La marque Qualiopi n’est pas qu’un simple label : elle atteste que votre organisme de formation respecte les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ) et ouvre l’accès aux financements publics. Pour l’obtenir, chaque prestataire doit démontrer la conformité à 32 indicateurs couvrant l’ingénierie pédagogique, la gestion administrative et la démarche d’amélioration continue. La certification est valable trois ans, et les audits obligatoires qui jalonnent cette période garantissent le maintien de la qualité. Bien comprendre ce cycle et anticiper les échéances évite les ruptures de certification et contribue à structurer votre organisation. Dans un paysage où les financeurs exigent toujours plus de transparence et de rigueur, réussir ces audits est devenu un enjeu stratégique pour la pérennité de votre structure.
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Le cycle triennal en trois étapes
La certification repose sur un audit initial, un audit de surveillance réalisé entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois et un audit de renouvellement avant la fin des trois ans. Ces trois contrôles vérifient successivement l’obtention, la permanence et le renouvellement de la certification.
Audit | Période | Objectif |
|---|---|---|
Initial | Au démarrage | Vérifier la conformité de tous les indicateurs et délivrer le certificat |
Surveillance | 14ᵉ – 22ᵉ mois | Examiner l’application du référentiel et l’efficacité des actions correctives |
Renouvellement | Avant 3 ans | Confirmer la conformité continue et renouveler pour un nouveau cycle |
Première étape : l’audit initial
L’arrêté du 6 juin 2019 prévoit que l’obtention de Qualiopi passe par un audit initial sur site. L’auditeur analyse vos pratiques de A à Z : conception des formations, accueil des apprenants, qualification des intervenants et gestion des preuves. L’objectif est de montrer que vos processus sont maîtrisés et documentés conformément aux 32 indicateurs. Pour organiser cet audit, il faut signer le contrat de certification, régler les frais et fournir un dossier comprenant l’organigramme, le bilan pédagogique et financier et la description de votre activité. La durée varie selon votre chiffre d’affaires et le nombre de sites : une journée environ pour les structures les plus modestes et jusqu’à une journée et demie pour les organisations plus importantes. En cas de non‑conformités mineures, vous disposez de six mois pour corriger ; les non‑conformités majeures doivent être levées en trois mois.
L’audit de surveillance : un contrôle intermédiaire stratégique
Quatorze à vingt‑deux mois après la certification, l’audit de surveillance vérifie que le RNQ est toujours respecté et que les actions correctives décidées lors de l’audit initial sont efficaces. L’audit est plus court (environ la moitié de la durée du premier audit) et se déroule le plus souvent à distance. Il peut toutefois avoir lieu sur site en cas de risque identifié ou pour certains organismes multi‑sites. Pour les nouveaux entrants, l’audit dure une demi‑journée supplémentaire afin de vérifier les indicateurs non audités lors de la première visite.
Pendant cet audit, l’auditeur se focalise sur quelques éléments clés : les indicateurs ayant donné lieu à des non‑conformités au premier audit, les « supers‑indicateurs » qui ne tolèrent que des écarts majeurs et certains indicateurs essentiels (n°1, 17, 19 et éventuellement 3). L’objectif n’est pas de tout réexaminer, mais de confirmer que votre système fonctionne et que l’amélioration continue est bien ancrée. Pour préparer cette étape, relisez votre rapport initial, mettez à jour vos procédures et documents (modes opératoires, fiches de suivi), mobilisez vos équipes et formalisez un plan d’amélioration réaliste. En prenant rendez‑vous dès le 12ᵉ mois, vous pourrez choisir une date dans la fenêtre autorisée.
L’audit de renouvellement : relancer le cycle
Avant l’échéance des trois ans, un audit de renouvellement est nécessaire pour prolonger la certification. Comme le premier audit, il se déroule sur site et couvre l’ensemble des 32 indicateurs. L’auditeur vérifie notamment que les actions correctives du précédent audit de surveillance ont été efficaces, que les preuves documentaires (procédures, bilans, supports pédagogiques) sont à jour et que vos équipes et apprenants sont toujours impliqués dans la démarche qualité. Les experts recommandent de contacter votre certificateur dès le 30ᵉ mois (deux ans et demi après l’obtention du certificat) afin de fixer une date environ trois mois avant l’expiration. Une fois l’audit réussi, un nouveau certificat de trois ans est délivré et prend effet dès le lendemain de l’ancienne expiration. Cette anticipation permet de disposer de temps pour corriger d’éventuelles non‑conformités avant la date butoir.
Anticiper les échéances : un impératif
La réglementation prévoit que l’absence d’audit de surveillance ou le non‑traitement des non‑conformités dans les délais entraîne la suspension ou le retrait de la certification. Respecter le calendrier est donc capital pour maintenir l’accès aux financements. Au‑delà de la conformité, ces rendez‑vous réguliers favorisent la structuration interne, améliorent la qualité des prestations et renforcent la confiance des financeurs et des apprenants.
Pour alléger la charge administrative, de nombreux organismes se tournent vers des kits de documents et des accompagnements spécialisés. Ces ressources rassemblent des modèles préremplis, des tableaux de suivi et des notices explicatives pour répondre critère par critère aux exigences du RNQ. Elles permettent de gagner du temps et de se concentrer sur l’ingénierie pédagogique et l’accompagnement des apprenants.
Une question sur nos kits ?
En résumé
Le cycle Qualiopi s’articule en trois audits complémentaires. L’audit initial, réalisé sur site, atteste la conformité de vos processus et ouvre l’accès à la certification. L’audit de surveillance, entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois, vérifie la mise en œuvre des actions correctives et la pérennité du système de qualité. Enfin, l’audit de renouvellement, à planifier avant la fin des trois ans, permet de relancer un cycle de trois ans. Anticiper ces échéances, documenter vos pratiques et mobiliser vos équipes transforment l’audit en un levier d’amélioration continue plutôt qu’en simple obligation réglementaire.
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Qualiopi n’est pas un monstre inaccessible, mais une démarche structurée. Mieux vaut s’appuyer sur des informations fiables et des outils éprouvés pour la réussir sans stress. Si vous avez des questions, nous sommes là pour vous accompagner dans chaque étape.
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