Dans la vie d’un organisme de formation, le contrôle est un mécanisme normal dès qu’il y a des financements publics ou mutualisés (OPCO, Régions, France Travail, CPF…).
L’idée n’est pas de “piéger” les OF, mais de vérifier deux choses très concrètes : la réalité des actions de formation et la conformité de l’utilisation des fonds.
Le ministère du Travail rappelle d’ailleurs que le contrôle peut se faire à distance ou sur place, et qu’il aboutit à un rapport qui identifie les écarts éventuels et peut proposer des suites administratives ou financières.
En bref, dans cet article :
- Un contrôle OF est normal dès qu’il y a des fonds publics ou mutualisés.
- Il peut venir de la DREETS, d’un financeur (OPCO, Région, France Travail) ou du CPF.
- Qualiopi ne protège pas d’un contrôle administratif ou financier.
- Risques en cas d’écart : rejet de dépenses, remboursements, sanctions.
1) Pourquoi vous pouvez être contrôlé ?
Un contrôle peut être déclenché dans de nombreux cas : échantillonnage, campagne thématique, signalement, incohérence repérée dans des dossiers, ou simple logique de sécurisation des dépenses.
En toile de fond, la règle est stable : dès qu’il y a des fonds mobilisés dans le champ de la formation professionnelle, il faut pouvoir justifier la réalité de la prestation.
Et attention à une confusion fréquente : être certifié Qualiopi aide à structurer la qualité, mais ne protège pas d’un contrôle administratif/financier (État) ou d’un contrôle financeur (service fait). Ces démarches ne portent pas exactement sur les mêmes objets.
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2) Qui peut vous contrôler : les acteurs à connaître
Pour y voir clair, retenez que plusieurs “niveaux” coexistent.
Voici les principaux intervenants, avec leur logique :
- L’État (DREETS / service régional de contrôle) : contrôle administratif et financier des acteurs de la formation professionnelle, selon la procédure du Code du travail.
- Les financeurs (OPCO, Régions, France Travail, etc.) : vérification du service fait, de la conformité des pièces et de la réalité des actions financées.
- La Caisse des Dépôts (CPF / Mon Compte Formation) : démarche d’évaluation de la qualité des actions éligibles au CPF, avec des contrôles “standards” et “exhaustifs” et une grille officielle.
À côté, il y a l’audit Qualiopi (initial, surveillance, renouvellement) : ce n’est pas un contrôle de l’État, mais une certification qualité réalisée par un organisme certificateur, avec des règles de preuve propres au Référentiel National Qualité.
3) Comment se déroule un contrôle, en vrai
Sur pièces ou à distance : deux formats, une même exigence
Le ministère du Travail précise que le contrôle peut se dérouler sur pièces ou à distance. En cas de contrôle sur place, il est souvent précédé d’un avis (qui peut être facultatif), puis un avis de fin de période d’instruction est adressé lorsque la phase d’examen est terminée. Ensuite, un rapport de contrôle formalise les constats, les écarts et, si nécessaire, les recommandations et suites proposées.
La règle qui revient toujours : “montrez-moi la preuve”
Le Code du travail est très clair sur l’obligation de présenter aux agents de contrôle les documents permettant d’établir l’origine des fonds et la réalité des dépenses liées aux activités de formation professionnelle.
En pratique, c’est exactement ce qu’on vous demandera : prouver la cohérence entre administratif, pédagogique et financier.
4) Les points qui posent problème
Un contrôle se complique rarement sur un détail de mise en page. Il se complique quand l’OF n’arrive pas à démontrer la réalité du “service fait” ou quand des dépenses/recettes ne sont pas justifiables au regard de l’activité formation.
Sur le plan légal, l’enjeu central est le risque de voir certaines actions requalifiées ou certaines dépenses rejetées si elles ne sont pas rattachables ou justifiables dans le cadre de l’activité de formation. La jurisprudence et les analyses juridiques rappellent régulièrement que l’OF doit pouvoir établir le bien-fondé et le rattachement des dépenses à l’activité formation.
Côté CPF, la démarche est cadrée : les contrôles standards portent sur un échantillonnage et l’analyse de dossiers clôturés, avec une logique de score (et des seuils) ; si besoin, un contrôle plus approfondi peut suivre.
Tout est documenté dans les guides et grilles de la plateforme OF Mon Compte Formation.
5) Se préparer sans s’enfermer dans l’administratif
L’erreur classique, c’est de vouloir “tout produire” au moment où la demande tombe.
Le bon réflexe, c’est d’avoir une organisation simple qui permet, pour chaque action, de reconstituer l’histoire de bout en bout : ce qui a été vendu, ce qui a été réalisé, et ce qui a été facturé.
Voici les réflexes qui font gagner du temps :
- Un dossier par action (ou par client) avec une logique identique à chaque fois : contrat/convention, programme, preuves de réalisation, évaluations, factures, paiements.
- Cohérence stricte entre ce qui est annoncé (durée, modalités, objectifs), ce qui est tracé (émargements/logs FOAD), et ce qui est facturé.
- Sous-traitance cadrée : contrat, périmètre, rôle, preuves que la prestation a bien été assurée et suivie.
- Pour le CPF : alignement entre l’offre publiée sur la plateforme, les CGU/attendus et les preuves déposées en cas de contrôle.
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6) Le lien direct avec vos démarches NDA et Qualiopi
Beaucoup d’OF réalisent l’importance de la preuve au moment de déposer leur NDA ou de préparer Qualiopi.
Ce n’est pas un hasard : la déclaration d’activité est adressée au service régional de contrôle (DREETS) et vous fait entrer dans un cadre où la traçabilité devient incontournable.
C’est là que des modèles bien structurés changent tout : conventions/contrats, programmes, trames d’évaluations, attestations, feuilles d’émargement, procédures… Quand la base documentaire est solide, vous évitez les trous dans la raquette (et les incohérences entre documents).
C’est exactement l’intérêt de packs comme ceux de Fast Certif : partir sur des documents conformes et cohérents, pour déposer votre NDA sereinement et préparer Qualiopi dans la foulée.
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