Plusieurs implantations, des équipes réparties… et la même crainte : “L’audit Qualiopi va-t-il devenir ingérable ?”. L’audit multisite reste un audit de processus. La différence, c’est l’exigence de cohérence : votre qualité doit tenir partout, pas seulement “au siège”. Voici comment l’aborder.
1) Multi-sites : la définition qui change tout
En Qualiopi, “multi-sites” ne veut pas dire “j’ai parfois une salle louée ailleurs”. Le cadre officiel vise un organisme couvert par un seul système qualité avec une fonction centrale (pas forcément le siège), qui régit plusieurs sites où se réalisent des activités (administratives, commerciales ou d’ingénierie) entrant dans le champ de la certification. Un site suppose une présence permanente de personnel.
Si vous avez plusieurs lieux avec des équipes rattachées durablement, et que ces lieux participent au déroulement/au pilotage de la prestation, vous êtes dans la logique multi-sites.
2) Le socle : un système qualité unique, piloté au centre
Pour être qualifié multi-sites, il faut notamment : un système qualité unique, une fonction centrale interne (non sous-traitée), l’autorité pour définir et faire fonctionner ce système, et un programme de surveillance couvrant tous les sites.
Si chaque site “fait Qualiopi à sa manière”, le multisite ne tient pas. Des retours de certificateurs le rappellent : sans système qualité unique piloté, l’audit multisite peut être remis en cause.
3) Organisation de l’audit
La fonction centrale est auditée à chaque audit du cycle. Elle doit démontrer qu’elle collecte/analyse les données des sites, qu’elle suit les écarts et qu’elle peut déclencher des changements organisationnels.
Pour les sites, l’échantillonnage est possible, mais vous devez être prêt sur 100% du périmètre :
- audit initial et renouvellement : √(nombre total de sites), arrondi ;
- audit de surveillance : √(nombre total de sites) × 0,6, arrondi, avec au minimum un site non audité à l’audit précédent.
Deux garde-fous à garder en tête : l’organisme certificateur peut décider d’auditer un site particulier, et il est interdit d’exclure un site du périmètre.
4) Ce que l’auditeur attend en multisite
Qualiopi s’appuie sur un référentiel défini par décret et un guide de lecture : vous devez démontrer le respect des exigences, et l’auditeur apprécie la mise en œuvre (pas une simple présence de documents).
En multisite, l’auditeur regarde surtout :
- au centre : vos règles communes, votre pilotage des données, votre traitement des réclamations, et la gestion des actions correctives sur les sites ;
- sur les sites : la réalité terrain (accueil, déroulé, moyens humains/techniques, traçabilité), avec des indicateurs particulièrement observables “là où ça se passe”.
Télécharger gratuitement le tableau au format Excel
Nous vous avons résumé tout le référentiel Qualiopi dans un ficher que vous pouvez utiliser comme bon vous semble !
5) Mode d’emploi : préparer l’audit, sans vous noyer
Étape 1 — Cartographier le périmètre
Liste exhaustive des sites (adresses), rôle de chaque site, catégories d’actions concernées. Cette base sert au plan d’audit et au certificat (qui mentionne les sites).
Étape 2 — Standardiser l’exigence (pas forcément les fichiers)
Visez une exigence commune, avec des preuves adaptées au contexte local (annexes, contacts, contraintes de locaux…). Le guide insiste : les exemples de preuves ne sont pas exhaustifs, ils doivent surtout être pertinents.
Étape 3 — Prouver que vous “surveillez” vos sites
La fonction centrale doit définir une surveillance régulière des sites. Une bonne pratique : une revue qualité périodique, quelques contrôles de dossiers par site, et un plan d’actions unique suivi dans le temps.
Étape 4 — Préparer les preuves comme un récit
L’arrêté est clair : l’absence de preuve le jour de l’audit peut générer une non-conformité. Choisissez des actions représentatives et déroulez le fil : information → analyse → conception → réalisation → évaluation → amélioration. Une preuve peut couvrir plusieurs indicateurs si elle est pertinente.
Étape 5 — Verrouiller le calendrier
L’audit de surveillance se tient entre le 14e et le 22e mois après l’obtention, puis vient le renouvellement avant l’échéance. En multisite, planifier tôt évite qu’un site “décroche” entre deux audits.
6) Ajouter un nouveau site : règle stricte
Un nouveau site doit être audité avant d’être intégré au certificat. Si plusieurs sites sont ajoutés, un échantillonnage s’applique (√ du nombre de nouveaux sites), avec audit de la fonction centrale en complément.
7) Les pièges classiques et comment les éviter
Piège n°1 : croire qu’un site peut rester “hors périmètre”. Le texte interdit d’exclure un site : s’il fait partie du multisite, il doit être piloté et potentiellement audité.
Piège n°2 : confondre “site” et “lieu ponctuel”. La définition d’un site repose sur la présence permanente de personnel. Une salle louée une journée n’est pas, en soi, un site ; à l’inverse, un lieu où votre équipe est rattachée durablement doit être intégré et préparé.
Piège n°3 : une qualité trop décentralisée. Multisite ne veut pas dire “autonome” : la fonction centrale doit garder la main (règles communes, collecte de données, mesures correctives). Si ce pilotage n’est pas démontrable, vous perdez l’intérêt et parfois l’éligibilité du multisite.
Un bon test en 3 questions : qui décide des règles qualité ? qui vérifie l’application sur chaque site ? et comment un écart identifié sur un site est-il analysé et corrigé sur les autres ?
Conclusion
Réussir un audit multisite, c’est maîtriser la cohérence : une fonction centrale qui pilote, une surveillance régulière des sites, et des preuves qui montrent la même exigence partout.
Pour gagner du temps sur la formalisation, les kits Fast Certif vous donnent une base documentaire structurée, pour répondre indicateur par indicateur sans repartir de zéro.
Fast Certif, fort de 5 ans d’expérience, connaît parfaitement ces enjeux. Nous proposons des kits Qualiopi et NDA pré-remplis pour vous aider à monter votre dossier plus rapidement
Qualiopi n’est pas un monstre inaccessible, mais une démarche structurée. Mieux vaut s’appuyer sur des informations fiables et des outils éprouvés pour la réussir sans stress. Si vous avez des questions, nous sommes là pour vous accompagner dans chaque étape.
Fast Certif vous recommande la newsletter Digi-Certif : actus CPF, RS/RNCP, Qualiopi, outils pratiques et alertes utiles — directement dans votre boîte mail.
