Le mode d’emploi du Bilan pédagogique et financier (BPF)
Chaque année, les organismes de formation doivent transmettre leur Bilan pédagogique et financier. Pour certains, c’est une simple formalité. Pour d’autres, c’est un vrai casse-tête.
Entre les chiffres à consolider, les rubriques à remplir et les règles à respecter, il n’est pas toujours évident de savoir par où commencer. Pourtant, avec un minimum de méthode et des documents bien organisés, cette obligation peut être gérée sans stress.
En bref, dans cet article :
- Le BPF est obligatoire chaque année pour tout OF déclaré (NDA actif).
- Il retrace l’activité réelle de formation : données pédagogiques + financières.
- Dépôt en ligne via Mon activité formation (MAF), en principe avant le 30 avril.
- Les chiffres doivent être consolidés et justifiables (heures réalisées, financeurs, FOAD, sous-traitance).
Le BPF, à quoi ça sert exactement ?
Le BPF est un document annuel qui retrace votre activité de formation sur le dernier exercice comptable clos : ce que vous avez délivré (stagiaires, heures, nature des actions…) et la traduction financière de cette activité (produits et charges liés à la formation). Son contenu est encadré par le Code du travail.
Il sert aux services de l’État à suivre l’activité des prestataires déclarés et, côté organisme, à garder une vision nette de ce qui relève (ou non) de la formation professionnelle.
Qui est concerné, et quelle est la vraie date limite ?
Tout prestataire de formation ayant effectué une déclaration d’activité est concerné (organisme de formation, formateur indépendant, CFA…). La démarche se fait en ligne sur le téléservice « Mon activité formation » (MAF), via un compte EFP Connect.
Côté calendrier, retenez deux repères.
D’un côté, la règle “dans les textes” : transmission avant le 30 avril.
De l’autre, la campagne annuelle : certaines années, l’administration annonce une période de dépôt et peut prolonger la date (ex. dépôt possible jusqu’au 31 mai lors d’une campagne récente).
Le bon réflexe : dès que votre exercice est clos et vos chiffres stabilisés, anticipez.
Avant de vous connecter : préparez vos chiffres et vos preuves
Un BPF se remplit vite quand vous avez déjà structuré l’année.
Voici la checklist qui fait gagner un temps fou :
- vos dates exactes d’exercice comptable (ouverture / clôture) ;
- votre chiffre d’affaires “formation” (HT), ventilé par catégories de financeurs/dispositifs ;
- vos charges directement liées à l’activité de formation ;
- vos données pédagogiques (effectifs, heures suivies et dispensées, domaines/niveaux) ;
- votre organisation des intervenants (salariés, vacataires, prestataires/sous-traitants) et les heures correspondantes ;
- et, si votre chiffre d’affaires dépasse 15 244 € HT, vos documents comptables à joindre (bilan comptable, compte de résultat, du dernier exercice clos).
Deux points méritent une vigilance particulière : la FOAD (heures “réalisées” justifiables) et la sous-traitance (bien distinguer ce que vous confiez et ce que vous délivrez).
Guide pour déposer son BPF sur Mon activité formation :
1) Vérifiez l’identification
Dans MAF, contrôlez votre NDA, SIRET et coordonnées. Une fiche “propre” évite des aller-retours inutiles.
2) Validez la période de référence
Le BPF porte sur le dernier exercice comptable clos, pas forcément sur l’année civile. Si vous avez un exercice décalé, c’est lui qui fait foi.
3) Complétez la partie financière avec une logique stable
Produits par origine (entreprises, OPCO, pouvoirs publics, particuliers, dispositifs…) puis charges rattachées à la formation : classez vos montants en restant cohérent sur toute l’année.
Si votre structure a plusieurs activités, isolez ce qui relève réellement de la formation professionnelle.
4) Renseignez la partie pédagogique à partir du réel
Effectifs, heures, types d’actions, niveaux : partez de vos preuves et de vos tableaux de suivi. L’erreur classique est de confondre heures prévues (au devis/programme) et heures effectivement suivies/délivrées.
5) Validez et archivez
Relisez les totaux et la cohérence globale, télétransmettez, puis conservez l’accusé de dépôt et une exportation du BPF.
Les points qui coincent le plus souvent
Le premier piège, c’est l’exercice comptable : une date mal saisie, et tout le reste “sonne faux”. Prenez 5 minutes pour verrouiller ce point avant de saisir le moindre chiffre.
Le deuxième piège, c’est la ventilation des produits. Si vous rangez un financeur “au feeling” (ou différemment d’un mois à l’autre), vous fabriquez des incohérences qui se voient dans les totaux. Fixez une règle simple en interne (par financeur et par dispositif), et tenez-vous-y : votre BPF sera plus lisible, et plus robuste en cas de contrôle.
Le troisième, ce sont les heures. Entre présentiel, distanciel, annulations, FOAD asynchrone… on peut vite compter de travers. L’idéal est de consolider mensuellement : inscriptions + heures réalisées + mode de réalisation + financeur. En avril, vous additionnez : vous ne reconstruisez pas.
En cas d’impossibilité de télédéclaration
La règle est la télétransmission via MAF. Mais si vous ne pouvez pas accéder au téléservice, le formulaire Cerfa (10443*17) peut être transmis à la DREETS par courrier, dans ce cas précis.
Ne pas déposer son BPF et ce que vous risquez vraiment :
Le risque, c’est la caducité de la déclaration d’activité.
En clair : sans BPF, votre NDA peut devenir caduque et vous perdez votre statut de prestataire déclaré.
BPF, NDA, Qualiopi : le trio qui se répond
Le BPF s’inscrit dans votre conformité globale (NDA, obligations annuelles, et souvent Qualiopi). Un BPF propre suppose des documents et des preuves bien organisés, exactement ce qu’on attend aussi dans une démarche qualité : traçabilité, cohérence, justification.
Pour accélérer votre mise en ordre, Fast Certif propose des packs de documents NDA et Qualiopi pré-remplis (modèles Word/Excel + notices).
L’idée : structurer vos dossiers dès maintenant pour que, le moment venu, le BPF se remplisse sans “sueur froide”.
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