Si votre organisme de formation rayonne désormais sur plusieurs implantations, vous vous interrogez peut‑être sur la certification Qualiopi. Ce label, obligatoire pour obtenir des financements publics ou mutualisés, n’a rien d’une formalité. Lorsqu’on gère plusieurs sites, il faut respecter des règles spécifiques pour être reconnu comme « multi‑sites » et passer l’audit sereinement. Voici l’essentiel à retenir pour éviter les faux pas et optimiser votre démarche.
Multi‑sites : de quoi parle‑t‑on exactement ?
L’appellation « multi‑sites » désigne une organisation composée de plusieurs lieux de formation ou de gestion qui partagent un même numéro de déclaration d’activité (NDA). Chaque site doit accueillir du personnel de façon permanente et réaliser des activités entrant dans le champ de la certification (administratives, commerciales ou pédagogiques). Autrement dit, un simple local loué à l’occasion ou le domicile d’un salarié en télétravail ne constituent pas un site supplémentaire.
Un réseau de sociétés disposant chacune de son propre numéro de déclaration d’activité ne peut pas être considéré comme un multi‑site. De la même manière, des services de formation autonomes, rattachés à la même entité mais fonctionnant avec des démarches qualité distinctes, ne répondent pas aux critères et devront mettre en place un système commun s’ils souhaitent être certifiés ensemble.
Les conditions à remplir
Un système qualité unique et une fonction centrale
La pierre angulaire du multi‑sites est l’existence d’un système qualité unique pour l’ensemble des établissements. Ce système doit être défini et piloté par une fonction centrale qui n’est pas forcément le siège social, mais qui possède l’autorité pour imposer des procédures et en vérifier l’application. La fonction centrale ne peut pas être sous‑traitée : elle doit être intégrée dans votre organisation et capable de démontrer qu’elle collecte et analyse les données de chaque site, qu’elle pilote la résolution des non‑conformités et qu’elle prend les mesures correctives nécessaires.
Une liste exhaustive des implantations
Lors de votre demande de devis auprès d’un organisme certificateur, vous devez fournir la liste complète des sites rattachés au NDA, avec les adresses et les actions de formation qui y sont menées. Chaque site doit être intégré au programme de surveillance géré par la fonction centrale. Les certificateurs vérifieront que tous les sites sont bien connus, que le personnel local a été formé au système qualité et que les documents utilisés sont harmonisés.
Une présence permanente sur chaque site
Pour être éligible, chaque site doit disposer de personnel permanent. Cela signifie que le contrat de travail mentionne ce site comme lieu d’exécution et que des activités administratives ou pédagogiques y sont exercées au quotidien. Les auditeurs pourront notamment vérifier la gestion des présences des stagiaires, l’affichage du règlement intérieur ou l’adéquation des moyens techniques et humains sur place.
En quoi l’audit diffère‑t‑il ?
Une organisation spécifique
L’audit Qualiopi d’un organisme multi‑sites se déroule en deux temps :
- L’audit de la fonction centrale : il est systématique. L’auditeur examine la manière dont la gouvernance pilote le système qualité, assure la cohérence des processus et suit les indicateurs du RNQ sur l’ensemble des sites.
- Un échantillonnage de sites : tous les sites ne sont pas audités à chaque cycle. Le certificateur sélectionne un échantillon pour vérifier sur le terrain que les procédures sont bien appliquées. Les sites non visités n’en sont pas pour autant exemptés : en cas de non‑conformité majeure, la certification peut être suspendue pour l’ensemble de l’organisme. Le site principal est toujours audité, tandis que les autres sont choisis aléatoirement.
Des durées ajustées
La durée de l’audit dépend de votre chiffre d’affaires et du nombre de catégories d’actions, comme pour les organismes monosite, mais s’y ajoute le nombre de sites. Plus vous avez de sites, plus la durée est longue. Pour calculer l’échantillon :
- Audit initial et renouvellement : l’échantillon correspond à la racine carrée du nombre total de sites, arrondie à l’entier le plus proche.
- Audit de surveillance : il s’agit de la racine carrée du nombre total de sites multipliée par 0,6, arrondie à l’entier le plus proche. Au moins un site non audité précédemment doit être inclus dans l’échantillon.
Ces règles visent à garantir une couverture suffisante tout en évitant des audits trop lourds pour les petites structures.
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Ajouter de nouveaux sites ou passer en multi‑sites
Si votre organisme certifié monosite ouvre un nouveau centre, un nouvel audit initial est requis pour basculer vers le statut multi‑sites. Vous devrez alors démontrer que votre système qualité a été adapté à cette dimension : procédures harmonisées, rôle de la fonction centrale, mutualisation des pratiques et suivi des indicateurs. Le certificateur émettra un nouveau certificat listant vos implantations et la date de validité correspondante.
Durant la période de validité du certificat, l’ajout d’un ou plusieurs sites obéit à des règles précises. Si un seul site est ajouté, il doit être audité avant d’être intégré. S’il s’agit de plusieurs sites, le nombre de sites à auditer est égal à la racine carrée du nombre de nouveaux sites, arrondie à l’entier le plus proche. Dans tous les cas, la fonction centrale est également auditée pour s’assurer que les nouveaux sites seront intégrés dans le système qualité.
Bonnes pratiques pour réussir sa certification multi‑sites
- Harmonisez vos documents : utilisez des modèles de contrats, de conventions et de comptes rendus identiques sur tous les sites. Cela simplifie la collecte de preuves et démontre la cohérence de votre système qualité.
- Formez vos équipes : chaque site doit maîtriser les 32 indicateurs du RNQ, savoir préparer les documents demandés et comprendre les attentes des auditeurs. Des sessions régulières et des échanges de pratiques sont indispensables.
- Organisez la collecte des preuves : la fonction centrale doit être capable de présenter, à tout moment, les enregistrements relatifs à chaque site. Un logiciel partagé ou un dossier numérique partagé facilite la traçabilité.
- Anticipez les extensions : si vous prévoyez d’ouvrir une antenne ou d’ajouter une nouvelle catégorie d’actions, informez votre certificateur en amont et prévoyez l’audit complémentaire. Le non‑respect de ces démarches peut entraîner la suspension de votre certification.
S’entourer de professionnels : un gain de temps précieux
Mettre en place un système qualité commun, former les équipes et produire des documents conformes représentent une charge importante, surtout lorsqu’on gère plusieurs sites. Fast Certif accompagne depuis cinq ans les organismes de formation avec des solutions concrètes :
- Le Kit NDA regroupe tous les modèles indispensables pour constituer un dossier de déclaration d’activité complet. Les documents sont pré‑remplis et conformes aux exigences légales.
- Le Kit Qualiopi contient plus de 90 modèles Word et Excel, ainsi que des notices explicatives, permettant de répondre efficacement aux 32 indicateurs du RNQ.
- Le Pack complet associe les kits NDA et Qualiopi pour gagner un temps précieux, déposer votre déclaration d’activité et préparer la certification en parallèle. Tous les documents sont mis à jour et validés par des experts.
Choisir un accompagnement professionnel, c’est la garantie de respecter les critères du multi‑sites, de présenter un dossier structuré et de se concentrer sur votre cœur de métier : former vos apprenants.
En résumé
La qualification « multi‑sites » concerne les organismes qui opèrent plusieurs implantations sous un même numéro de déclaration d’activité et un système qualité unifié. Elle impose de mettre en place une fonction centrale forte, de recenser tous les sites, de garantir une présence permanente du personnel et de maîtriser les exigences du RNQ sur chacun d’entre eux. Les audits sont adaptés : la fonction centrale est toujours auditée et un échantillon de sites est sélectionné selon une formule basée sur la racine carrée du nombre total de sites.
En préparant vos équipes, en harmonisant vos pratiques et en vous appuyant sur des outils éprouvés, vous transformerez ces contraintes réglementaires en atouts pour la qualité de votre offre. La certification Qualiopi multi‑sites devient alors un levier de développement qui rassure vos clients et financeurs tout en structurant durablement votre organisation.
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