à distance selon les modalités).
e) Conduire l’audit et traiter les éventuels écarts
Le jour J, l’auditeur évalue le périmètre ajouté. En cas d’écarts, vous les corrigez selon les délais habituels (conformément aux règles d’audit Qualiopi renforcées par l’arrêté du 31 mai 2023). À l’issue, votre certificat est étendu si tout est conforme.
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6) Bonnes pratiques
- Ne sous-estimez pas l’“effet catégorie” : un processus solide pour la formation continue n’est pas “copiable-collable” sur un bilan ou une VAE. Anticipez les adaptations pédagogiques, juridiques et évaluatives.
- Vérifiez vos flux d’information : site web, fiches programmes, documents remis aux bénéficiaires doivent déjà refléter le nouveau périmètre le jour de l’audit.
- Profitez du renouvellement si le timing s’y prête : certaines structures couplent extension et renouvellement pour optimiser la planification. Cela reste un choix d’organisation, l’extension pouvant se faire à tout moment.
7) Foire aux questions express
Peut-on étendre juste avant la surveillance ?
Oui. Selon les cas, la durée de surveillance n’est pas impactée, cela dépend de votre configuration et des règles du certificateur. Voyez l’avenant pour une visibilité ferme.
L’audit couvre-t-il tout le référentiel ?
Non, il cible le périmètre ajouté et les indicateurs liés à la nouvelle catégorie, avec vérification de la cohérence globale de votre système qualité.
Quelles catégories existent ?
Quatre : Action de formation, Bilan de compétences, VAE, Apprentissage (CFA). Votre certificat indique explicitement celles qui sont couvertes.
À retenir
L’audit d’extension est une voie rapide et réglementée pour aligner votre offre réelle avec votre périmètre Qualiopi : demande auprès du certificateur, avenant, audit ciblé, puis mise à jour du certificat. Préparez en amont les preuves spécifiques à la catégorie visée et anticipez la communication vers vos publics. Résultat : un périmètre certifié qui soutient votre développement, en toute conformité.
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