Avec Qualiopi, la qualité n’est jamais acquise une fois pour toutes.
Une fois l’audit initial réussi, votre organisme entre dans un cycle de trois ans qui comprend un audit de surveillance, puis un audit de renouvellement.
L’idée est simple : vérifier d’abord que votre système qualité existe, puis qu’il fonctionne réellement dans le temps.
En bref, dans cet article :
- Audit initial : prouve que votre système qualité existe.
- Surveillance : vérifie qu’il fonctionne vraiment.
- Initial = tous les indicateurs ; surveillance = points clés + preuves terrain.
- Initial sur site, surveillance parfois en visio.
- En résumé : l’un évalue la qualité « pensée », l’autre la qualité « pratiquée ».
1. Le cycle Qualiopi en deux temps clés
Le référentiel national qualité prévoit trois étapes : audit initial, audit de surveillance entre le 14e et le 22e mois, puis audit de renouvellement avant l’échéance du certificat.
L’audit initial décide de la délivrance de la certification pour trois ans ; l’audit de surveillance, plus court, vient vérifier à mi-parcours que le niveau de qualité est toujours au rendez-vous et que les engagements pris au départ sont respectés.
2. L’audit initial : prouver que votre système qualité tient debout
L’audit initial est le premier rendez-vous avec l’auditeur. C’est à son issue que la certification Qualiopi est délivrée ou refusée, avec à la clé l’accès aux financements publics et mutualisés.
L’auditeur vérifie que vos processus sont définis et formalisés (de l’information du public au suivi post-formation), que vous maîtrisez les 7 critères et 32 indicateurs du référentiel et que vous pouvez présenter des preuves cohérentes : supports, évaluations, conventions, attestations, bilans, BPF, registres, etc.
Le périmètre est large : tous les critères et indicateurs applicables à vos prestations sont examinés, à partir d’un ou plusieurs échantillons de formations, bilans de compétences, VAE ou actions d’apprentissage. L’accent est mis sur la structuration de votre dispositif qualité et sur la cohérence entre ce que vous déclarez et ce que vous faites réellement.
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Nous vous avons résumé tout le référentiel Qualiopi dans un ficher que vous pouvez utiliser comme bon vous semble !
3. L’audit de surveillance : vérifier que la qualité vit au quotidien
L’audit de surveillance intervient entre le 14e et le 22e mois après la certification ou le renouvellement.
Il est plus court que l’audit initial et peut, sous conditions, se dérouler à distance : connexion fiable, documents accessibles, absence de difficultés majeures lors du premier audit.
Son objectif n’est plus de décider si vous « méritez » la certification, mais de vérifier que votre système qualité continue à fonctionner. L’auditeur se concentre sur l’application concrète de vos processus, le traitement des non-conformités de l’audit initial, la mise à jour des documents en cas de changement d’offre ou d’organisation, le suivi d’indicateurs comme la satisfaction, les réclamations ou les abandons.
Les preuves attendues sont donc très « terrain » : des éléments issus de la réalité de vos actions (émargements, enquêtes de satisfaction exploitées, bilans pédagogiques, registre des réclamations, etc.).
Une question sur nos kits ?
4. Audit initial vs surveillance : les vraies différences
On parle d’audit Qualiopi dans les deux cas, mais l’angle n’est pas le même :
5. Bien se préparer : des outils pour les deux audits
La préparation repose sur un même socle : un système qualité clair, outillé et documenté. Il s’agit de cartographier vos processus, de vous doter de modèles de documents cohérents (procédures, conventions, convocations, évaluations, BPF, tableaux de suivi) et d’associer à chaque indicateur les preuves que vous pourrez présenter le jour J.
Fast Certif, fort de 5 ans d’expérience, connaît parfaitement ces enjeux. Nous proposons des kits Qualiopi et NDA pré-remplis pour vous aider à monter votre dossier plus rapidement
Qualiopi n’est pas un monstre inaccessible, mais une démarche structurée. Mieux vaut s’appuyer sur des informations fiables et des outils éprouvés pour la réussir sans stress. Si vous avez des questions, nous sommes là pour vous accompagner dans chaque étape.
6. En conclusion
L’audit initial et l’audit de surveillance ne sont pas deux épreuves indépendantes, mais deux étapes d’un même parcours de trois ans.
Le premier vérifie que votre système qualité tient debout ; le second qu’il tient dans le temps.
En vous appuyant sur un socle documentaire solide et sur des outils adaptés, ces audits deviennent moins un contrôle subi qu’un rendez-vous régulier avec votre propre organisation.
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