Trois ans après l’audit initial, l’enjeu n’est plus de “montrer de jolis documents”, mais de prouver que vos pratiques qualité ont été tenues dans la durée. L’audit de renouvellement sert précisément à confirmer cette continuité.
Le renouvellement, une étape normale du cycle Qualiopi
La certification Qualiopi est délivrée pour trois ans. Le cycle comprend un audit initial, un audit de surveillance (entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois, parfois à distance) et un audit de renouvellement réalisé sur place avant l’échéance, dans des conditions de durée équivalentes à l’audit initial.
Au fond, Qualiopi ne récompense pas un “dossier”, mais des processus : informer, analyser les besoins, concevoir, suivre, évaluer, traiter les réclamations et améliorer. Le guide de lecture RNQ vous sert de boussole pour comprendre le niveau attendu, indicateur par indicateur.
Le bon timing : ne pas attendre le mois 35
Règle n°1 : l’audit de renouvellement doit se tenir avant la date d’échéance, et la décision doit intervenir avant l’expiration (la nouvelle décision prend effet le lendemain de l’échéance du certificat précédent).
Règle n°2 : une non-conformité majeure doit être corrigée et vérifiée sous trois mois, sinon la certification peut être suspendue puis retirée.
C’est pour cela qu’il est recommandé de contacter un certificateur dès le 30ᵉ mois et de programmer l’audit au moins 3 mois avant la fin de validité, afin de garder une marge en cas d’écarts.
Ce que l’auditeur attend au renouvellement :
Un piège fréquent, c’est d’avoir des procédures propres… mais sans traces d’usage. Or les textes précisent que vous devez disposer de tous les éléments de preuve susceptibles d’être demandés ; l’absence de preuve le jour J peut être relevée comme une non-conformité.
En pratique, l’auditeur cherche la cohérence entre ce que vous annoncez au public, ce que vous faites réellement, et ce que vous prouvez (exemples concrets, datés). Il va souvent “tester” votre système par échantillonnage : une ou plusieurs actions conduites depuis le précédent audit, la façon dont vous suivez vos résultats, et la logique d’amélioration continue.
Les preuves qui pèsent le plus (et qui sont souvent sous-estimées)
Sans multiplier les documents, assurez-vous d’avoir des preuves qui racontent une histoire :
- Information et contractualisation : programme, modalités, prérequis, CGV, convocations, accessibilité (avec versions datées).
- Suivi et évaluations : émargements ou traces LMS, évaluations à chaud/à froid, bilans pédagogiques.
- Réclamations et correctifs : registre, analyse, décisions prises, et preuve de mise en œuvre.
- Compétences & veille : plan de développement des compétences, veille (réglementaire / métier), et comment elle est utilisée.
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Nous vous avons résumé tout le référentiel Qualiopi dans un ficher que vous pouvez utiliser comme bon vous semble !
Préparation : 4 actions qui font la différence
1) Reprendre le RNQ avec le guide de lecture (à jour)
Faites une relecture ciblée : les indicateurs où vous avez déjà eu des écarts, ceux qui ont évolué dans vos pratiques (nouvel outil, FOAD, sous-traitance…), et ceux que vous maîtrisez moins.
2) Mettre vos preuves “auditeur-friendly”
Un dossier partagé classé par critère / indicateur, avec des pièces datées (captures, mails, comptes-rendus, exports, bilans, exemples de parcours) suffit souvent. Cherchez la qualité des preuves, pas la quantité : l’auditeur doit pouvoir retrouver une pièce rapidement.
3) Faire un audit blanc
Le Cofrac rappelle que les certificateurs ne peuvent pas faire du conseil à la conformité, mais qu’ils peuvent proposer des pré-audits (audits à blanc).
L’objectif : simuler le parcours de l’auditeur, chronométrer la “recherche de preuves”, et repérer les zones floues (preuve non datée, procédure non appliquée, indicateur mal compris).
4) Sécuriser les sujets sensibles : changements, sous-traitance, multi-sites
Nouveau site, évolution du périmètre, plus de sous-traitance : préparez une explication claire + des preuves. En multi-sites, l’arrêté prévoit des règles d’échantillonnage et insiste sur la fonction centrale : mieux vaut arriver avec une organisation lisible.
Le jour J : une démonstration fluide, pas un “tas de fichiers”
Un audit se passe mieux quand vous racontez un fil simple : “voici notre promesse”, “voici comment on fait”, “voici la preuve”, “voici ce qu’on a amélioré”. Commencez par une vue d’ensemble, puis déroulez indicateur par indicateur. Un document de pilotage (tableau de bord, plan d’amélioration, suivi des réclamations) + 2 ou 3 exemples récents par indicateur clé suffisent souvent.
Une question sur nos kits ?
Et s’il y a des non-conformités ?
Peut-on changer d’organisme certificateur ?
Gagner du temps sans perdre en rigueur
Le renouvellement est surtout un sujet d’organisation : modèles à jour, preuves classées, cohérence par indicateur. Avec un kit prêt à l’emploi, disponible immédiatement, vous partez sur une base solide. Les packs Fast Certif (Kit NDA, Kit Qualiopi, Kit complet NDA + Qualiopi) vous donnent une base pré-remplie et structurée critère par critère, pour vous concentrer sur l’essentiel : adapter à votre réalité et produire des preuves terrain solides.
En anticipant la démarche dès le 30ᵉ mois et en conservant une marge avant l’échéance, le renouvellement Qualiopi devient une étape structurée plutôt qu’une source de stress.
Fast Certif, fort de 5 ans d’expérience, connaît parfaitement ces enjeux. Nous proposons des kits Qualiopi et NDA pré-remplis pour vous aider à monter votre dossier plus rapidement
Qualiopi n’est pas un monstre inaccessible, mais une démarche structurée. Mieux vaut s’appuyer sur des informations fiables et des outils éprouvés pour la réussir sans stress. Si vous avez des questions, nous sommes là pour vous accompagner dans chaque étape.
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