La checklist des documents obligatoires pour les OF
Créer ou gérer un organisme de formation, ce n’est pas seulement « animer des sessions ».
En France, une partie de votre crédibilité et de votre conformité se joue sur vos documents : ceux demandés au moment de la déclaration d’activité (NDA), ceux remis aux clients et aux stagiaires, ceux qui prouvent la réalité des actions, et ceux exigés chaque année (BPF).
En cas de contrôle (DREETS), ce sont souvent ces pièces qui font la différence.
En bref :
- La conformité d’un OF repose d’abord sur ses documents obligatoires.
- Dès le démarrage : NDA, avec preuve de 1ʳᵉ prestation claire et conforme.
- Avant la formation : convention ou contrat, programme, règlement intérieur.
- Pendant / après : émargements, preuves FOAD, attestation de fin de formation.
- Chaque année : BPF obligatoire, même sans activité.
- À ne pas oublier : RGPD (information, registre, conservation).
1) Les documents à avoir dès le démarrage
La règle à retenir : vous déclarez votre activité dans les 3 mois qui suivent le début effectif de votre activité de formation (première action réalisée). La démarche se fait via Mon Activité Formation (MAF).
Lors de cette déclaration, l’administration demande des pièces justificatives. La liste exacte est encadrée par le Code du travail et rappelée sur le site du ministère du Travail : on vous demandera notamment la preuve de votre immatriculation (SIREN), le bulletin n°3 du casier judiciaire (dirigeant/déclarant), et un justificatif de votre première prestation (première convention, bon de commande ou facture).
Astuce terrain : beaucoup d’OF bloquent parce que leur “première prestation” est floue (devis non signé, programme absent, facture trop vague). Ayez une convention/commande/facture propre, avec les mentions attendues.
2) Les documents contractuels à remettre avant la formation
Convention de formation
Pour la formation professionnelle, la convention (ou, à défaut, le bon de commande ou la facture) doit comporter des mentions obligatoires fixées par la loi et un décret : intitulé, objectifs, contenu, moyens, durée/période, modalités de suivi/sanction, prix et modalités de règlement…
Pourquoi c’est important ? Parce que c’est votre pièce maîtresse : elle prouve l’accord entre l’acheteur et l’OF, encadre la prestation, et sert de base en cas de litige ou de contrôle.
Contrat de formation (si le stagiaire paie à titre individuel)
Quand une personne physique finance elle-même sa formation, on parle de contrat de formation (et non de convention “entre entreprises”).
Il doit être conclu avant l’inscription définitive et tout paiement.
Programme de formation
Même si, dans la pratique, on le voit comme un document marketing, le programme est un élément attendu : il décrit objectifs, contenu, modalités, durée, etc.
Et il nourrit vos preuves (Qualiopi, financeurs, contrôles).
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3) Le règlement intérieur : obligatoire
Tout organisme de formation doit établir un règlement intérieur applicable aux stagiaires/apprentis dans les 3 mois suivant le début de l’activité.
Il doit fixer notamment les règles d’hygiène et de sécurité, la discipline, et (le cas échéant) les modalités de représentation des stagiaires.
Même si vous êtes un petit OF, ne le repoussez pas : c’est typiquement le document qu’on vous demandera “pour voir” lors d’un audit ou d’un contrôle.
4) Les preuves de réalisation : ce qui sauve en cas de contrôle
Feuilles d’émargement / feuilles de présence
Vous devez pouvoir justifier la réalité de l’action : la feuille de présence/émargement est la preuve la plus classique en présentiel, et elle est fréquemment exigée par les financeurs.
En FOAD, on mobilise plutôt des traces (logs de connexion, activités réalisées, évaluations horodatées), mais l’idée reste la même : démontrer l’assiduité et la réalité.
Attestation de fin de formation (obligatoire)
À l’issue de la formation, le prestataire doit délivrer au stagiaire une attestation mentionnant notamment les objectifs, la nature, la durée et les résultats de l’évaluation.
C’est un document simple… mais indispensable, surtout quand il y a financement.
5) Les documents annuel” : BPF et conservation des pièces
Chaque année, l’OF doit déposer son Bilan pédagogique et financier (BPF) via MAF (sauf exception). Même sans activité, il faut le déclarer (avec “néant” le cas échéant).
Concrètement, cela suppose de tenir une organisation minimale : suivi des actions, chiffres, nature des prestations, et pièces permettant de justifier vos déclarations.
6) RGPD : des documents souvent négligés… mais obligatoires
Dès que vous traitez des données personnelles (inscriptions, feuilles de présence, évaluations, CV…), vous êtes concerné par le RGPD. La CNIL rappelle l’obligation de tenir un registre des activités de traitement (dans la plupart des cas, c’est attendu).
Ajoutez au minimum : une information claire aux apprenants (notice de confidentialité), des durées de conservation, et des clauses adaptées si vous sous-traitez (outils, plateformes, formateurs externes).
Checklist : documents obligatoires
- Justificatif SIREN (immatriculation) + bulletin n°3 (dirigeant/déclarant) + preuve de 1re prestation (convention/bon de commande/facture) pour la déclaration d’activité (NDA)
- Convention de formation (ou bon de commande/facture) avec mentions obligatoires
- Contrat de formation quand le stagiaire finance à titre individuel
- Programme de formation (objectifs, contenu, modalités, durée…)
- Règlement intérieur (dans les 3 mois)
- Feuilles d’émargement / preuves d’assiduité (présentiel/FOAD)
- Attestation de fin de formation (avec résultats d’évaluation)
- BPF annuel à déposer sur MAF
- Registre RGPD + documentation de base (information, conservation, sous-traitance)
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Conclusion
La difficulté, ce n’est pas de connaître la liste. C’est d’avoir les bons modèles, à jour, cohérents entre eux (convention ↔ programme ↔ attestations ↔ preuves), et prêts quand un client, un financeur, ou un audit vous les demande.
C’est exactement l’intérêt de packs comme ceux de Fast Certif : vous partez sur une base déjà structurée (kit NDA, kit Qualiopi, ou pack complet), vous gagnez du temps et vous réduisez les oublis qui coûtent cher au moment où vous n’avez pas le temps de “refaire propre”.
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