Glossaire Qualiopi : Les Termes Clés à Connaître
Naviguer dans l’univers de la certification Qualiopi peut parfois ressembler à un parcours du combattant, surtout quand on découvre un vocabulaire technique spécialisé. Entre RNQ, OPAC, indicateurs et critères, il est facile de se perdre dans cette jungle terminologique. Ce glossaire vous accompagne pour décrypter tous les termes essentiels de la certification qualité et vous donner les clés pour maîtriser parfaitement le langage Qualiopi.
Les Fondamentaux de la Certification
Qualiopi : La Certification Qualité Incontournable
Qualiopi est la certification obligatoire pour tous les organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences qui souhaitent bénéficier des fonds des financeurs publics. Cette marque de certification atteste que votre organisme respecte un processus qualité rigoureux, défini par le référentiel national.
En termes simples, obtenir Qualiopi signifie que votre organisme de formation répond aux exigences de qualité fixées par l’État français. C’est votre passeport pour accéder aux financements publics et privés de la formation professionnelle.
RNQ : Le Référentiel National Qualité
Le Référentiel National Qualité (RNQ) constitue la base de la certification Qualiopi et comprend 7 critères et 32 indicateurs. Ce document de référence, disponible sur le site du ministère du Travail, détaille précisément ce qui est attendu de votre organisme.
Le référentiel national qualité est LA bible des organismes qui préparent Qualiopi. Il s’accompagne d’un guide de lecture de 40 pages qui constitue le socle commun de travail entre l’organisme audité, l’auditeur et le certificateur.
Le Vocabulaire des Acteurs et Structures
OPAC : Les Organismes Prestataires d'Actions Concourant au développement des Compétences
Les OPAC regroupent tous les organismes qui proposent des prestations de formation, bilan de compétences, VAE ou apprentissage. Cette appellation officielle remplace les anciens termes « organismes de formation » dans le vocabulaire Qualiopi.
Que vous soyez un centre de formation, un CFA, un consultant indépendant ou une entreprise proposant des formations, vous êtes considéré comme un OPAC dès lors que vous dispensez des actions de développement des compétences.
Organisme Certificateur : Votre Partenaire pour l'Audit
L’organisme certificateur est l’entité accréditée par le COFRAC qui réalise votre audit Qualiopi. Ces organismes, comme AFNOR Certification, SGS ou Certifopac, sont habilités à délivrer ou renouveler votre certification.
Le choix de votre certificateur est stratégique : chacun a ses spécificités, ses tarifs et ses modalités d’audit. Prenez le temps de comparer leurs offres pour trouver celui qui correspond le mieux à votre profil d’organisme.
COFRAC : L'Instance d'Accréditation
Le Comité Français d’Accréditation (COFRAC) est l’organisme national qui accrédite les certificateurs Qualiopi. Il garantit que ces derniers respectent les exigences techniques et méthodologiques pour réaliser les audits de certification.
Les Étapes Clés du Processus
Audit Initial : Votre Premier Rendez-vous avec la Certification
L’audit initial est le premier audit à passer, au cours duquel un auditeur sera chargé de vérifier que l’organisme de formation respecte bien tous les critères et indicateurs du cahier des charges de Qualiopi. Il concerne uniquement les organismes n’ayant pas encore la certification. Après avoir préparé son audit, et être bien certain d’être conforme avec les indicateurs du référentiel, l’obtention de la certification passe par l’audit initial. Une fois ce dernier validé, et la certification en poche, cet audit ne vous concerne plus (sauf en cas de rare perte de certification)
Audit de Surveillance : Le Suivi de Votre Certification
Afin de vérifier que les engagements, validés au cours de l’audit initial, sont toujours respectés, un audit de surveillance doit être obligatoirement programmé à mi-parcours des 3 années de validités de la certification.
L’audit de surveillance a donc lieu entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois après l’obtention de la certification Qualiopi, c’est-à-dire après la réussite de l’audit initial. Relativement moins exigeant que l’audit initial, il est un contrôle de mi-parcours, avant la prochaine échéance et l’audit de renouvellement.
Audit de Renouvellement : Confirmer Votre Engagement Qualité
L’audit de renouvellement. Comme son nom l’indique, permet de prolonger la validité de la certification pour les trois prochaines années. Contrairement à l’audit de surveillance, il nécessite une préparation minutieuse et doit être appréhendé de la même façon que l’audit initial. La réussite de cet audit entraîne un renouvellement de la certification pour 3 années de plus !
Les Dispositifs de Financement Associés
NDA : Votre Numéro de Déclaration d'Activité
Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) est le préalable obligatoire avant de pouvoir prétendre à Qualiopi. Ce numéro, délivré par la DREETS, vous autorise légalement à exercer une activité de formation professionnelle.
L’obtention du NDA nécessite de constituer un dossier administratif complet, incluant le programme de votre première formation, votre CV et les moyens pédagogiques prévus.
CPF : Le Compte Personnel de Formation
La mention « CPF » figure souvent dans le glossaire Qualiopi pour rappeler l’importance de ce financement. Être Qualiopi signifie pouvoir accueillir des apprenants qui mobilisent leur CPF pour financer leur formation.
Le CPF représente un enjeu commercial majeur pour les organismes de formation, car il constitue l’un des principaux moyens de financement des formations pour les salariés et demandeurs d’emploi.
OPCO : Les Opérateurs de Compétences
Les OPCO sont les financeurs sectoriels qui remplacent les anciens OPCA. Ces organismes collectent les cotisations des entreprises et finançent notamment les contrats d’apprentissage, les contrats de professionnalisation et les plans de développement des compétences. Dans le contexte Qualiopi, les OPCO sont cités parce qu’un organisme de formation certifié peut ainsi recevoir des clients qui ont des budgets OPCO. Par exemple, un salarié en plan de formation d’entreprise aura son action prise en charge par l’OPCO de sa branche, à condition que l’OF soit Qualiopi. Ainsi, les glossaires insistent sur cet acronyme pour rappeler que Qualiopi débloque l’accès aux financements de ces OPCO.
Les Outils d'Évaluation et de Mesure
Indicateurs (qualité Qualiopi)
Les indicateurs sont les points de contrôle concrets du RNQ. Le référentiel Qualiopi comporte 7 critères et 32 indicateurs de qualité. Chaque indicateur précise un aspect à évaluer : par exemple la prise en compte des besoins du bénéficiaire, la qualification des formateurs, la gestion des réclamations, etc. Lors de l’audit Qualiopi, l’auditeur vérifie la conformité de l’organisme de formation à chacun de ces indicateurs. En cas d’écart, on parle alors de non-conformité (mineure ou majeure).
Éléments de Preuve : Vos Justificatifs de Conformité
Chaque indicateur du RNQ doit être étayé par des éléments de preuve tangibles : procédures, enregistrements, témoignages, statistiques. Ces documents constituent le socle de votre audit et démontrent la réalité de vos pratiques.
La constitution progressive de cette base documentaire facilite grandement la préparation de vos audits et le pilotage de votre activité.
Les Catégories d'Actions de Formation
- Actions de formation continue : Ce sont les formations professionnelles classiques (présentielles ou à distance, en intra- ou inter-entreprise) visant à faire acquérir ou développer des compétences. En résumé, il s’agit de toute action de formation traditionnellement dispensée par l’OF.
- Bilan de compétences : Parcours d’accompagnement individuel permettant à une personne d’analyser ses compétences professionnelles et personnelles, ses motivations et aptitudes en vue d’un projet d’évolution ou de reconversion. L’organisme doit alors disposer d’un prestataire spécifique de bilan de compétences et suivre les indicateurs Qualiopi correspondants.
- Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) : Dispositif par lequel toute personne engagée dans la vie active peut faire reconnaître officiellement son expérience pour obtenir un diplôme ou titre professionnel, indépendamment de ses diplômes initiaux. Les centres de VAE proposent un accompagnement vers cette certification et répondent à des critères Qualiopi adaptés à la VAE.
- Apprentissage (formation par apprentissage) : Formations en alternance conduites sous contrat d’apprentissage, souvent dispensées dans des Centres de Formation d’Apprentis (CFA). L’apprenti alterne des périodes en entreprise et des enseignements en centre, selon les cursus. Cette catégorie couvre donc toute action de formation organisée sous le régime de l’apprentissage.
L'Écosystème Qualité au-delà de Qualiopi
France Compétences : Le Régulateur des Certifications
France Compétences est l’autorité nationale de régulation et de financement de la formation professionnelle et de l’apprentissage. Cet établissement public gère notamment le RNCP et le RS, deux répertoires essentiels pour la reconnaissance des certifications.
RNCP et RS : Les Répertoires de Certifications
Le Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP) et le Répertoire Spécifique (RS) recensent les certifications reconnues par l’État. L’inscription dans l’un de ces répertoires conditionne l’éligibilité des formations au CPF.
Ces deux répertoires ont des visées différentes :
- Le Répertoire National des Certifications Professionnelles pour les titres ou diplômes attestant d’une qualification professionnelle dont le niveau est reconnu par l’État ;
- Répertoire spécifique qui se substitue à l’Inventaire pour les certifications et habilitations correspondant à des compétences professionnelles complémentaires aux certifications professionnelles.
Conclusion : Maîtriser le Vocabulaire pour Réussir sa Certification
La maîtrise de ce vocabulaire technique constitue un atout indéniable pour naviguer sereinement dans votre démarche Qualiopi. Ces termes ne sont pas de simples mots : ils reflètent une logique, une méthode et des exigences précises qu’il convient d’intégrer dans votre pratique quotidienne.
En vous appropriant ce langage professionnel, vous démontrez votre expertise et renforcez votre crédibilité auprès de vos interlocuteurs : auditeurs, financeurs, partenaires et clients. Cette maîtrise facilite également vos échanges avec les autres professionnels du secteur et vous permet de tirer pleinement parti des opportunités offertes par la certification Qualiopi.
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