La VAE (validation des acquis de l’expérience) revient au premier plan avec la plateforme France VAE : davantage de parcours accompagnés… et une exigence qualité qui ne laisse plus de place à l’approximation.
Si vous proposez (ou envisagez) de l’accompagnement VAE, une question arrive très vite : Qualiopi est-elle obligatoire ? Et comment s’y préparer sans s’éparpiller ?
En bref, dans cet article :
- Qualiopi est obligatoire pour la VAE dès qu’il y a financement public (CPF, France VAE, OPCO…).
- Sans Qualiopi, l’accompagnement VAE reste possible, mais hors financement et peu visible.
- L’audit vérifie un parcours VAE maîtrisé : info claire, accompagnement individualisé, compétences tracées.
- Clé de réussite : parcours clair + personnalisation + preuves bien rangées.
Qualiopi et VAE : le lien, en clair
Qualiopi est la marque de certification qualité des prestataires d’actions concourant au développement des compétences. Elle devient obligatoire uniquement si vous souhaitez bénéficier de financements publics ou mutualisés (OPCO, Régions, France Travail, Caisse des dépôts, etc.) : c’est le cadre rappelé par le ministère du Travail et le Code du travail.
Côté VAE, le candidat peut choisir d’être accompagné par un organisme. Sur France VAE, ces organismes d’accompagnement sont certifiés Qualiopi pour l’activité VAE.
Point important : Qualiopi ne concerne pas seulement la formation. Elle couvre plusieurs catégories, dont la VAE.
Dans quels cas Qualiopi est-elle indispensable pour la VAE ?
1) Vous voulez rendre l’accompagnement finançable
Le financement de l’accompagnement VAE peut passer par le CPF et d’autres abondements (employeur, OPCO, Région, France Travail). Dès qu’un financeur public/mutualisé intervient, la certification qualité est attendue pour accéder aux fonds.
2) Vous visez la visibilité sur France VAE
Le dispositif France VAE s’appuie sur des organismes d’accompagnement certifiés, avec un rôle central : l’architecte-accompagnateur de parcours. En pratique, Qualiopi est une condition d’entrée si votre stratégie est d’être sélectionnable sur la plateforme.
Et si vous accompagnez “hors financement” ?
C’est possible sans Qualiopi, mais vous vous coupez d’une part importante du marché (et de la logique France VAE). Beaucoup de structures choisissent donc de se certifier pour crédibiliser l’offre et sécuriser la montée en charge.
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Ce que l’audit Qualiopi attend d’un accompagnement VAE
Qualiopi s’appuie sur le Référentiel national qualité (RNQ) : 7 critères, 32 indicateurs. Le guide de lecture officiel précise les attendus et la manière dont l’auditeur vérifie, selon la catégorie (dont la VAE).
En VAE, l’auditeur va surtout vérifier que vous maîtrisez votre parcours d’accompagnement, du premier contact jusqu’au bilan final, avec des preuves cohérentes :
1) Une information transparente (et accessible)
Votre site et vos documents d’entrée doivent expliciter : contenu de l’accompagnement, délais, modalités d’accès, tarifs, contact, et quand vous en avez, des résultats/indicateurs (satisfaction, taux d’abandon, validations). Ce n’est pas “du commercial”, c’est une exigence de base.
2) Un accompagnement réellement individualisé
La VAE n’est pas un parcours “copié-collé”. L’auditeur attend de voir comment vous adaptez le suivi au profil du candidat et à la certification visée : diagnostic initial, plan d’accompagnement, traces d’échanges, comptes rendus. Ce sont des preuves très parlantes en audit.
3) Des intervenants compétents, et une traçabilité de la compétence
Rôles définis, CV/expériences, modalités d’intégration, et pilotage des compétences (veille, temps d’équipe, formations internes) : la compétence se prouve, elle ne se “déclare” pas.
4) Une boucle d’amélioration
Recueillir les retours, traiter les réclamations, améliorer : Qualiopi veut voir une dynamique. Avec peu de volume, un questionnaire de satisfaction + un tableau de suivi + une procédure de réclamation suffisent souvent à démarrer proprement.
Exemples de preuves faciles à rassembler
Pour gagner du temps, raisonnez comme l’auditeur : « je veux voir le parcours ».
Quelques preuves simples, mais solides :
– Entrée : formulaire de demande, grille d’éligibilité/diagnostic, livret d’accueil VAE, devis/contrat signé.
– Suivi : planning des rendez-vous, comptes rendus (même courts), échanges tracés, plan d’accompagnement mis à jour.
– Sortie : bilan de fin d’accompagnement, attestation de réalisation si vous en émettez, questionnaire de satisfaction, analyse des retours.
– Réclamations : procédure + registre (même si “0 réclamation”, il faut pouvoir le prouver).
Ce bloc, bien rangé, couvre déjà une grande partie des attentes.
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Les pièges fréquents et comment les éviter
- “On le fait déjà, mais on n’a rien d’écrit” : en audit, l’absence de trace vous pénalise. Structurez vos preuves par critère/indicateur.
- Négliger l’information publique : source classique de non-conformités, alors que c’est corrigeable rapidement (site, livret d’accueil, documents contractuels).
- Oublier la cohérence : procédures, trames de suivi et preuves doivent raconter la même histoire (mêmes termes, mêmes étapes, mêmes rôles)
Checklist express pour lancer la préparation
- Cartographier votre parcours VAE (étapes, documents, rôles, délais).
- Ranger vos preuves selon les 7 critères du RNQ.
- Formaliser 3 indispensables : diagnostic initial, plan d’accompagnement, suivi des échanges.
- Mettre en place satisfaction + réclamations + actions d’amélioration.
- Vérifier vos supports : promesses, tarifs, délais, accès, contact, accessibilité.
Gagner du temps sur le dossier preuves
La préparation Qualiopi, ce n’est pas seulement bien faire : c’est aussi prouver, de façon lisible. Pour éviter de repartir de zéro, beaucoup d’organismes partent de modèles structurés (procédures, trames, tableaux de pilotage) puis les adaptent à leurs pratiques.
Fast Certif, fort de 5 ans d’expérience, connaît parfaitement ces enjeux. Nous proposons des kits Qualiopi et NDA pré-remplis pour vous aider à monter votre dossier plus rapidement
Qualiopi n’est pas un monstre inaccessible, mais une démarche structurée. Mieux vaut s’appuyer sur des informations fiables et des outils éprouvés pour la réussir sans stress. Si vous avez des questions, nous sommes là pour vous accompagner dans chaque étape.
Conclusion
Qualiopi et VAE sont étroitement liées dès qu’il y a financement ou France VAE. Une préparation efficace repose sur trois réflexes : un parcours clair, de la personnalisation, et des preuves bien rangées. Quand ces trois piliers sont en place, l’audit devient surtout un exercice de structuration.
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