Les exigences Qualiopi pour un Bilan de compétences
Le bilan de compétences est une prestation strictement encadrée, à la fois par le Code du travail et par les exigences de la certification Qualiopi.
Pour les organismes qui souhaitent mobiliser des financements, notamment via le CPF, la conformité ne repose pas uniquement sur la qualité de l’accompagnement, mais sur la capacité à démontrer, preuves à l’appui, le respect du cadre réglementaire et du Référentiel national qualité.
Cet article revient sur les exigences Qualiopi spécifiques aux bilans de compétences, afin d’aider les prestataires à structurer leur démarche et à sécuriser leur audit.
En bref, dans cet article :
- Qualiopi est obligatoire pour financer un bilan via le CPF.
- Le bilan est strictement encadré : consentement, confidentialité, 24 h max, 3 phases obligatoires.
- Compétence des consultants et moyens utilisés doivent être prouvés.
- Satisfaction, réclamations et amélioration continue sont attendues.
Qualiopi : pourquoi les centres de bilan sont concernés
La certification Qualiopi s’applique aux prestataires qui souhaitent bénéficier de financements publics ou mutualisés, et elle peut être délivrée pour plusieurs catégories d’actions, dont les bilans de compétences.
En clair : vous pouvez proposer un bilan “hors financements”, mais si vous visez le CPF (ou d’autres financements), la certification devient, dans les faits, un prérequis.
La certification est délivrée par des organismes certificateurs accrédités par le Cofrac (ou des instances de labellisation reconnues par France Compétences) : c’est donc une évaluation externe, sur pièces et sur site, de votre système qualité.
Le socle légal du bilan de compétences : votre point de départ
Qualiopi ne remplace pas la loi : l’audit vérifie aussi que vos processus qualité s’alignent sur le cadre du Code du travail. Le bilan ne peut être réalisé qu’avec le consentement du bénéficiaire, les informations sont confidentielles, et la durée est plafonnée à 24 heures.
Le texte impose en outre un déroulé en trois phases : préliminaire, investigation, conclusions.
C’est une base non négociable : si votre offre ressemble à du coaching généraliste sans étapes ni restitution formalisée, vous vous exposez (audit, financeurs, éligibilité CPF).
Ce que l’auditeur Qualiopi va vérifier
Le Référentiel national qualité (RNQ) repose sur 7 critères et 32 indicateurs, et un guide officiel précise ce qui est attendu et quelles preuves sont recevables.
Pour un centre de bilan, la logique est simple : prouver que la prestation est claire, personnalisée, traçable et pilotée.
Informer clairement le public (critère 1)
Vos supports (site, brochure, fiche CPF) doivent rendre l’offre “compréhensible” : objectifs, durée, modalités, déroulé, livrables, tarifs, accessibilité. Mon Compte Formation rappelle qu’un bilan est encadré et invite à vérifier des critères avant l’achat.
Bon réflexe : présenter explicitement les 3 phases et ce qui est remis en fin de prestation (synthèse, plan d’action).
Personnaliser et contractualiser (critère 2)
L’auditeur attend des preuves de personnalisation : entretien de cadrage, analyse de la situation, objectifs co-construits, adaptation des outils et du rythme.
Sur le terrain, les accompagnateurs recommandent de formaliser ce cadrage (diagnostic, convention, programme individualisé) pour sécuriser la conformité.
Suivre et tracer le parcours (critère 3)
Vous devez pouvoir démontrer le déroulement réel : planning, convocations, preuves de réalisation, suivi des absences/reports, ressources mises à disposition.
En distanciel, la traçabilité doit être aussi robuste que le présentiel (ce n’est pas le format qui compte, c’est la preuve).
Disposer de moyens cohérents (critères 4 et 5)
Tests, questionnaires, grilles d’analyse, ressources métiers : tout est possible si c’est justifié et maîtrisé (conditions d’usage, interprétation, confidentialité).
Côté équipe, il faut documenter la compétence des consultants et montrer comment l’organisme la pilote : formation continue, supervision, échanges de pratiques, veille.
S’ancrer dans l’écosystème et s’améliorer (critères 6 et 7)
Le critère 6 se traduit souvent par une veille active (métiers, secteurs, dispositifs), des ressources à jour et, si possible, des relais utiles au bénéficiaire.
Le critère 7 demande un système vivant : recueil d’avis, traitement des réclamations, analyse d’indicateurs et actions correctives (même simples, mais régulières).
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CPF : ne pas confondre “Qualiopi” et “éligibilité”
Être certifié Qualiopi ne suffit pas toujours à sécuriser une offre sur Mon Compte Formation. La plateforme publie des règles et bonnes pratiques pour les organismes qui diffusent via EDOF, afin de garantir que la prestation proposée est bien un bilan de compétences conforme et traçable.
Les points qui font souvent trébucher : intitulés flous, promesses trop “coaching”, livrables mal décrits, traçabilité insuffisante.
Les preuves à préparer : la mini-checklist qui change tout
Pour aborder l’audit sereinement, visez un dossier cohérent (mêmes termes, même déroulé, mêmes preuves), plutôt qu’un empilement de modèles disparates :
- Une procédure “bilan de compétences” décrivant les 3 phases, la durée, les livrables et la confidentialité
- Une trame d’entretien préliminaire + une grille d’analyse du besoin et de contractualisation
- Une convention/contrat + un document d’information remis au bénéficiaire (dont accessibilité)
- Un planning type + convocations + preuves de réalisation (émargements, attestations, traces distancielles)
- Une trame de synthèse/restitution + règles d’archivage (durée, accès, confidentialité/RGPD)
- Les preuves de compétences des consultants (CV, diplômes, plan de développement des compétences, veille)
- Une procédure réclamations + recueil d’avis + suivi des actions d’amélioration
Si vous partez de zéro, le plus long n’est pas “d’écrire”, mais d’aligner l’ensemble pour qu’il raconte la même histoire le jour J.
Fast Certif, fort de 5 ans d’expérience, connaît parfaitement ces enjeux. Nous proposons des kits Qualiopi et NDA pré-remplis pour vous aider à monter votre dossier plus rapidement
Qualiopi n’est pas un monstre inaccessible, mais une démarche structurée. Mieux vaut s’appuyer sur des informations fiables et des outils éprouvés pour la réussir sans stress. Si vous avez des questions, nous sommes là pour vous accompagner dans chaque étape.
Dernier conseil pragmatique : préparez des exemples récents (2 à 3 dossiers anonymisés), et assurez-vous que vos preuves correspondent exactement à votre déroulé réel, sans “paperasse” inutile.
En résumé
Un bilan de compétences de qualité se vit avec le bénéficiaire ; un bilan “conforme Qualiopi” se démontre. En respectant le cadre légal (phases, consentement, confidentialité, 24 h) et en produisant des preuves cohérentes au regard du RNQ, vous sécurisez à la fois votre audit et votre offre CPF.
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