En bref, dans cet article :
- La convention de formation est un contrat obligatoire dès qu’un tiers finance la formation (entreprise, OPCO, État…)
- Elle encadre la relation entre l’organisme de formation et le financeur
- Des mentions légales sont obligatoires (objectifs, programme, durée, prix, modalités…)
- À ne pas confondre avec le contrat de formation individuel (pour les particuliers)
- En audit Qualiopi : document essentiel, doit être complet et signé avant la formation
- Risque en cas de non-conformité : sanctions, retrait du NDA ou perte de Qualiopi
Qu'est-ce qu'une convention de formation ?
La convention de formation est un document contractuel encadré par l’article L.6353-1 du Code du travail. Prévue par cet article, elle est définie comme « un contrat conclu entre un dispensateur de formation et un financeur qui définit leurs obligations réciproques ». En clair, c’est l’accord écrit qui formalise la relation entre l’organisme qui dispense la formation et l’entité qui la finance.
Elle s’inscrit dans le cadre des actions concourant au développement des compétences visées à l’article L.6313-1 du Code du travail. Les mentions qu’elle doit contenir sont précisées par voie réglementaire, notamment à l’article D.6353-1 du Code du travail, issu du décret du 28 décembre 2018.
À qui s’adresse-t-elle ? La convention de formation professionnelle concerne trois acteurs principaux :
- l’organisme de formation (ou le formateur indépendant) qui dispense la prestation,
- l’acheteur de formation (l’employeur, l’OPCO, une collectivité, France Travail…) qui la finance,
- et parfois le salarié ou l’apprenant lui-même lorsque la formation est mise en place à son initiative dans le cadre d’un CPF co-financé ou d’une action débouchant sur une certification.
Quand la convention de formation est-elle obligatoire ?
La réponse courte : dès que la formation est financée par un organisme public ou par l’employeur d’un salarié, la convention de formation s’impose.
Plus précisément, l’article D.6353-1 du Code du travail prévoit que la convention est requise lorsque les actions de développement des compétences sont financées par un organisme collecteur (OPCO), par un financeur public (État, Région, France Travail) ou par un employeur dans le cadre de son plan de développement des compétences. Dans ce contexte, la convention de formation professionnelle est le document contractuel de référence.
| Situation | Convention obligatoire ? |
|---|---|
| Formation financée par l’employeur (plan de développement des compétences) | Oui |
| Formation co-financée par un OPCO | Oui |
| Formation financée par une collectivité ou France Travail | Oui |
| CPF co-financé par l’employeur avec accord | Oui (convention tripartite) |
| CPF mobilisé seul par le salarié via Mon Compte Formation | Non (les CGU de la plateforme tiennent lieu de convention) |
| Particulier finançant lui-même sa formation | Non (contrat de formation individuel à la place) |
À noter : en l’absence de convention formelle, un bon de commande ou une facture comportant toutes les mentions obligatoires peut juridiquement en tenir lieu, comme le précise l’article D.6353-1. Mais en pratique, la convention reste fortement recommandée car elle formalise les engagements réciproques et constitue un élément de preuve solide, notamment lors d’un audit Qualiopi.
Que doit contenir une convention de formation ?
L’article D.6353-1 du Code du travail fixe la liste des mentions que doit comporter toute convention de formation professionnelle lorsque l’action est financée par un organisme collecteur ou un financeur public.
Voici les éléments indispensables :
L’intitulé de l’action de formation : le nom exact de la formation telle qu’elle est dispensée.
L’objectif de l’action : les compétences visées et les résultats attendus à l’issue de la formation.
Le contenu de l’action : le programme détaillé, les modules, les thématiques abordées.
Les moyens prévus : moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mis en oeuvre.
La durée de l’action : nombre d’heures total, répartition par journée ou demi-journée.
La période de réalisation : dates de début et de fin de la formation.
Les modalités de déroulement : présentiel, distanciel, mixte, en situation de travail (AFEST).
Les modalités de suivi : feuilles d’émargement, suivi de connexion pour le distanciel, etc.
La sanction de l’action : attestation de formation, certificat, diplôme ou titre professionnel délivré à l’issue.
Le prix de l’action : coût total HT et TTC, ventilé si nécessaire.
Les modalités de règlement : échéancier, conditions de paiement, prise en charge par un tiers financeur.
L’identité des parties : raison sociale, adresse, numéro SIREN de l’organisme de formation et du financeur, ainsi que le numéro de déclaration d’activité (NDA) de l’organisme.
Pour les formations qui se déroulent en tout ou partie à distance, il convient d’ajouter les modalités spécifiques de suivi et d’évaluation propres aux séquences de formation ouverte ou à distance (FOAD), conformément aux dispositions du Code du travail.
Bon à savoir : Si votre organisme vient de signer sa toute première convention et n’a pas encore reçu son NDA, la mention « numéro en cours d’obtention » est admise dans le document. La déclaration d’activité doit être déposée auprès de la DREETS dans les 3 mois suivant la signature de cette première convention.
Une question ?
Convention de formation et Qualiopi : ce que ça change
Qualiopi est la certification qualité obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour tout organisme de formation souhaitant accéder aux financements publics ou mutualisés. Elle repose sur un Référentiel National Qualité (RNQ) composé de 7 critères et 32 indicateurs.
La convention de formation est directement concernée par plusieurs indicateurs du référentiel. Elle constitue un élément de preuve central lors de l’audit : l’auditeur vérifiera qu’elle existe, qu’elle est signée avant le démarrage de la formation, et qu’elle contient bien toutes les mentions requises.
Au-delà des mentions légales du Code du travail, les organismes certifiés Qualiopi ont tout intérêt à enrichir leur convention de formation avec des éléments complémentaires attendus par les auditeurs. Parmi eux : la mention explicite des modalités d’évaluation des acquis (en entrée et en sortie de formation), les conditions d’accueil des personnes en situation de handicap (référent handicap), les modalités de recueil de la satisfaction des apprenants, et les conditions de résiliation anticipée.
Ces mentions complémentaires ne sont pas toutes exigées par le seul Code du travail, mais elles répondent aux attentes concrètes des auditeurs Qualiopi et sécurisent la relation contractuelle avec le financeur.
Bon à savoir : Utiliser une convention de formation non conforme aux exigences du RNQ peut générer une non-conformité lors de l’audit, voire une non-conformité majeure si le document est systématiquement incomplet. Une convention bien rédigée, c’est aussi un dossier d’audit qui se prépare sereinement.
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Comment rédiger une convention de formation ?
La rédaction d’une convention de formation n’est pas réservée aux juristes, mais elle demande de la rigueur. Voici comment procéder concrètement.
- La première étape consiste à identifier les parties et le cadre de financement. Avant même d’ouvrir un document, posez-vous la question : qui finance ? S’il s’agit d’une entreprise, d’un OPCO ou d’une collectivité, c’est bien une convention qu’il faut rédiger. Si c’est un particulier qui paie de sa poche, il faut utiliser un contrat de formation individuel.
- Ensuite, rassemblez les informations relatives à l’action de formation : intitulé exact, objectifs pédagogiques, programme détaillé, durée, dates, lieu ou modalités de connexion pour le distanciel. Ces éléments doivent être précis et cohérents avec le programme de formation que vous avez préalablement établi.
- La troisième étape est la rédaction du volet financier : indiquez le prix total de la formation, les modalités de règlement et, le cas échéant, la part prise en charge par un tiers financeur. Si un OPCO intervient, précisez les conditions de facturation et les délais de prise en charge.
- Enfin, la convention doit être signée avant le démarrage de la formation et avant tout règlement de frais. Chaque partie en conserve un exemplaire original daté et signé. En pratique, la signature électronique est aujourd’hui couramment acceptée par les financeurs.
Qui rédige la convention ? C’est en principe l’organisme de formation qui prépare et propose la convention à l’acheteur. L’entreprise cliente peut demander des modifications, mais c’est l’OF qui porte la responsabilité de la conformité du document.
Les erreurs les plus fréquentes à éviter : La première est d’oublier des mentions obligatoires, notamment les modalités d’évaluation ou la sanction de la formation. La deuxième est de signer la convention après le démarrage de la formation, ce qui la rend inopposable en cas de litige ou de contrôle. La troisième est de confondre convention et contrat de formation : utiliser une convention pour un particulier qui finance lui-même sa formation est une non-conformité juridique. La quatrième, fréquente chez les formateurs indépendants qui débutent, est d’oublier de mentionner le NDA ou d’indiquer « en cours d’obtention » si la première convention est signée avant l’enregistrement.
Que se passe-t-il en cas de non-respect ?
Ne pas respecter les obligations liées à la convention de formation expose l’organisme à des conséquences sérieuses, à la fois sur le plan juridique et sur le plan de la certification.
Sur le plan légal, le manquement aux obligations relatives aux conventions et contrats de formation est passible d’une amende pénale de 4 500 euros, conformément aux articles L.6355-1 et suivants du Code du travail. En cas de récidive ou de manquements graves, la condamnation peut être assortie d’une interdiction temporaire ou définitive d’exercer en tant que dirigeant d’un organisme de formation.
Au-delà des sanctions pénales, la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) peut, lors d’un contrôle administratif et financier, constater l’absence ou la non-conformité des conventions. Si des manquements graves sont relevés, les conséquences peuvent aller jusqu’au retrait du numéro de déclaration d’activité (NDA), au remboursement des fonds publics perçus, voire à l’interdiction d’exercer.
Sur le plan de la certification Qualiopi, une convention de formation incomplète ou absente constitue une non-conformité lors de l’audit. Selon la gravité et la systématicité du manquement, cette non-conformité peut être mineure ou majeure. Une non-conformité majeure non levée dans les délais peut entraîner le refus ou le retrait de la certification Qualiopi, avec pour conséquence directe la perte d’accès aux financements publics et mutualisés.
Alerte : La déclaration d’activité peut être annulée par le préfet de région lorsque les dispositions des articles L.6353-1 et suivants du Code du travail relatives aux conventions et contrats de formation ne sont pas respectées. Une convention mal rédigée n’est pas une simple formalité manquée : c’est un risque réel pour la pérennité de l’activité.
Une question ?
FAQ
C’est l’organisme de formation (ou le formateur indépendant) qui rédige et fournit la convention de formation à l’acheteur. En pratique, l’OF prépare un modèle qu’il adapte à chaque action de formation, puis le soumet à la signature de l’entreprise cliente ou du financeur. Certains OPCO disposent de leurs propres modèles de convention, mais l’OF reste responsable de la conformité du document.
La convention de formation est conclue entre un organisme de formation et une personne morale (entreprise, OPCO, collectivité) qui finance la formation pour le compte de salariés ou de bénéficiaires. Le contrat de formation individuel, lui, est conclu directement avec une personne physique qui finance elle-même sa formation, à titre individuel et à ses propres frais. Les deux documents ont des bases légales différentes et des protections distinctes pour le stagiaire.
Oui, absolument. Selon BPI France Création, « un formateur indépendant doit conclure, dans le cadre de la formation professionnelle continue, une convention avec chacun de ses clients » lorsque ce client est une personne morale. La convention de formation pour formateur indépendant est soumise aux mêmes obligations légales que pour un organisme de formation structuré. Elle est également indispensable pour obtenir le numéro de déclaration d’activité (NDA) auprès de la DREETS.
La certification Qualiopi n’exige pas formellement un modèle de convention particulier, mais elle suppose que l’organisme dispose de conventions conformes au Code du travail et qu’il les utilise systématiquement. Lors de l’audit, l’auditeur vérifie que les conventions existent, qu’elles sont signées avant le démarrage des formations, et qu’elles contiennent les mentions attendues. Une convention absente ou incomplète peut générer une non-conformité qui met en péril la certification.
Oui, tout à fait. Il n’existe pas de document type officiel imposé par la loi : ce qui compte, c’est que la convention contienne toutes les mentions obligatoires définies à l’article D.6353-1 du Code du travail. Un modèle de convention de formation Word bien structuré, pré-rempli avec les bonnes clauses, est une solution pratique et efficace. C’est précisément ce que propose fastcertif.com : un modèle Word directement utilisable, conforme au Code du travail et aux exigences Qualiopi.
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