Pourquoi parler du RGPD quand on évoque Qualiopi ?
Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, tout organisme de formation souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés doit être certifiée Qualiopi. Cette certification se base sur un référentiel national qui vise à garantir la qualité des prestations de formation, en organisant ses exigences autour de sept critères et trente-deux indicateurs.
Parallèlement, le RGPD s’applique à toute organisation qui traite des données personnelles. Un organisme de formation collecte nécessairement des informations sensibles : coordonnées, identité, historique professionnel, évaluations, parfois même des données particulières. Il existe donc un lien évident entre les deux démarches : Qualiopi structure la qualité du service rendu, le RGPD sécurise l’environnement dans lequel ce service est délivré.
Un élément important à retenir : Qualiopi ne garantit pas la conformité RGPD, et la conformité RGPD ne vaut pas certification Qualiopi. Ce sont deux cadres distincts, mais intimement liés dans le fonctionnement quotidien d’un organisme de formation.
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Qualiopi : rappel synthétique et publics concernés
Qualiopi est la marque de certification qualité qui conditionne l’accès aux financements publics. Elle repose sur un référentiel national engageant les organismes sur des points comme la transparence des informations, l’adaptation des prestations, les moyens techniques, la qualification des formateurs ou encore la démarche d’amélioration continue.
Elle concerne ainsi les centres de formation, CFA, organismes de VAE, formateurs indépendants, bilans de compétences… bref, toute structure qui souhaite que ses prestations soient finançables via le CPF, un OPCO, France travail ou d’autres dispositifs publics.
Le RGPD : c’est quoi ?
Le RGPD, entré en vigueur en 2018, encadre le traitement des données personnelles. Il s’agit de toute information permettant d’identifier une personne : nom, e-mail, numéro de téléphone, identifiant, données professionnelles, etc. Les obligations qui en découlent sont nombreuses : base légale, information des personnes, durée de conservation, sécurité, droits d’accès, d’opposition, de rectification…
Les organismes de formation sont directement concernés car ils manipulent un volume important de données, parfois sensibles. Le RGPD s’applique aussi bien aux données numériques qu’aux données papier, et peut nécessiter la désignation d’un Délégué à la protection des données selon les traitements réalisés.
Qualiopi & RGPD : deux démarches qui se complètent
Il arrive souvent que les organismes confondent les deux cadres. Qualiopi ne vérifie pas la conformité RGPD de manière exhaustive. En revanche, lors d’un audit, un auditeur peut remarquer et signaler une incohérence (absence totale d’information sur la protection des données, stockage manifestement risqué, etc.).
L’articulation des deux démarches présente plusieurs bénéfices :
- une amélioration de la crédibilité de l’organisme,
- une sécurisation des relations avec les apprenants et partenaires,
- une cohérence globale entre les documents internes, les outils utilisés et les pratiques quotidiennes.
À l’inverse, un défaut de conformité RGPD peut entraîner des sanctions, entacher la réputation de la structure et nuire à la confiance des financeurs.
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Comment concilier Qualiopi et RGPD dans la pratique ?
1. Cartographier les traitements et structurer le fonctionnement interne
La première étape consiste à identifier l’ensemble des traitements de données : inscriptions, gestion administrative, évaluations, suivi post-formation, facturation, gestion des intervenants, etc. Cette cartographie permet de constituer un registre des activités de traitement, qui reprend la finalité, la base légale, la durée de conservation, les destinataires et les mesures de sécurité mises en place.
2. Limiter la collecte et informer clairement les apprenants
L’organisme doit collecter seulement ce qui est nécessaire. Les apprenants doivent être informés, au moment de la collecte, de l’usage de leurs données, de leurs droits, de la possibilité d’exercer ces droits. Une politique de confidentialité claire et accessible est indispensable.
3. Sécuriser les données au quotidien
La sécurité est un point essentiel pour le RGPD et cohérent avec l’esprit Qualiopi.
Voici les seules situations où il est pertinent de garder une mini-liste :
- limiter les accès aux seules personnes habilitées ;
- prévoir des sauvegardes régulières ;
- sécuriser les outils numériques (mots de passe forts, double authentification, hébergement fiable) ;
- gérer correctement les documents papier, leur stockage et leur destruction.
Ces mesures doivent être adaptées à la taille de l’organisme et au volume de données traité.
4. Mettre à jour les contrats, procédures et documents internes
Les politiques internes (confidentialité, gestion des accès, conservation/suppression des données) doivent être cohérentes et mises à jour.
En cas de sous-traitance ( par exemple l’utilisation d’une plateforme LMS ou d’un logiciel de gestion ) les contrats doivent intégrer des clauses spécifiques RGPD pour encadrer les responsabilités, la sécurité et la destruction des données.
5. Sensibiliser les équipes
La conformité RGPD repose aussi sur les pratiques quotidiennes. Former les équipes administratives, pédagogiques et techniques aux bonnes pratiques permet d’éviter la majorité des incidents (fichiers mal envoyés, accès non autorisé, conservation excessive de documents, etc.).
C’est également un point qui renforce la cohérence des processus attendus pour Qualiopi.
Une question sur nos kits ?
Pourquoi un organisme a intérêt à combiner Qualiopi et RGPD ?
L’articulation des deux cadres permet de consolider une démarche globale : qualité du service, transparence, maîtrise des outils, sécurité et confiance.
Un organisme qui respecte le RGPD renforce sa crédibilité, protège sa réputation, sécurise ses financements et démontre son professionnalisme.
Et parce que les financeurs publics deviennent de plus en plus exigeants, notamment dans le cadre du CPF, une démarche solide côté RGPD est aujourd’hui perçue comme un véritable critère de fiabilité.
Conclusion : Qualiopi et RGPD, deux piliers d’un OF sérieux et responsable
Qualiopi garantit la qualité pédagogique et administrative, tandis que le RGPD garantit la protection des données personnelles. Ensemble, ils structurent une organisation professionnelle, responsable et digne de confiance.
Pour accompagner cette double exigence, FastCertif met à disposition des kits pré-remplis Qualiopi et NDA qui facilitent la structuration interne. Associés à une démarche RGPD bien menée, ils permettent aux organismes de gagner du temps tout en renforçant leur conformité.
Fast Certif, fort de 5 ans d’expérience, connaît parfaitement ces enjeux. Nous proposons des kits Qualiopi et NDA pré-remplis pour vous aider à monter votre dossier plus rapidement
Qualiopi n’est pas un monstre inaccessible, mais une démarche structurée. Mieux vaut s’appuyer sur des informations fiables et des outils éprouvés pour la réussir sans stress. Si vous avez des questions, nous sommes là pour vous accompagner dans chaque étape.
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