La certification Qualiopi est devenue incontournable pour les organismes de formation souhaitant accéder aux financements publics ou mutualisés. Mais qui la délivre concrètement, et quel est le rôle exact des certificateurs Qualiopi dans ce processus ?
Depuis la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, une obligation de certification par un organisme tiers indépendant s’impose aux prestataires de formation professionnelle. Ces organismes tiers accrédités, appelés certificateurs Qualiopi, sont chargés de réaliser l’audit qualité et de délivrer – ou non – le fameux certificat.
Table des matières
En bref, dans cet article :
- Les certificateurs Qualiopi sont des organismes accrédités par le COFRAC pour délivrer la certification.
- Ils mènent un audit rigoureux sur site ou à distance, basé sur les 32 indicateurs du RNQ.
- La certification repose sur un processus encadré : analyse, audit, décision, suivi.
- Vous êtes libre de choisir votre certificateur dans la liste officielle publiée par l’État.
- Sans leur validation, pas de Qualiopi, et donc pas de financements publics.
Qu’est-ce qu’un organisme certificateur Qualiopi ?
Un organisme certificateur Qualiopi est une entité privée et indépendante, habilitée à délivrer la certification Qualiopi aux prestataires de formation. Pour pouvoir certifier, ces organismes doivent obtenir une accréditation officielle du Comité français d’accréditation (COFRAC) ou une autorisation ministérielle équivalente. En d’autres termes, seuls les certificateurs accrédités par le COFRAC sont autorisés à émettre la certification Qualiopi. L’accréditation garantit que le certificateur respecte des normes strictes d’impartialité et de compétence sous le contrôle de l’État. (D’ailleurs, on qualifie souvent le COFRAC de « certificateur des certificateurs », tant son rôle est de s’assurer du sérieux de ces organismes)
En France, on compte actuellement une trentaine d’organismes certificateurs Qualiopi. Par exemple, des sociétés comme Sphinx certificationou Capcert figurent parmi la liste officielle des certificateurs. Chaque prestataire de formation peut librement choisir le certificateur de son choix dans cette liste accréditée, liste qui est publiée et mise à jour régulièrement par le Ministère du Travail. Il n’y a donc pas de “certificateur imposé” : à vous de sélectionner l’organisme qui auditera votre structure, en comparant éventuellement leurs tarifs et leurs disponibilités.
La mission des certificateurs Qualiopi
La mission première d’un certificateur Qualiopi est de contrôler la qualité des processus de l’organisme de formation candidat, au regard des exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). En pratique, les certificateurs Qualiopi agissent au nom de l’État pour auditer tous les types de prestataires concernés (organismes de formation continue, centres de bilan de compétences, centres VAE, centres d’apprentissage) et vérifier qu’ils respectent bien chacun des critères qualité de Qualiopi. Ce tiers extérieur apporte un regard impartial sur l’organisation du prestataire et s’assure que celui-ci offre des garanties de sérieux.
La certification Qualiopi repose ainsi sur un audit rigoureux plutôt que sur de la simple déclaration. Contrairement à l’ancien système Datadock (où il suffisait de téléverser des documents justificatifs), le certificateur va exiger des preuves concrètes de la qualité : il ne s’agit plus seulement de fournir un dossier, mais de démontrer sur le terrain la validité des procédures mises en place et l’existence d’une démarche d’amélioration continue. L’auditeur mandaté par le certificateur va non seulement examiner la documentation, mais aussi visiter les locaux, interroger les équipes et s’immerger dans le fonctionnement de l’organisme tout au long de la journée d’audit. Cette évaluation approfondie vise à garantir que le prestataire satisfait aux 7 critères (et 32 indicateurs) du référentiel Qualiopi.
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Le déroulement de l’audit Qualiopi par un certificateur
La procédure de certification Qualiopi se déroule en plusieurs étapes clés, orchestrées par l’organisme certificateur :
- Analyse initiale (pré-audit) : le certificateur examine la demande du prestataire et s’assure que le dossier est recevable. Il propose un contrat qui formalise les engagements de chacune des parties (conditions d’audit, coût, etc.) et fixe la durée de l’audit. À noter : la durée de l’audit Qualiopi est déterminée par des critères légaux (chiffre d’affaires de l’OF, nombre de sites, nombre d’activités certifiées) et sera donc la même quel que soit le certificateur choisi. Une fois le contrat signé, l’organisme certificateur planifie l’audit initial en concertation avec l’organisme audité.
- Audit sur site : lors de l’audit, un auditeur Qualiopi affilié au certificateur est dépêché pour évaluer concrètement le respect du référentiel. L’audit se déroule le plus souvent dans les locaux de l’organisme (ou éventuellement à distance), selon un plan d’audit prédéfini. L’auditeur vérifie chaque indicateur, examine les preuves fournies et relève d’éventuelles non-conformités (écarts par rapport aux critères). À l’issue de la journée, l’auditeur rédige un rapport détaillé, mentionnant les non-conformités identifiées.
- Décision de certification : le rapport d’audit est ensuite examiné par le comité de certification de l’organisme certificateur (une instance interne chargée de garantir l’impartialité). Ce comité prend la décision finale d’attribuer ou non la certification Qualiopi en fonction des constats de l’audit et des actions de correction éventuellement menées par l’organisme audité. La décision finale n’intervient qu’une fois les écarts corrigés : les non-conformités mineures peuvent faire l’objet d’un plan d’actions, tandis que les non-conformités majeures doivent être résolues avant toute délivrance du certificat. Si toutes les exigences sont remplies (ou que les écarts majeurs ont été levés dans le délai imparti), un avis favorable est émis.
- Délivrance du certificat : en cas de décision favorable, le certificateur émet le certificat Qualiopi. Le prestataire obtient alors le droit d’utiliser la marque Qualiopi (logo) et son nom est inscrit dans la liste officielle des organismes certifiés. (En cas d’avis défavorable, l’organisme pourra engager des actions correctives puis solliciter un nouvel audit ultérieurement.)
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Conclusion : un tiers garant de la qualité
En conclusion, l’organisme certificateur Qualiopi joue un rôle central de tiers de confiance dans le dispositif de qualité de la formation professionnelle. Son intervention garantit que les prestataires respectent un standard élevé, condition indispensable pour accéder aux financements publics.
Les certificateurs eux-mêmes sont soumis à une surveillance (via l’accréditation COFRAC) qui assure leur impartialité et leur compétence dans cette mission. Au final, la présence de ces certificateurs indépendants fait que la démarche Qualiopi reste crédible et homogène pour tous : un gage de confiance aussi bien pour les financeurs de la formation que pour les apprenants.
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