Les OPCO occupent aujourd’hui une place centrale dans le financement et la structuration de la formation professionnelle. Pourtant, leurs missions restent parfois floues pour les organismes de formation, alors qu’ils en dépendent directement pour une grande partie des prises en charge.
Comprendre leur rôle, leur fonctionnement et leurs exigences permet de mieux accompagner les entreprises… et d’éviter des blocages inutiles lors du montage des dossiers.
En bref, dans cet article :
- Les OPCO financent et accompagnent les entreprises.
- Sans Qualiopi, aucun financement OPCO.
- Ils contrôlent devis, programmes, justificatifs.
- Les connaître = offres finançables et dossiers validés.
1. OPCO : de quoi parle-t-on exactement ?
Les OPCO (opérateurs de compétences) sont des organismes paritaires agréés par l’État qui ont remplacé les anciens OPCA à partir du 1ᵉʳ avril 2019. Il en existe aujourd’hui 11, chacun couvrant un ensemble de branches professionnelles : Afdas, Atlas, Opco EP, Akto, etc.
Juridiquement, le Code du travail précise qu’ils sont chargés de financer certains dispositifs de formation et d’accompagner les branches et les entreprises dans la gestion des compétences. L’article L6332-1 énumère leurs missions : financement des contrats d’apprentissage et de professionnalisation, appui technique aux branches pour la GPEC et les certifications, service de proximité pour les TPE/PME, promotion des nouvelles modalités pédagogiques et soutien à la transition écologique, entre autres.
En pratique, un OPCO est à la fois un “banquier” de la formation, un conseiller pour les secteurs professionnels et un interlocuteur privilégié des petites entreprises qui n’ont pas de service RH structuré.
2. Les grandes missions des OPCO, vues côté organisme de formation
2.1 Financer l’alternance et le développement des compétences
La mission la plus visible des OPCO, pour un OF, reste le financement. Les opérateurs de compétences utilisent les contributions légales versées par les entreprises pour : financer les contrats d’apprentissage et de professionnalisation ; prendre en charge, totalement ou partiellement, le plan de développement des compétences des entreprises, notamment celles de moins de 50 salariés.
Concrètement, lorsqu’une entreprise souhaite former ses salariés, elle sollicite son OPCO pour une prise en charge. C’est à ce moment que l’organisme de formation entre en scène : devis, programme, convention… tout doit être carré pour que le dossier passe.
2.2 Appuyer les branches professionnelles
Les OPCO ne se contentent pas de payer les formations. Ils accompagnent les branches professionnelles pour analyser les besoins en emploi et en compétences, construire ou faire évoluer les certifications professionnelles et définir les niveaux de prise en charge des contrats d’alternance.
Pour un organisme de formation, cela se traduit par un environnement plus lisible : des référentiels métiers alignés avec la réalité du terrain, des certifications structurées et des barèmes de financement qui s’inscrivent dans une stratégie de branche.
2.3 Un service de proximité pour les TPE/PME
Autre mission clé : le service de proximité.
Les OPCO doivent informer les petites entreprises, les aider à formaliser leurs besoins, les orienter vers les bons dispositifs et parfois les accompagner dans le montage des dossiers de financement.
Pour un OF, cela signifie que l’OPCO peut être un allié dans la relation commerciale : quand l’entreprise est accompagnée pour clarifier son besoin, il est plus simple de proposer une action de formation adaptée… et finançable.
3. OPCO et Qualiopi : un duo indissociable depuis 2022
Depuis l’entrée en vigueur de la réforme portée par la loi du 5 septembre 2018, les choses sont claires : pour bénéficier de fonds publics ou mutualisés, la certification Qualiopi est obligatoire. Cela concerne notamment les financements des OPCO, mais aussi le CPF, France Travail ou les Régions.
L’article L6316-1 du Code du travail impose en effet que les prestataires d’actions de formation, de VAE, de bilans de compétences ou d’apprentissage soient certifiés sur la base du Référentiel national qualité dès lors qu’ils sollicitent ce type de fonds.
Pour un organisme de formation, la conséquence est radicale :
– si vous n’êtes pas certifié Qualiopi, votre client peut financer sa formation sur ses fonds propres, mais l’OPCO ne pourra pas intervenir pour une prise en charge ;
– si vous êtes certifié, vous devenez éligible aux financements OPCO, ce qui ouvre l’accès à une grande partie du marché de la formation professionnelle.
Les seules marges de manœuvre concernent les formations financées exclusivement sur fonds privés (entreprise ou particulier) ou certaines situations de sous-traitance, à condition que le donneur d’ordre soit lui-même certifié et que la relation soit formalisée.
Mais depuis 2023, le “portage Qualiopi” classique est interdit pour les actions financées par le CPF ou un OPCO : l’action ne peut plus être “portée” administrativement par un autre OF juste pour bénéficier du financement.
4. Comment se déroule, concrètement, un financement via OPCO ?
Côté terrain, la séquence type est toujours à peu près la même.
- D’abord, l’entreprise identifie un besoin de montée en compétences pour ses salariés : évolution d’un poste, changement d’outil, obligation réglementaire… Elle prend contact avec un organisme de formation pour construire une réponse : objectifs pédagogiques, durée, modalités, calendrier, coût.
L’OF formalise alors un devis et un programme détaillé. Ces documents ne servent pas uniquement au client : ils seront également analysés par l’OPCO, qui vérifie la cohérence de la prestation et sa conformité à ses propres règles de prise en charge. - Ensuite, c’est l’entreprise qui dépose la demande de prise en charge auprès de son OPCO via un portail en ligne.
Le dossier comporte plusieurs blocs d’informations : identification de l’entreprise pour vérifier son rattachement au bon opérateur ; identification de l’organisme de formation avec son SIRET, son numéro de déclaration d’activité et, surtout, son certificat Qualiopi ; description de l’action (intitulé, objectifs, durée, coûts, modalités pédagogiques) ; liste nominative des salariés bénéficiaires. - Enfin, l’OPCO étudie la demande, applique ses règles (plafonds, taux de prise en charge, priorités de branche) et notifie sa décision : acceptation partielle ou totale, ou refus motivé.
L’organisme de formation n’échange pas toujours directement avec l’OPCO, mais il est au cœur du dispositif, puisqu’il fournit la plupart des pièces justificatives : programme, convention, émargements, attestations de réalisation, évaluations à chaud, etc.
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5. Ce que les OPCO changent concrètement pour votre OF
Comprendre le rôle des OPCO, ce n’est pas seulement une question de culture générale “formation pro”. C’est un levier stratégique pour piloter et développer votre activité.
D’abord, cela vous permet de mieux qualifier vos prospects. Savoir à quel OPCO est rattachée une entreprise, quels dispositifs y sont prioritaires et comment sont fixés les plafonds de prise en charge vous aide à proposer des offres réalistes, finançables et alignées avec les attentes de la branche.
Enfin, cela vous oblige à professionnaliser vos supports. Les OPCO attendent des devis clairs, des programmes structurés, des conventions complètes et des justificatifs précis. Si vos documents sont déjà construits dans l’esprit de Qualiopi (objectifs mesurables, adaptation au public, modalités d’évaluation, traçabilité), vous facilitez à la fois vos audits qualité et l’instruction des dossiers de financement.
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