Avec Qualiopi, la question du handicap est une exigence à part entière, qui irrigue plusieurs indicateurs du Référentiel national qualité.
Pour un organisme de formation, l’enjeu est double : être réellement accessible aux personnes en situation de handicap, et être capable de le démontrer le jour de l’audit, preuves à l’appui.
Cet article vous propose une checklist commentée, pensée pour être opérationnelle et compatible avec une préparation Qualiopi déjà bien chargée.
En bref, dans cet article :
- Le handicap concerne plusieurs indicateurs Qualiopi (1, 9, 26 + veille).
- L’auditeur vérifie que l’info handicap est claire, visible et accessible (site, fiches, livret, contact référent).
- Vous devez prouver la capacité d’adaptation : référent identifié, procédure d’accueil, exemples d’aménagements.
- La veille handicap doit être tracée et exploitée (sources, dates, impacts).
- Erreurs classiques : info vague, référent fictif, aucune preuve de veille.
1. Où se niche le handicap dans Qualiopi ?
Le handicap ne se résume pas à l’indicateur 26, même si c’est le cœur du sujet. Le guide de lecture Qualiopi rappelle que cet indicateur impose au prestataire de “mobiliser les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner / former ou orienter les publics en situation de handicap”.
Il s’applique à toutes les catégories d’actions : formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage.
Mais d’autres exigences s’y rattachent :
- l’indicateur 1, sur l’information délivrée au public (accessibilité des locaux, aménagements possibles, contact référent handicap) ;
- l’indicateur 9, sur les conditions de déroulement des prestations ;
- les indicateurs de veille qui incluent la veille handicap.
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Nous vous avons résumé tout le référentiel Qualiopi dans un ficher que vous pouvez utiliser comme bon vous semble !
2. Prouver que l’information handicap est claire et accessible
Premier volet de votre checklist : tout ce qui touche à l’information du public.
Un auditeur commencera très souvent par là, car c’est ce que voit en premier un futur apprenant.
Concrètement, vos supports commerciaux (site web, plaquettes, fiches programme) doivent mentionner, de façon lisible, les conditions d’accessibilité des formations : accessibilité des locaux, possibilité d’adaptation (supports, rythmes, modalités à distance…), et surtout coordonnées d’un contact identifié pour parler handicap, souvent le référent handicap.
En pratique, cela peut prendre la forme :
- d’une rubrique “Accessibilité et handicap” sur votre site, avec un paragraphe simple expliquant votre démarche et un formulaire ou une adresse mail dédiée ;
- d’un encadré standardisé sur vos fiches programme (“Accessibilité & besoins spécifiques”) où vous rappelez que les situations sont étudiées au cas par cas avec le référent handicap ;
- d’un livret d’accueil et/ou règlement intérieur qui détaille les conditions d’accès aux locaux, aux outils numériques et les personnes à contacter en amont de la formation.
Ce qui intéresse l’auditeur, ce n’est pas que vous promettiez une accessibilité “totale” dans l’absolu, mais que toute personne en situation de handicap puisse comprendre facilement à qui s’adresser et comment vous étudiez ses besoins.
3. Prouver que vous savez adapter les parcours
Deuxième étage de la fusée : montrer que, derrière cette information, vous avez un véritable dispositif d’adaptation.
L’OF doit être capable de décrire son organisation (référent, partenaires, procédures) et de donner des exemples d’adaptations concrètes.
1. Un référent handicap identifié et outillé
Il ne suffit pas de dire “c’est le dirigeant” : il faut un document qui formalise le rôle (fiche de fonction, note de service), les missions (recueil des besoins, lien avec les partenaires, conseil aux formateurs, contribution à la veille) et, idéalement, quelques traces de formation ou de sensibilisation suivies par ce référent.
2. Un processus d’accueil et d’adaptation lisible
Ce processus peut tenir sur une page : comment les besoins sont-ils identifiés ?
- À quel moment (formulaire d’inscription, appel de pré-entrée, entretien de positionnement) ?
- Qui décide des aménagements pédagogiques ou organisationnels ?
- Comment sont-ils consignés dans le dossier du bénéficiaire ou dans un plan individuel d’adaptation ?
3. Des exemples d’adaptations déjà réalisées
Même si vous accueillez peu de personnes en situation de handicap, il est rare que vous n’ayez jamais adapté un support, un rythme ou un mode d’évaluation.
Gardez quelques traces anonymisées : aménagement d’horaires pour une alternante avec des soins réguliers, supports imprimés en gros caractères, assistance à la prise en main d’un LMS, tutorat renforcé sur les premières semaines… Ces exemples donnent corps à votre discours et sécurisent votre audit.
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4. Prouver que la veille handicap est vivante
Qualiopi attend que votre démarche ne soit pas figée. La veille handicap consiste à suivre, dans le temps, les évolutions légales, réglementaires, pédagogiques et techniques liées au handicap, et à en tirer des conséquences pour vos pratiques.
Dans les faits, un dispositif simple suffit : une petite matrice de veille (Excel, Notion…) listant vos sources (Agefiph, FIPHFP, France Compétences, Ministère du Travail, sites spécialisés, webinaires, podcasts), la date de consultation et l’impact associé : mise à jour d’un modèle de questionnaire, ajout d’une ressource dans la charte handicap, évolution de votre procédure d’accueil, etc.
Le jour de l’audit, l’important est de pouvoir montrer quelques exemples récents : une actualité, un webinaire, un article qui vous a conduits à modifier un document ou à enrichir votre offre.
5. Trois erreurs fréquentes qui coûtent cher en audit
Malgré la bonne volonté, certaines erreurs reviennent très souvent dans les rapports d’audit sur le handicap :
- Une promesse d’accessibilité très générale, sans information concrète ni coordonnées de contact.
- Un référent handicap désigné “pour faire bien”, mais sans mission écrite ni moyens.
- Une veille handicap purement orale : on lit des choses, on assiste à des webinaires, mais rien n’est tracé ni exploité.
Les corriger ne demande pas forcément de gros moyens, plutôt un effort de formalisation : mettre à jour les supports d’information, écrire une courte procédure et structurer un minimum vos traces de veille.
6. S’appuyer sur des modèles pour gagner du temps
Mettre en place cette checklist à partir d’une page blanche peut vite devenir lourd, surtout si vous préparez en parallèle votre dossier de NDA ou une certification Qualiopi complète.
C’est précisément là que les kits documentaires ont leur intérêt.
L’offre Fast Certif, construite autour de packs NDA et Qualiopi pré-remplis, permet d’avoir immédiatement sous la main des modèles déjà structurés : charte handicap, fiche de fonction du référent, trame de procédure d’accueil des personnes en situation de handicap, modèles de mentions “accessibilité” pour vos fiches programme et vos livrets, ou encore tableaux de veille prêts à être adaptés à votre contexte.
Ces documents s’appuient sur les attendus du guide de lecture Qualiopi et sur les pratiques des accompagnateurs qui suivent au quotidien les évolutions du RNQ et des thématiques handicap.
L’idée n’est pas de plaquer des modèles “clé en main” sans réflexion, mais de partir d’une base conforme et d’y injecter votre réalité de terrain. Avec une checklist claire et des preuves bien rangées, l’indicateur 26 ne devient plus un point de stress en audit… mais un vrai levier de qualité et d’inclusion pour votre organisme.
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