Qualiopi
27 mars 2025
Notre exemple de dossier Qualiopi 100% conforme (avec PDF à télécharger)
Constituer son dossier Qualiopi n’est pas une mince affaire, en particulier lorsqu’on choisit de se lancer seul, sans accompagnateur, dans la préparation de l’audit initial. Si c’est votre cas, il est essentiel d’être organisé, bien renseigné, et d’avoir bien pris connaissance de la dernière version du “Référentiel National de Qualité” (RNQ).
Malgré cela, constituer son dossier reste délicat. Avec 32 indicateurs à respecter, la préparation à la certification Qualiopi reste un parcours du combattant. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’il existe de nombreuses entreprises qui proposent des accompagnements personnalisés pour aider les organismes de formation à enfin obtenir le label.
Que doit contenir ce dossier ? Quels documents fournir pour prouver la conformité de votre organisme aux critères de Qualiopi ? Et surtout, comment organiser votre dossier pour faciliter l’audit ? Dans cet article, nous allons vous guider pas à pas dans la constitution de votre dossier Qualiopi. Vous trouverez notamment :
- Les documents essentiels à inclure pour chaque critère du référentiel
- Les erreurs à éviter pour ne pas échouer à l’audit
- Un exemple de dossier Qualiopi à télécharger gratuitement
- Un kit clé en main pour vous aider à préparer rapidement votre certification.
Télécharger notre dossier au format PDF
Nous vous avons résumé tout le référentiel Qualiopi dans un ficher que vous pouvez utiliser comme bon vous semble !
Quels éléments sont indispensables pour monter son dossier Qualiopi ?
Le dossier regroupe l’ensemble des documents prouvant que l’organisme respecte les critères de qualité imposés par la certification. Un dossier bien préparé facilite l’audit et augmente vos chances de réussite dès le premier passage. Voici les éléments essentiels à inclure.
La présentation de l’organisme de formation
Avant d’entrer dans les détails du référentiel Qualiopi, le dossier doit commencer par une présentation claire et complète de l’organisme de formation. Cette partie permet à l’auditeur de comprendre qui vous êtes, quelles sont vos activités et à quel public vous vous adressez.
Il est essentiel d’indiquer le nom de votre organisme, sa forme juridique, ainsi que son numéro SIRET. Ces informations doivent être accompagnées de vos coordonnées complètes, incluant l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail et éventuellement votre site web.
Si votre organisme dispose d’un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA), celui-ci doit figurer dans le dossier. Ce numéro, délivré par la DREETS, atteste de votre statut d’organisme de formation déclaré.
Vous devez également préciser quels sont les publics ciblés par vos formations. S’agit-il de salariés, de demandeurs d’emploi, d’indépendants ou d’entreprises ? Il est aussi important de présenter le type de formations proposées, qu’elles soient en présentiel, à distance ou en e-learning.
Astuce : Un organigramme et un bref historique de votre organisme peuvent renforcer la crédibilité de votre dossier. Pensez-y !
Les documents administratifs obligatoires
Un dossier Qualiopi doit contenir plusieurs documents administratifs prouvant la légitimité et la conformité de l’organisme de formation. Ces documents sont indispensables pour justifier l’existence légale de la structure et son engagement dans une démarche de qualité.
Le premier élément à inclure est l’extrait Kbis pour les sociétés ou le certificat d’inscription au Répertoire des Métiers pour les auto-entrepreneurs. Ces pièces attestent de l’existence juridique de l’organisme. Il est également nécessaire d’ajouter une copie du Numéro de Déclaration d’Activité (NDA), qui prouve que l’organisme est bien enregistré auprès de la DREETS.
Les statuts de l’entreprise, lorsqu’ils existent, doivent être intégrés au dossier. Ils permettent à l’auditeur de vérifier la nature de l’activité et son adéquation avec la formation professionnelle. De plus, les bilans financiers ou attestations comptables peuvent être demandés pour justifier de la pérennité de la structure.
Enfin, si l’organisme de formation bénéficie d’un agrément ou d’une certification spécifique en complément de Qualiopi, ces éléments doivent être ajoutés au dossier. Ils peuvent jouer en faveur de la crédibilité et du sérieux de l’organisme lors de l’audit.
La description des prestations de formation
Pour être conforme aux exigences de Qualiopi, le dossier doit inclure une description détaillée des prestations de formation proposées par l’organisme. Cette section permet de démontrer que l’offre de formation est structurée, cohérente et conforme aux attentes du Référentiel National Qualité.
Chaque formation doit être présentée sous forme de fiche descriptive mentionnant son intitulé, ses objectifs pédagogiques et les compétences visées. Il est essentiel de préciser le public cible, les prérequis nécessaires ainsi que le programme détaillé de la formation. Cette structuration permet de montrer que l’organisme assure une transmission de savoirs efficace et adaptée aux besoins des apprenants.
Les modalités pédagogiques doivent également être explicitées. Il s’agit d’indiquer si la formation est dispensée en présentiel, à distance ou en blended learning, ainsi que les outils et méthodes utilisés (cours magistraux, études de cas, mises en situation, e-learning, etc.). L’organisation logistique, telle que la durée des sessions, le nombre d’heures et les éventuelles modalités d’évaluation des acquis, doit être précisée.
Enfin, il est recommandé d’inclure des exemples concrets, comme des extraits de supports de formation ou des fiches de progression pédagogique. Ces éléments permettent à l’auditeur de vérifier la conformité des prestations avec les exigences du référentiel Qualiopi et d’évaluer la rigueur de l’organisme dans la conception de ses formations.
Les moyens pédagogiques et techniques
Le dossier Qualiopi doit démontrer que l’organisme dispose des ressources nécessaires pour assurer des formations de qualité. Il convient donc de présenter les supports pédagogiques utilisés, tels que les présentations, guides, études de cas et outils interactifs, en précisant leur mise à jour régulière.
Les moyens techniques doivent également être détaillés. Pour les formations en présentiel, cela inclut les salles, équipements informatiques et matériels spécifiques. Pour les formations à distance, il est important de mentionner les plateformes e-learning, logiciels de visioconférence et dispositifs d’accessibilité.
Enfin, cette section doit expliquer comment l’organisme assure le suivi des apprenants, notamment par un accompagnement personnalisé, des évaluations de progression et un accès aux ressources après la formation.
L'évaluation des acquis et la satisfaction des apprenants
Enfin, un dossier Qualiopi doit démontrer l’engagement de l’organisme dans une démarche d’amélioration continue. Cela implique de mettre en place des processus réguliers pour évaluer et améliorer la qualité des formations et des services.
L’organisme doit expliquer comment il analyse les retours des apprenants, les résultats des évaluations et les observations des formateurs pour ajuster ses pratiques. Il peut également être utile de décrire les actions menées pour adapter les formations aux évolutions du marché ou aux besoins spécifiques des apprenants.
Un plan d’action d’amélioration continue doit être documenté, avec des objectifs mesurables, des actions concrètes et des suivis réguliers pour garantir la progression de la qualité des prestations.
Pourquoi utiliser un kit pré-rempli pour constituer votre dossier Qualiopi ?
Constituer son dossier Qualiopi peut sembler complexe, surtout lorsqu’il s’agit de rassembler tous les documents et de s’assurer qu’ils sont conformes aux exigences du référentiel. C’est pourquoi il existe des solutions pour gagner du temps.
Il est possible de se munir d’un kit pré-rempli pour vous permettre d’avoir une base solide et conforme, en vous fournissant des modèles de documents déjà structurés et adaptés aux attentes de l’auditeur. Grâce à ce kit, vous bénéficiez d’un gain de temps considérable en évitant de partir de zéro pour la création de chaque document. En plus, vous êtes assuré de respecter les normes exigées pour chaque section du dossier.
Les kits pré-remplis permettent également une plus grande facilité d’adaptation : vous n’avez plus qu’à personnaliser les modèles avec les informations propres à votre organisme, tout en étant guidé sur ce qui doit être inclus dans chaque document. Cela réduit le risque d’oubli ou de non-conformité.
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Exemple de dossier Qualiopi : structure et modèle
Dans cette section, nous vous proposons un aperçu détaillé de la structure d’un dossier Qualiopi, accompagné d’un exemple concret pour vous aider à mieux comprendre son contenu et sa présentation. Nous aborderons également les différentes options pour organiser votre dossier et les outils recommandés pour faciliter la création et la gestion de vos documents.
Comment organiser son dossier ?
La constitution de votre dossier Qualiopi nécessite une organisation rigoureuse. Vous devez vous assurer que chaque section est claire, complète et facilement accessible lors de l’audit. Il existe plusieurs façons d’organiser votre dossier, mais voici les principales options.
Version papier ou numérique ?
La première question à se poser est la suivante : quel format choisir pour votre dossier ?
Vous êtes libre sur ce choix. Aujourd’hui, la plupart des documents sont dématérialisés, c’est à dire au format numérique,
Il est recommandé d’opter pour un format PDF bien structuré avec des titres clairs et des sections distinctes. Cette version peut être plus pratique et rapide à partager, notamment si l’audit se fait à distance.
Pour organiser votre dossier efficacement, voici quelques outils recommandés :
- Google Drive ou OneDrive pour stocker et organiser les documents dans des dossiers dédiés. Ces outils permettent de partager facilement les fichiers avec les auditeurs.
- Dropbox ou WeTransfer pour l’envoi de fichiers volumineux.
- Des outils comme Adobe Acrobat pour créer des PDF cliquables ou Microsoft Word pour une rédaction fluide avant la conversion en PDF.
En utilisant ces outils, vous pourrez créer un dossier bien structuré et facilement modifiable en fonction des demandes de l’auditeur.
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