Le critère 5, c’est le “test de réalité” de Qualiopi : la qualité ne tient pas qu’aux documents, elle tient surtout aux personnes qui délivrent la prestation.
L’auditeur veut donc vérifier une chose : est-ce que votre organisme mobilise des intervenants compétents, et est-ce que ces compétences sont suivies et entretenues dans le temps.
Dans le RNQ, le critère 5 concerne la qualification et le développement des connaissances et compétences des personnes qui mettent en œuvre les prestations.
Il s’appuie sur deux indicateurs : 21 et 22.
En bref, dans cet article :
- Le critère 5 vérifie la compétence réelle des intervenants, pas les documents de façade.
- Il repose sur les indicateurs 21 (compétences adaptées) et 22 (maintien des compétences).
- L’auditeur cherche une cohérence simple : prestations → compétences attendues → preuves.
- Un CV seul ne suffit pas : il faut un lien clair avec la prestation délivrée.
- Le suivi des compétences doit être vivant et tracé (mise à jour, retours, améliorations).
Pourquoi ce critère est souvent décisif en audit ?
La critère 5 est d’une grande importance parce qu’il met fin aux “preuves de façade”.
Un bon CV ne suffit pas si vous ne pouvez pas montrer le lien entre : ce que vous vendez (vos prestations), ce qui est nécessaire pour les délivrer (compétences attendues), et comment vous prouvez que les personnes mobilisées correspondent bien à ces attentes.
Le critère 5 s’applique quel que soit votre modèle : salarié, prestataire, vacataire, indépendant, ou sous-traitance. L’enjeu reste le même : maîtriser la compétence et pouvoir le démontrer simplement.
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Indicateur 21 : démontrer que les intervenants ont les compétences adaptées
L’indicateur 21 attend que vous soyez capable de définir les compétences nécessaires à vos prestations, puis de montrer comment vous mobilisez des personnes qui possèdent ces compétences, et comment vous vous en assurez.
Ce que l’auditeur va chercher, c’est votre logique.
Pour telle formation, avec tel public, sur telle modalité (présentiel, distanciel…), quels savoir-faire doivent être maîtrisés ?
Animation, pédagogie, évaluation, accompagnement, gestion du groupe, maîtrise technique du sujet… puis : quelles preuves montrent que l’intervenant sait faire ?
Le point sensible, c’est quand on apporte uniquement un CV généraliste sans rapport direct avec la prestation.
À l’inverse, un dossier léger mais clair fonctionne très bien : expérience pertinente, rôle tenu, éléments concrets qui prouvent la capacité à délivrer la prestation, et éventuellement une évaluation (retours apprenants, observation, entretien, etc.).
Indicateur 22 : prouver que vous faites vivre les compétences dans le temps
L’indicateur 22 concerne la suite logique : même si vos intervenants sont compétents aujourd’hui, comment vous évitez que les compétences se dégradent ou deviennent obsolètes ? L’auditeur attend une démarche de développement et de mise à jour.
Bonne nouvelle : il n’est pas nécessaire d’avoir une politique RH complexe. Pour une petite structure, une routine simple suffit si elle est traçable et reliée à votre activité.
Par exemple : mise à jour pédagogique, montée en compétences sur un outil, évolution réglementaire intégrée dans les supports, amélioration d’une séquence suite à des évaluations… Ce qui compte, c’est que l’on voie un minimum de pilotage et pas seulement “on verra au moment de l’audit”.
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Les preuves attendues : rester simple et lisible
Le but n’est pas d’empiler des documents, mais de raconter une histoire vérifiable : “voici nos prestations, voici qui les réalise, voici pourquoi ils/elles sont compétent(e)s, et voici comment on maintient le niveau”.
L’essentiel tient en quelques documents bien choisis :
- un document qui relie vos prestations aux compétences attendues (même sur une page)
- un dossier intervenant (éléments d’expérience/qualif + lien explicite avec la prestation)
- une trace de suivi des compétences (actions de mise à jour, retours d’expérience, améliorations)
Les erreurs qui créent des non-conformités
Le plus souvent, ce n’est pas un manque de compétence… c’est un manque de preuve structurée.
- Premier cas : vous savez qu’un intervenant est bon, mais vous ne pouvez pas montrer sur quoi vous vous basez.
- Deuxième cas : vous sous-traitez sans critères ni contrôle, donc vous perdez la maîtrise.
- Troisième cas : vous n’avez aucune logique d’actualisation (alors que les sujets, les outils, les obligations et les attentes des publics évoluent).
La solution est presque toujours la même : un cadre minimal, écrit une fois, et ensuite tenu à jour de façon naturelle.
Une question sur nos kits ?
Comment gagner du temps sans fragiliser l’audit
Si votre objectif est d’aller vite, la méthode la plus efficace consiste à standardiser ce qui est standardisable : un modèle de “compétences attendues”, un dossier intervenant clair, et un suivi annuel simple (même très court).
C’est exactement la logique des kits documentaires : vous partez d’une base conforme, vous l’adaptez à votre réalité, et vous évitez les oublis.
Sur Fast Certif, l’idée est la même : vous aider à répondre critère par critère avec des modèles et des notices, pour construire un dossier lisible, cohérent, et prêt à être audité.
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