En bref, dans cet article :
- Un audit multisite concerne plusieurs sites sous un même NDA avec un système qualité unique
- La fonction centrale est toujours auditée et pilote toute la démarche qualité
- Tous les sites ne sont pas audités : échantillonnage par formule “racine carrée”
- Une non-conformité majeure sur un seul site peut bloquer toute la certification
- Audit de surveillance : entre le 14e et le 22e mois
- Clé de réussite : procédures harmonisées et preuves centralisées sur tous les sites
Qu'est-ce qu'un organisme de formation multisite au sens de Qualiopi ?
La définition officielle
L’article 6 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit est le texte de référence. Il définit un organisme multisite comme une entité couverte par un seul système qualité, comprenant une fonction centrale qui régit plusieurs sites sur lesquels tout ou partie des activités (administrative, commerciale ou ingénierie) entrant dans le champ de la certification sont réalisées.
Ce qui change par rapport à un organisme monosite, c’est principalement l’organisation : un monosite n’a qu’un seul lieu d’activité, tandis qu’un multisite en a plusieurs, tous rattachés au même NDA et pilotés par une entité centrale.
La fonction centrale n’est pas nécessairement le siège social. C’est la structure qui a l’autorité organisationnelle pour définir, mettre en place et faire fonctionner le système qualité.
Les 5 critères cumulatifs d'éligibilité
Pour être reconnu comme organisme multisite au sens de Qualiopi, les 5 conditions suivantes doivent être réunies simultanément.
1. Un NDA unique pour tous les sites. La certification Qualiopi est rattachée au numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité. Tous les sites doivent donc dépendre du même NDA. Un réseau d’entités disposant chacune de son propre numéro d’enregistrement ne peut pas être qualifié d’organisme multisite.
2. Du personnel permanent sur chaque site. Un site est caractérisé par la présence permanente de personnel de l’organisme. Concrètement, le site doit être mentionné comme lieu d’exécution dans le contrat de travail d’au moins un salarié. Une salle de formation louée ponctuellement ne suffit pas.
3. Une fonction centrale identifiée. Elle doit faire partie de l’entité et disposer d’une autorité organisationnelle réelle pour définir, mettre en place et faire fonctionner le système qualité sur l’ensemble des sites. Elle doit aussi être capable de démontrer sa capacité à initier des changements organisationnels si nécessaire.
4. Un système qualité unique et centralisé. Il ne peut pas y avoir un système qualité par site. La démarche qualité est commune, pilotée par la fonction centrale, avec des procédures standardisées et une documentation homogène accessible à tous les sites.
5. Une cohérence du dispositif de formation. Les différents sites doivent partager une unité de management cohérente, avec une gouvernance uniforme. Les sites sont inclus dans un programme de surveillance géré par la fonction centrale.
Ce qui n'est PAS un organisme multisite
Quelques cas fréquemment confondus :
Un réseau d’entités indépendantes ayant chacune son propre NDA ne peut pas être qualifié de multisite, même si elles partagent une enseigne commune. Chaque entité doit passer sa propre certification.
Un organisme dont des salariés sont en télétravail n’est pas multisite pour autant. Le domicile du salarié n’est pas considéré comme un site de l’organisme.
Un organisme constitué de plusieurs services de formation distincts fonctionnant de manière autonome, même rattachés au même NDA et à la même adresse, ne répond pas aux critères multisite si chaque service a sa propre démarche qualité.
Comment se déroule l'audit multisite Qualiopi ?
L'audit initial multisite
L’audit initial d’un organisme multisite se déroule de manière similaire à celui d’un organisme monosite. L’auditeur vérifie la conformité au Référentiel National Qualité (RNQ) sur les 7 critères et 32 indicateurs. Ce qui change, c’est l’organisation logistique et le périmètre géographique.
La fonction centrale est toujours auditée en premier, quel que soit le type d’audit (initial, surveillance ou renouvellement). C’est le point de départ obligatoire de tout audit multisite.
L’échantillonnage des sites suit une formule réglementaire précise : le nombre de sites à auditer est égal à la racine carrée du nombre total de sites, arrondie à l’entier le plus proche. Les sites sont choisis aléatoirement par le certificateur, en veillant à assurer une représentativité des catégories d’actions de formation demandées.
Exemple concret : un organisme avec 1 fonction centrale et 4 sites d’exécution. La racine carrée de 4 = 2. L’auditeur se rendra donc sur la fonction centrale et sur 2 sites supplémentaires, soit 3 adresses au total.
Autre exemple : 30 sites. La racine carrée de 30 = 5,47, arrondi à 6 sites audités (en plus de la fonction centrale).
Aucun site ne peut être systématiquement exclu de l’échantillonnage, même si son activité relève de fonds privés ou si le site est situé à l’étranger (dans ce cas, il peut être audité à distance).
La durée de l’audit est calculée en fonction de trois critères : le chiffre d’affaires lié à la formation, le nombre de catégories d’actions pour lesquelles la certification est demandée, et le nombre de sites. Chaque site supplémentaire à auditer ajoute 0,5 jour à la durée de base.
L'audit de surveillance multisite
L’audit de surveillance est planifié entre le 14e et le 22e mois suivant l’obtention de la certification initiale ou l’audit de renouvellement.
Pour les sites, l’audit de surveillance comprend a minima un site non audité lors de l’audit précédent. La formule appliquée est : racine carrée du nombre total de sites multipliée par 0,6, arrondie à l’entier le plus proche.
Exemple : un organisme avec 10 sites audités à l’audit initial. Pour la surveillance : 10 × 0,6 = 6 sites audités. Deuxième exemple : 3 sites à l’initial. Pour la surveillance : 3 × 0,6 = 1,8, arrondi à 2 sites.
Le certificateur vérifie également que les conditions d’éligibilité multisite sont toujours valides au moment de l’audit de surveillance.
L'audit de renouvellement
La certification Qualiopi est délivrée pour une durée de 3 ans. L’audit de renouvellement doit être réalisé avant la date d’échéance du certificat, dans des délais compatibles avec la levée des éventuelles non-conformités majeures.
Son déroulement est similaire à celui de l’audit initial : même formule d’échantillonnage (racine carrée du nombre total de sites), même durée de base. Le certificateur vérifie également la mise en œuvre des actions correctives définies lors de l’audit de surveillance précédent.
Les spécificités de la fonction centrale
La fonction centrale, c’est le cerveau du système qualité multisite. Sans elle, pas d’audit multisite possible. Si le certificateur constate lors de l’audit que l’organisme ne dispose pas d’un système qualité unique piloté par une fonction centrale, l’audit ne peut tout simplement pas se tenir.
Ce que l’auditeur vérifie sur la fonction centrale :
Il s’assure qu’elle dispose bien de l’autorité pour définir et faire appliquer les procédures qualité sur tous les sites. Il vérifie qu’elle collecte et analyse les données de chaque site, qu’elle pilote les mesures correctives nécessaires, et qu’elle est capable de démontrer sa capacité à initier des changements organisationnels.
L’auditeur contrôle aussi que tous les sites sont inclus dans le programme de surveillance géré par la fonction centrale, et que la liste exhaustive des sites dépendants du NDA est bien fournie.
Le rôle de coordination est central : la fonction centrale doit s’assurer a minima du respect des exigences du RNQ au sein de chacun de ses sites. Elle est responsable des mesures correctives sur les sites, pas les sites eux-mêmes.
Ce qui se passe si la fonction centrale est défaillante. Si une non-conformité est identifiée sur un site, c’est la fonction centrale qui doit déterminer si les autres sites peuvent être affectés. Si c’est le cas, elle met en œuvre les mesures correctives sur tous les sites concernés. Si elle ne peut pas démontrer cette capacité d’analyse et de pilotage, c’est une non-conformité majeure qui bloque la certification pour l’ensemble de l’organisme.
Besoin d'un kit Qualiopi avec tous les document pré-remplis ?
Comment préparer son audit multisite Qualiopi ? (checklist pratique)
C’est la section qui fait vraiment la différence entre un audit réussi et un audit qui part dans tous les sens. Voici ce qu’on apprend à faire — et à ne pas faire — après avoir accompagné des organismes multisite à travers plusieurs cycles de certification.
Avant l'audit
| Point de vigilance | Détail |
|---|---|
| Vérifier que tous les sites partagent bien le même NDA. | Ça paraît évident, mais c’est la première chose à confirmer par écrit. Demandez à votre DREETS la liste officielle des sites rattachés à votre numéro d’enregistrement. |
| Documenter la liste officielle de tous les sites dépendants. | Adresses précises, catégories d’actions réalisées sur chaque site, noms des responsables locaux. Cette liste doit être fournie au certificateur dès la demande de devis. |
| S’assurer que la fonction centrale est identifiée et documentée. | Pas seulement dans les têtes : dans l’organigramme, dans les procédures, dans les délégations de pouvoir. L’auditeur doit pouvoir constater son autorité sur les autres sites sans que vous ayez à l’expliquer oralement. |
| Harmoniser les procédures qualité sur tous les sites. | C’est souvent là que le bât blesse. Chaque site a ses habitudes, ses formulaires maison, ses façons de faire. Avant l’audit, il faut s’assurer que les procédures communes sont effectivement appliquées partout, pas seulement sur le site principal. |
| Préparer les preuves de personnel permanent sur chaque site. | Contrats de travail mentionnant le site comme lieu d’exécution, fiches de poste, organigrammes locaux. Si un site ne peut pas prouver la présence permanente de personnel, il sort du périmètre multisite. |
| Anticiper l’échantillonnage : préparer TOUS les sites. | C’est l’erreur la plus courante. Puisque l’auditeur ne visite qu’un échantillon, certains organismes ne préparent que les sites qu’ils pensent être sélectionnés. Mauvaise stratégie : le tirage est aléatoire, et le certificateur peut choisir n’importe quel site. Chaque site doit être prêt comme si c’était lui qui allait être audité. |
Les documents à avoir prêts
Organigramme multisite avec la fonction centrale clairement identifiée et les liens hiérarchiques vers chaque site
Procédures qualité communes applicables à tous les sites (gestion des réclamations, évaluation des formations, suivi des apprenants…)
Preuves de personnel permanent : contrats de travail avec mention du lieu d’exécution, fiches de poste
Tableau de bord qualité consolidé : indicateurs agrégés pour l’ensemble des sites, pas site par site
Liste des actions de formation par site avec les catégories d’actions concernées
Les erreurs fréquentes à éviter
- Ne préparer que le site principal. L’auditeur peut choisir n’importe quel site dans l’échantillon. Un site non préparé, c’est une non-conformité assurée qui impacte tout le certificat.
- Confondre télétravail et site secondaire. Un salarié en télétravail depuis son domicile ne crée pas de site secondaire. Le domicile n’est pas un site de l’organisme au sens de Qualiopi.
- Avoir des procédures qualité différentes d’un site à l’autre. C’est la définition même de l’absence de système qualité centralisé. Si l’auditeur constate que chaque site a ses propres formulaires et ses propres pratiques, sans lien avec la fonction centrale, c’est une non-conformité directe.
- Ne pas documenter la fonction centrale. Dire à l’auditeur « c’est le siège qui gère tout » sans pouvoir le prouver par des documents, des comptes-rendus de réunions, des remontées d’information des sites, c’est insuffisant.
Ajouter un nouveau site après la certification : l'audit d'extension
Vous avez obtenu votre certification Qualiopi en multisite, et vous ouvrez un nouveau site quelques mois plus tard. Bonne nouvelle : c’est tout à fait possible sans repartir d’un audit initial complet.
La procédure d’ajout de nouveaux sites nécessite qu’un audit soit réalisé avant que les nouveaux sites soient inclus dans le périmètre de certification. Cet audit est réalisé en plus de l’audit de surveillance prévu dans le plan de contrôle.
L’audit à distance est possible pour les nouveaux sites, à l’appréciation du certificateur.
Pour l’échantillonnage des nouveaux sites, la formule est : racine carrée du nombre de nouveaux sites, arrondie à l’entier le plus proche. La fonction centrale est également auditée. Si vous ajoutez 4 nouveaux sites, l’auditeur en visitera 2 (racine carrée de 4).
Si au moins l’un des nouveaux sites met en œuvre une nouvelle catégorie d’actions non couverte par le certificat initial, une demande d’extension de certification doit être déposée conjointement.
Une fois les nouveaux sites validés, le certificat est mis à jour pour mentionner l’ensemble des sites. Il comporte le NDA, le numéro SIREN et les adresses de tous les sites. Ces nouveaux sites sont ensuite intégrés dans le calcul de l’échantillonnage pour les audits suivants.
L’obligation d’affichage de la marque Qualiopi s’applique à tous les sites mentionnés sur le certificat.
Une question ?
Gestion des non-conformités en contexte multisite
La gestion des non-conformités en multisite a une particularité importante : une non-conformité détectée sur un seul site peut avoir des conséquences sur l’ensemble du certificat.
| Sujet | Détail |
|---|---|
| Non-conformité mineure vs majeure | Une non-conformité mineure correspond à une prise en compte partielle d’un indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation. Elle doit être corrigée dans un délai de 6 mois. Si elle n’est pas levée à l’audit suivant, elle est requalifiée en non-conformité majeure. Une non-conformité majeure correspond à la non-prise en compte d’un indicateur, ou à une prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation. Le délai de correction est de 3 mois à compter de la notification. À défaut, la certification est suspendue. Si la correction n’intervient pas dans les 3 mois suivant la suspension, la certification est retirée et un nouvel audit initial est nécessaire. |
| L’impact sur l’ensemble du certificat | C’est le point le plus important en contexte multisite. Si une non-conformité majeure est identifiée sur un ou plusieurs sites, la certification est refusée à l’ensemble de l’organisme multisite jusqu’à ce que des mesures correctives satisfaisantes soient prises. Il est interdit d’exclure un site du périmètre de la certification. |
| Le rôle de la fonction centrale dans la gestion des non-conformités | Lorsqu’une non-conformité est identifiée sur un site, la fonction centrale doit déterminer si les autres sites peuvent être affectés. Si c’est le cas, elle met en œuvre les mesures correctives sur tous les sites concernés et les vérifie. Si ce n’est pas le cas, elle doit démontrer au certificateur pourquoi elle limite le suivi des actions correctives. |
| Le processus de levée | L’organisme transmet les preuves d’actions correctives au certificateur dans le délai imparti. Le certificateur dispose ensuite d’un mois pour vérifier et prendre sa décision. La levée de toutes les non-conformités majeures est une condition obligatoire à la délivrance ou au maintien de la certification. |
Ce que FastCertif peut faire pour vous
Préparer un audit multisite Qualiopi, c’est d’abord une question de documentation. Organigramme multisite, procédures qualité communes, preuves de personnel permanent, tableau de bord consolidé : chaque document doit être conforme au RNQ et cohérent d’un site à l’autre.
C’est exactement pour ça que nous avons conçu nos kits documentaires. Le Pack Qualiopi et le Kit complet NDA+Qualiopi incluent des modèles Word et Excel déjà alignés avec les exigences multisite : organigramme avec fonction centrale, procédures harmonisées, tableaux de suivi par site. Vous n’avez plus qu’à les adapter à votre organisation.
Résultat : tous vos documents multisite sont conformes et prêts pour l’audit, sans avoir à tout construire de zéro.
Besoin d'un kit Qualiopi avec tous les document pré-remplis ?
FAQ
Un organisme multisite au sens de Qualiopi est un organisme de formation qui opère sur plusieurs sites sous un même numéro de déclaration d’activité (NDA), avec une fonction centrale qui pilote un système qualité unique. Pour être reconnu comme tel, l’organisme doit réunir 5 critères cumulatifs : même NDA pour tous les sites, présence permanente de personnel sur chaque site, existence d’une fonction centrale identifiée, système qualité unique et centralisé, et cohérence du dispositif de formation. Ces critères sont définis à l’article 6 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit.
La fonction centrale est toujours auditée, à chaque type d’audit. Pour les sites, le nombre audité est calculé selon la formule de la racine carrée du nombre total de sites, arrondie à l’entier le plus proche (audit initial et renouvellement). Pour l’audit de surveillance, ce nombre est multiplié par un coefficient de 0,6. Exemple : 9 sites = racine carrée de 9 = 3 sites audités à l’initial ; pour la surveillance, 3 × 0,6 = 1,8, arrondi à 2 sites. Aucun site ne peut être systématiquement exclu de l’échantillonnage.
La durée de base est calculée selon le chiffre d’affaires lié à la formation et le nombre de catégories d’actions pour lesquelles la certification est demandée. Pour les organismes multisite, chaque site supplémentaire à auditer ajoute 0,5 jour à cette durée de base. La durée de l’audit de surveillance est calculée selon les mêmes règles, appliquées au nombre de sites échantillonnés pour la surveillance (formule × 0,6). Les modalités de calcul sont définies à l’article 4 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié.
Oui, sans exception. La fonction centrale est auditée lors de chaque audit du cycle : audit initial, audit de surveillance et audit de renouvellement. C’est elle qui porte le système qualité de l’ensemble de l’organisme. Si le certificateur constate que l’organisme ne dispose pas d’une fonction centrale réelle et opérationnelle, l’audit multisite ne peut pas se tenir.
Oui. Un organisme déjà certifié en multisite peut ajouter de nouveaux sites à son périmètre. Un audit doit être réalisé avant l’ajout des sites sur le certificat. Le nombre de nouveaux sites à auditer est calculé par la formule de la racine carrée du nombre de nouveaux sites. L’audit peut être réalisé à distance ou sur site, à l’appréciation du certificateur. Si les nouveaux sites mettent en œuvre une catégorie d’actions non couverte par le certificat existant, une demande d’extension de certification doit être déposée conjointement.
La fonction centrale doit d’abord déterminer si les autres sites peuvent être affectés par cette non-conformité. Si c’est le cas, des mesures correctives sont mises en œuvre sur tous les sites concernés. Si une non-conformité majeure est identifiée sur un ou plusieurs sites, la certification est refusée à l’ensemble de l’organisme multisite jusqu’à ce que des mesures correctives satisfaisantes soient prises. Il est interdit d’exclure un site du périmètre de la certification pour contourner ce principe.
L’audit de surveillance est planifié entre le 14e et le 22e mois suivant l’obtention de la certification initiale ou l’audit de renouvellement. Ce délai est fixé par l’arrêté du 6 juin 2019 modifié. Il est conseillé de ne pas attendre le dernier moment : le certificateur doit planifier l’audit, et en cas de non-conformités majeures, il faut disposer du temps nécessaire pour les corriger avant l’échéance.
Fast Certif vous recommande la newsletter Digi-Certif : actus CPF, RS/RNCP, Qualiopi, outils pratiques et alertes utiles — directement dans votre boîte mail.
