Obtenir la certification Qualiopi est une étape cruciale pour tout organisme de formation souhaitant accéder aux financements publics ou mutualisés. Mais l’audit ne se termine pas toujours par un “oui” inconditionnel. En effet, des non-conformités peuvent être relevées — mineures ou majeures — et il est essentiel de savoir ce qu’il faut saisir, comprendre et corriger pour préserver votre certification.
L’objectif : vous donner une feuille de route claire, opérationnelle, pour agir avec sérénité si vous faites face à une non-conformité.
Table des matières
En bref, dans cet article :
• Une non-conformité mineure = écart partiel ; une majeure = risque de perte de certification.
• Vous avez 3 mois pour corriger une non-conformité majeure (et fournir les preuves).
• Les indicateurs 1, 8, 2 & 3 sont parmi les plus souvent non conformes.
• Un plan d’action structuré (analyse, correction, preuves, dépôt) est essentiel.
• Sans réponse efficace, vous risquez la suspension de Qualiopi, la perte de financements et un impact sur votre crédibilité.
Comprendre les non-conformités Qualiopi :
C'est quoi une non-conformité Qualiopi ?
Lors d’un audit, l’auditeur recense les écarts entre vos pratiques/documentation et les exigences du référentiel national qualité (RNQ). Un écart observé sur un indicateur peut donner lieu à une non-conformité.
Selon le Guide de lecture Qualiopi et les usages, on distingue :
- la non-conformité mineure : un écart ponctuel ou partiel, sans remise en cause globale de la qualité du système.
- la non-conformité majeure : un manquement grave à un indicateur, ou une absence de traitement d’un critère, pouvant remettre en cause la validité de la certification si non corrigée.
Certaines sources expliquent que lorsqu’un indicateur est totalement non pris en compte ou mal documenté, ce défaut est qualifié de majeure.
Fréquence et nature des non-conformités observées
Les audits Qualiopi révèlent chaque année des tendances d’écarts récurrents. Parmi les plus fréquents :
- Indicateur 1 (informations au public) : omissions ou imprécisions sur les modalités d’accès, les objectifs, les tarifs, les prérequis, etc.
- Indicateur 8 (positionnement des bénéficiaires / évaluation des acquis à l’entrée) : l’absence de test, d’entretien ou de formalisation du positionnement.
- Indicateurs 2 & 3 (indicateurs de performance / résultats) : des données incomplètes, mal actualisées ou peu précises.
- D’autres écarts fréquents concernent l’usage du logo Qualiopi, l’affichage du certificat, la gestion des réclamations ou la traçabilité des évaluations.
Comprendre ces tendances est utile pour anticiper les points de vigilance lors de vos propres audits.
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Contestation ou recours : ce qu’il faut savoir
Peut-on contester une non-conformité ?
Oui, sous conditions. Vous disposez, dès réception du rapport d’audit, d’un délai de 15 jours pour adresser une contestation écrite auprès de votre organisme certificateur. Cette contestation doit être motivée, argumentée, et reposer sur des preuves ou des explications légitimes.
Attention : la contestation ne garantit pas l’annulation de la non-conformité. L’auditeur ou le certificateur peut rejeter votre recours s’il juge que l’argument ne répond pas à l’écart constaté.
Quelles sont les conditions et limites ?
- La contestation doit arriver dans le délai imparti (15 jours).
- Elle doit être formelle, documentée, précise (expliquer où l’auditeur s’est trompé, proposer des justifications concrètes).
- Pour une non-conformité majeure, les exigences de preuve seront plus rigoureuses.
- Le certificateur ou l’auditeur peut accepter, refuser ou proposer une version alternative de la non-conformité (par exemple la requalifier de mineure).
En pratique, ce n’est pas toujours la voie la plus efficace — souvent, il est préférable de reconnaître l’écart, de s’engager dans une correction solide, et de démontrer que le remède est appliqué dans les temps.
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Répondre aux non-conformités : plan d’action en 5 étapes
Voici un processus solide pour transformer un rapport d’écart en opportunité d’amélioration :
Étape 1 : analyser et prioriser les écarts
Passez en revue chaque non-conformité, identifiez les indicateurs concernés, et classez-les (mineure / majeure). Une non-conformité majeure exige de réagir prioritairement.
Étape 2 : définir les actions correctives
Pour chaque écart, proposez des actions précises : rédaction ou révision de procédures, formation des équipes, collecte de données supplémentaires, adaptation documentaire, etc.
Étape 3 : produire les preuves justificatives
Documentez les preuves : captures d’écran, listes, rapports, comptes rendus, attestations, etc. Veillez à ce que les preuves soient claires, datées, traçables et liées précisément à l’indicateur concerné.
Étape 4 : Déposer vos éléments de preuve
Pour une non-conformité majeure, vous avez 3 mois après la date de rapport pour déposer vos éléments de preuve.
Étape 5 : vérification et suivi post-correction
L’auditeur ou le certificateur vérifie vos réponses : soit en audit sur site, soit à distance, selon les modalités. Si les corrections sont jugées efficaces, la non-conformité est levée. Sinon, vous pourriez subir un refus ou un retrait de certification.
Une question sur nos kits ?
Risques et conseils pour bien gérer les non-conformités Qualiopi
Thème | Description | Conséquences / Bonnes pratiques |
|---|---|---|
Suspension, retrait ou refus de certification | Une non-conformité majeure non corrigée ou insuffisamment traitée peut entraîner une suspension voire un retrait de la certification. | Risque de devoir repasser un audit initial complet. Corriger rapidement chaque NC et fournir des preuves claires. |
Perte d’accès aux financements | Sans certification valide, l’organisme perd l’accès aux financements publics ou mutualisés (OPCO, État, régions…). | Impact direct sur la pérennité économique. Maintenir la conformité en continu. |
Impact sur la réputation et la confiance | Une NC non traitée affaiblit la crédibilité de l’organisme auprès des clients, financeurs et apprenants. | Travailler en transparence et réactivité pour préserver la confiance. |
Effet sur les audits futurs | Des NC répétées peuvent être requalifiées en majeures. Les auditeurs surveillent particulièrement les points déjà signalés. | Suivre les indicateurs sensibles et corriger durablement les écarts. |
Audit blanc interne | Réaliser un autodiagnostic quelques mois avant l’audit externe pour repérer les faiblesses. | Permet de prévenir les NC avant qu’elles ne soient relevées. |
Documentation rigoureuse | Formaliser les procédures, modes opératoires, supports d’enregistrement et preuves. | Garantit la traçabilité et la clarté lors de l’audit. |
Mise à jour des indicateurs | Actualiser régulièrement les résultats, taux de satisfaction et indicateurs qualité. | Montre une démarche qualité vivante et mesurable. |
Formation des équipes | Sensibiliser tous les collaborateurs aux exigences du référentiel RNQ. | Crée une culture qualité partagée et évite les erreurs récurrentes. |
Amélioration continue | Collecter les retours, analyser les écarts et ajuster les processus. | Renforce la maturité du système qualité et anticipe les NC. |
Relecture du référentiel et du guide de lecture | Vérifier régulièrement les mises à jour du guide Qualiopi. | Assure une veille réglementaire active et évite les interprétations erronées. |
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Qualiopi n’est pas un monstre inaccessible, mais une démarche structurée. Mieux vaut s’appuyer sur des informations fiables et des outils éprouvés pour la réussir sans stress. Si vous avez des questions, nous sommes là pour vous accompagner dans chaque étape.
Conclusion
Les non-conformités Qualiopi ne sont pas des fatalités, mais des alertes qu’il faut saisir avec méthode et rigueur. Vous devez les comprendre, les contester si justifié, mais surtout les corriger avec un plan d’action solide. En adoptant une approche proactive de qualité et une documentation rigoureuse, vous diminuez les risques de surprises lors de l’audit.
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