Indicateur 22 Qualiopi : gérer les compétences de son équipe

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L’indicateur 22, c’est celui qui met le nez dans les compétences de votre équipe. Et souvent, c’est celui qui coince le jour de l’audit.

Je vois passer des dizaines de dossiers chaque mois chez FastCertif. Et l’indicateur 22 fait partie du top 5 des indicateurs où les organismes de formation se font épingler. Pas parce qu’ils n’ont pas de bons formateurs. Mais parce qu’ils n’ont aucune preuve formalisée de la gestion des compétences. Voyons comment corriger ça.

Que demande exactement l’indicateur 22 du RNQ ?

L’indicateur 22 appartient au critère 5 du Référentiel National Qualité, celui qui porte sur la qualification et le développement des compétences des personnels. Son intitulé officiel : « Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre. »

Concrètement, l’auditeur va vérifier trois choses :

• Vous avez identifié les compétences nécessaires pour délivrer vos formations.
• Vous entretenez ces compétences (formation continue, veille, montée en compétence).
• Vous pouvez le prouver avec des documents datés et traçables.

C’est valable pour vos formateurs salariés, mais aussi pour tout personnel impliqué dans la prestation : coordinateurs pédagogiques, responsables qualité, référents handicap. Si vous travaillez avec des sous-traitants ou co-traitants, je vous recommande de lire notre article sur Qualiopi et co-traitance : droits et obligations pour comprendre où s’arrête votre responsabilité.

Pourquoi cet indicateur pose problème

La plupart des OF que j’accompagne ont des formateurs compétents. Le souci, ce n’est pas le terrain. C’est le process documentaire.

Voici les erreurs classiques :

• Aucun plan de développement des compétences formalisé.
• Des attestations de formation introuvables ou périmées.
• Pas de lien clair entre les compétences détenues et les formations dispensées.
• Confusion entre l’indicateur 21 (compétences des intervenants) et l’indicateur 22 (entretien et développement de ces compétences).

L’indicateur 21 demande de vérifier que vos formateurs sont qualifiés. L’indicateur 22 demande de prouver que vous maintenez et développez leurs compétences dans le temps. C’est une logique d’amélioration continue, pas juste un contrôle statique.

Les preuves attendues par l’auditeur

Pas besoin d’usine à gaz. L’auditeur cherche des éléments simples, concrets et datés. Voici ce qui fonctionne :

1. Un plan de développement des compétences

C’est le document pivot. Il liste, pour chaque membre de l’équipe, les compétences à maintenir ou acquérir, les actions prévues et les échéances. Un tableau Excel bien structuré suffit largement. Pas besoin d’un SIRH à 500 €/mois.

2. Les preuves d’actions réalisées

Attestations de formation, certificats, comptes-rendus de conférences, preuves de participation à des webinaires, abonnements à des revues professionnelles, bilans de veille sectorielle… Tout ce qui montre que l’équipe se forme et évolue. Pensez aussi aux échanges de pratiques entre pairs, très valorisés par les certificateurs.

3. Les entretiens professionnels

Si vous avez des formateurs salariés, les entretiens professionnels obligatoires (tous les 2 ans selon le Code du travail, article L6315-1) servent directement de preuve. Conservez les comptes-rendus signés.

4. Un suivi dans le temps

L’auditeur de surveillance va regarder ce qui a été fait depuis le dernier audit. Si votre plan de développement n’a pas bougé en 18 mois, c’est un signal rouge. Mettez à jour au minimum une fois par an.

Comment structurer votre process en 4 étapes

Voici la méthode que je recommande. Elle tient en 4 étapes et ne prend pas plus d’une demi-journée à mettre en place :

• Étape 1 : Lister toutes les personnes impliquées dans vos prestations (formateurs, coordinateurs, administratifs clés).
• Étape 2 : Pour chaque personne, identifier les compétences requises par rapport aux formations délivrées.
• Étape 3 : Définir des actions de développement (formation, veille, tutorat, autoformation) avec un calendrier.
• Étape 4 : Collecter et archiver les preuves au fil de l’eau. Pas la veille de l’audit.

Pour ceux qui partent de zéro, notre pack de documents Qualiopi pré-remplis contient un template de plan de développement des compétences prêt à l’emploi, avec la trame validée par des auditeurs.

Cas particulier : vous êtes formateur indépendant

Si vous êtes seul, l’indicateur 22 s’applique quand même. À vous-même. L’auditeur va vérifier que vous entretenez vos propres compétences. C’est souvent plus simple à prouver : attestations de formation continue, certifications obtenues, participation à des événements professionnels, abonnement à une plateforme de veille.

Le guide de lecture du RNQ publié par France Compétences précise que l’évaluation tient compte de la taille de la structure. Un indépendant n’a pas besoin d’un plan aussi formel qu’un OF de 50 salariés. Mais il lui faut quand même des traces écrites.

Ce que l’auditeur ne veut surtout pas voir

• Un dossier vide avec la mention « en cours de construction ».
• Des CV de formateurs sans aucune mise à jour depuis 3 ans.
• Un plan de formation théorique jamais exécuté.
• Aucune preuve de veille métier ou pédagogique.

La formation continue est une obligation légale pour de nombreuses professions réglementées. Même en dehors de ce cadre, l’esprit de l’indicateur 22 est clair : un OF qui ne fait pas progresser ses équipes finit par livrer des prestations obsolètes.

En résumé

L’indicateur 22 n’est pas le plus complexe du RNQ. Mais c’est celui qui demande de la régularité. Formalisez un plan, collectez vos preuves tout au long de l’année, et vous passerez l’audit sans transpirer.

Si vous avez besoin d’un coup de main pour structurer tout ça — ou si vous préparez votre audit initial — contactez-moi directement. On regarde ensemble où vous en êtes et ce qu’il manque. Simple et efficace.

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