Qualiopi et formateur salarié : les obligations

Introduction

Vous êtes un organisme de formation et vous employez des formateurs salariés ? Ou vous êtes vous-même formateur salarié au sein d’un OF ? Dans les deux cas, vous vous posez probablement cette question : quelles sont les obligations liées à Qualiopi quand on parle de formateurs salariés ?

La réponse n’est pas toujours évidente. Entre le Référentiel National Qualité, le Code du travail et les attentes concrètes des auditeurs, il y a de quoi s’y perdre. Cet article fait le point, simplement, sur ce que l’OF et le formateur salarié doivent respecter pour rester en conformité. Si vous découvrez Qualiopi, commencez par notre guide Qualiopi pour débutants.

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Qui porte la certification Qualiopi : l’OF ou le formateur ?

Première chose à bien comprendre : la certification Qualiopi est portée par l’organisme de formation, pas par le formateur en tant qu’individu. Que le formateur soit salarié, indépendant ou sous-traitant, c’est toujours l’OF qui est audité et qui doit démontrer sa conformité au Référentiel National Qualité (RNQ).

Concrètement, cela signifie que :

• Le formateur salarié n’a aucune démarche Qualiopi personnelle à entreprendre.
• L’OF est entièrement responsable de la qualité des formations dispensées par ses salariés.
• L’auditeur demandera des preuves à l’OF, pas directement au formateur.

À noter : Cette logique est différente du cas du formateur indépendant qui dispose de son propre OF : dans ce cas, c’est bien à lui de porter la certification. Ici, on parle du formateur lié par un contrat de travail à un organisme existant.

Les obligations de l’OF envers ses formateurs salariés

1. Justifier les compétences du formateur (indicateur 21)

L’indicateur 21 du RNQ impose à l’organisme de formation de déterminer, mobiliser et évaluer les compétences des intervenants internes et externes. Pour un formateur salarié, l’OF doit donc pouvoir présenter :

Document attendu	Objectif
CV à jour du formateur	Prouver l’adéquation entre le profil et les formations dispensées
Diplômes et certifications	Attester du niveau de qualification
Attestations d’expérience professionnelle	Valider l’expertise terrain du formateur
Fiche de poste	Définir clairement les missions pédagogiques confiées
Grille d’évaluation interne	Montrer que l’OF évalue régulièrement la qualité d’intervention

L’auditeur vérifiera que chaque formateur salarié intervient bien dans son domaine de compétence. Un formateur expert en comptabilité qui animerait une formation en management digital sans qualification supplémentaire pourrait poser problème.

2. Assurer le développement des compétences (indicateur 22)

L’indicateur 22 va plus loin : l’OF doit montrer qu’il entretient et développe les compétences de ses formateurs salariés. Cela passe par :

• Un plan de développement des compétences intégrant les formateurs salariés
• Des formations suivies (pédagogie, expertise métier, outils numériques…)
• Une veille professionnelle documentée
• Des échanges de pratiques entre pairs

Pour approfondir l’ensemble des critères et indicateurs, consultez notre article sur les 7 critères Qualiopi expliqués simplement.

Ne pas oublier : Conservez les attestations de formation, les certificats obtenus et les comptes rendus de participation à des événements professionnels. Ce sont des preuves essentielles le jour de l’audit.

Les obligations légales liées au contrat de travail

Au-delà de Qualiopi, employer un formateur salarié implique de respecter le droit du travail classique. Voici les points spécifiques à garder en tête dans le secteur de la formation.

Convention collective applicable

La plupart des organismes de formation relèvent de la convention collective nationale des organismes de formation (IDCC 1516). Cette convention fixe notamment :

• Les classifications et niveaux de rémunération des formateurs
• Les temps de préparation pédagogique à comptabiliser
• Les conditions de recours au CDD d’usage, encadré strictement

Obligations issues du Code du travail

L’article L6321-1 du Code du travail impose à tout employeur d’assurer l’adaptation de ses salariés à leur poste de travail et de veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi. Pour un formateur salarié, cela rejoint directement les exigences de l’indicateur 22 de Qualiopi.

Par ailleurs, l’article L6352-1 du Code du travail encadre les obligations des organismes de formation en matière de fonctionnement, incluant la qualification du personnel pédagogique.

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Ce que l’auditeur vérifie concrètement

Lors de l’audit, l’auditeur ne se contente pas de parcourir des CV. Voici ce qu’il examine concernant les formateurs salariés :

Point de contrôle	Ce que l’auditeur attend
Adéquation profil / formation dispensée	CV, diplômes, expérience en lien direct avec la thématique
Processus de recrutement	Critères de sélection formalisés, grille d’entretien
Suivi de la montée en compétences	Plan de formation, attestations, bilans annuels
Évaluation de la qualité pédagogique	Retours apprenants, observations de sessions, entretiens
Intégration dans la démarche qualité	Participation du formateur à l’amélioration continue

Pour bien préparer votre audit sur ces aspects, notre guide Audit Qualiopi : comment le réussir du premier coup vous sera utile.

Formateur salarié vs formateur sous-traitant : quelle différence pour Qualiopi ?

La distinction est importante car les obligations ne sont pas exactement les mêmes :

• Formateur salarié : l’OF a une responsabilité totale sur sa montée en compétences, son évaluation et son intégration dans la démarche qualité.
• Formateur sous-traitant : l’OF doit vérifier ses compétences avant de faire appel à lui, formaliser la relation contractuelle et s’assurer du respect du RNQ, mais la responsabilité de formation continue du sous-traitant lui incombe davantage.

Dans les deux cas, l’OF reste le garant de la qualité auprès de l’auditeur et des financeurs. La relation salariale implique simplement un niveau d’engagement et de suivi plus étroit, conforme au cadre légal de l’employeur.

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