Obtenir Qualiopi, c’est une étape. La garder, c’est une méthode.
Une fois la certification délivrée, votre organisme n’est pas “tranquille pour 3 ans” : un audit de surveillance intervient entre le 14e et le 22e mois après l’obtention, puis un audit de renouvellement doit être réalisé avant l’échéance du certificat.
La différence, dans la vraie vie, se fait sur votre capacité à vérifier régulièrement vos pratiques, à corriger vite, et à conserver des preuves cohérentes.
En bref, dans cet article :
- Qualiopi se maintient, elle ne se subit pas : auto-contrôle, surveillance, renouvellement.
- Auto-contrôle = routine interne (preuves à jour, pratiques appliquées)
- Audit interne = simulation structurée sur des cas réels récents. doivent être prouvés.
- Bon rythme : auto-contrôle régulier + audit interne 3–4 mois avant la surveillance.
Auto-contrôle, audit interne, audit blanc : qui fait quoi ?
L’auto-contrôle, c’est votre routine : vous vérifiez que les pratiques sont appliquées et que les preuves existent, sans attendre l’auditeur. L’audit interne va plus loin : il “joue” un audit, avec un plan, un échantillonnage, des entretiens et une conclusion formalisée.
L’audit à blanc, lui, est une répétition grandeur nature (souvent avec un intervenant externe) : plan d’audit, demandes de preuves sur des exemples réels, puis plan d’actions correctives à la sortie.
À garder en tête : Qualiopi est une certification de processus. Le guide de lecture rappelle que l’audit “se distingue d’un contrôle des autres obligations réglementaires”.
Donc l’objectif n’est pas d’empiler des documents, mais de démontrer un fonctionnement.
Ce que l’auditeur attend vraiment… et ce qui déclenche les écarts
Le ministère le dit clairement : “le prestataire a la responsabilité de démontrer qu’il respecte les exigences des indicateurs”.
L’auditeur procède ensuite par échantillonnage d’actions (formation, VAE, bilan de compétences, apprentissage…), en s’appuyant sur des entretiens et une revue documentaire.
Dans la pratique, les écarts viennent souvent de modèles “propres” mais jamais utilisés, de preuves présentes mais sans lien explicite avec l’indicateur, ou tout simplement d’une preuve introuvable le jour J.
Sur ce point, l’arrêté est très net : l’organisme “s’engage à disposer de tous les éléments de preuves (…) susceptibles d’être demandés” et “l’absence de preuve le jour de l’audit fait l’objet d’une non-conformité”.
Installer un auto-contrôle simple (et tenable) toute l’année
Un bon auto-contrôle n’ajoute pas de bureaucratie : il met de l’ordre dans ce que vous faites déjà.
L’idéal est de caler un rythme court (mensuel/bimestriel) et un point plus “audit” (trimestriel/semestriel), en utilisant toujours les mêmes questions : qu’est-ce qui a été fait ? avec quelles preuves ? et qu’est-ce qui doit être amélioré ?
Voici une mini-checklist qui fonctionne dans la plupart des OF (à adapter selon vos catégories d’actions et vos indicateurs applicables) :
- un dossier “échantillon” actualisé (convention/contrat, programme, émargement ou traces LMS, évaluations, attestation, bilan) ;
- les preuves d’information du public à jour (offre, délais, prérequis, accessibilité, résultats quand c’est applicable) ;
- le suivi des compétences et de la qualification des intervenants (CV, diplômes, formation continue, veille métier) ;
- la traçabilité de la prise en compte des PSH (référent, procédure, aménagements, partenaires) ;
- le registre des réclamations et des actions menées (même s’il est “vide”, il doit exister) ;
- une action d’amélioration récente, documentée (analyse, décision, mise en œuvre, vérification d’efficacité).
Le but : être capable, à n’importe quel moment, de “raconter” votre système qualité avec des preuves datées, plutôt que de tout reconstruire la veille d’un audit.
Besoin d'un kit Qualiopi avec tous les document pré-remplis ?
Réussir son audit interne : le format qui marche
- Commencez par cadrer : périmètre (catégories d’actions, sites, sous-traitance, “nouveaux entrants”) et indicateurs applicables. Le guide de lecture est votre boussole : il précise le niveau attendu et donne des exemples de preuves, sans les rendre obligatoires.
- Ensuite, préparez un plan d’audit (même simple) : qui interviewer, quels dossiers échantillonner, quel ordre de revue. Cette discipline évite le piège classique du “tour de table” sans conclusion.
- Puis, auditez sur des cas réels récents (par exemple une session récente ou une VAE). L’objectif est de vérifier la cohérence de bout en bout : de la communication initiale jusqu’au recueil des appréciations.C’est d’ailleurs la logique attendue en surveillance : l’arrêté prévoit une analyse d’une ou plusieurs actions conduites depuis le précédent audit, et des actions d’amélioration.
- Enfin, formalisez un plan d’actions correctives : responsable, échéance, preuve attendue, et un point de contrôle (efficacité). C’est là que votre audit interne devient utile : vous transformez un constat en amélioration vérifiable.
Caler votre dispositif sur les échéances Qualiopi
Pour la surveillance, l’arrêté fixe une fenêtre (14e–22e mois) et précise que l’organisme certificateur revoit a minima les indicateurs déjà non conformes, certains indicateurs clés et l’efficacité du plan d’actions.
Un bon repère : réaliser un audit interne 3 à 4 mois avant l’entrée dans cette fenêtre, puis basculer sur un auto-contrôle “léger” (et très régulier) jusqu’au jour J.
Pour le renouvellement, l’arrêté indique qu’il se fait sur place et selon un déroulement d’audit initial.
Là encore, un audit interne en amont vous évite les mauvaises surprises, surtout si votre offre a évolué ou si vous avez davantage de sous-traitance.
Quand l’audit à blanc devient un vrai accélérateur
L’audit à blanc est particulièrement pertinent avant un premier audit, mais aussi avant une surveillance ou un renouvellement si votre organisation a beaucoup bougé.
La valeur ajoutée, ce n’est pas “un avis” : c’est un audit structuré, avec plan d’audit et plan d’actions correctives exploitable.
Fast Certif, fort de 5 ans d’expérience, connaît parfaitement ces enjeux. Nous proposons des kits Qualiopi et NDA pré-remplis pour vous aider à monter votre dossier plus rapidement
Qualiopi n’est pas un monstre inaccessible, mais une démarche structurée. Mieux vaut s’appuyer sur des informations fiables et des outils éprouvés pour la réussir sans stress. Si vous avez des questions, nous sommes là pour vous accompagner dans chaque étape.
Fast Certif vous recommande la newsletter Digi-Certif : actus CPF, RS/RNCP, Qualiopi, outils pratiques et alertes utiles — directement dans votre boîte mail.
