La sous-traitance est autorisée avec Qualiopi, mais elle oblige le donneur d’ordre à structurer sa démarche : sélection du sous-traitant, contrat écrit, suivi documenté.
Depuis le 1er avril 2024, tout sous-traitant intervenant sur une action CPF doit lui-même être certifié Qualiopi (sauf micro-entrepreneur sous 77 700 € de CA). Hors CPF, la certification n’est pas obligatoire pour le sous-traitant, mais le donneur d’ordre reste entièrement responsable de la qualité.
Voici l’essentiel à retenir pour être conforme à l’indicateur 1 Qualiopi :
- La sous-traitance est autorisée avec Qualiopi, mais le donneur d’ordre reste responsable
- CPF : sous-traitant certifié Qualiopi obligatoire (sauf micro < 77 700 €)
- Hors CPF : certification non obligatoire, mais contrôle et suivi exigés
- Obligations clés : sélection, contrat écrit, suivi et preuves
- Risques : refus de financement, non-conformité, voire perte de certification
Ce qu'est vraiment la sous-traitance en formation
Dans le champ de la formation professionnelle, on parle de sous-traitance dès qu’un organisme certifié confie à un tiers tout ou partie d’une prestation pédagogique : animation, conception, évaluation, accompagnement. Ce tiers intervient pour le compte du donneur d’ordre, qui reste l’interlocuteur du client et des financeurs.
Louer une salle, externaliser la gestion administrative ou solliciter un témoignage ponctuel ne relève pas de la sous-traitance pédagogique. En revanche, dès qu’un intervenant porte la formation à votre place et pour votre compte, le cadre Qualiopi s’applique pleinement.
Le principe est simple : même lorsqu’il délègue, le donneur d’ordre demeure responsable du respect du Référentiel national qualité.
Ce que dit le cadre réglementaire
Le décret du 28 décembre 2023 et son entrée en vigueur
Le décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023, entré en vigueur pour les contrats de sous-traitance conclus depuis le 1er avril 2024, encadre le recours à la sous-traitance des organismes de formation inscrits sur la plateforme CPF.
Ce texte a introduit trois grandes obligations :
- une interdiction de la sous-traitance en cascade,
- une obligation de certification Qualiopi des sous-traitants (avec dispense sous conditions)
- et une obligation de détention des certifications professionnelles dans certains cas.
Il a également fixé un plafond de 80 % du chiffre d’affaires CPF pouvant être sous-traité, apprécié du 1er avril au 31 décembre 2024 pour la première année. Cette exigence vise à éviter que les prestataires servent uniquement d’intermédiaires.
Le guide de lecture V9 : la référence pour les audits
Pour accompagner la certification des sous-traitants concernés, le Ministère du Travail a publié la version 9 du guide de lecture Qualiopi, qui formalise et explicite les obligations du Référentiel national qualité en intégrant les obligations spécifiques aux sous-traitants. À compter du 8 mars 2024, ce guide est le guide de référence commun pour l’intégralité des acteurs concernés.
Le RNQ V9 prévoit expressément que, pour les actions mises en œuvre pour le compte d’un autre organisme de formation, la vérification des indicateurs auprès de l’organisme sous-traitant audité sera effectuée en fonction des missions qui lui ont été confiées. D’où l’importance de définir avec précision les missions dans le contrat.
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Sous-traitant certifié ou non : ce qui change selon le financement
Actions CPF : certification obligatoire
Depuis le 1er avril 2024, les sous-traitants d’un organisme de formation doivent, sauf exception, être certifiés Qualiopi s’ils dispensent des formations référencées sur la plateforme Mon Compte Formation. Pour les contrats conclus depuis cette date, les sous-traitants doivent être certifiés Qualiopi, sauf s’ils relèvent du régime micro-social (auto-entrepreneur) et ne réalisent pas plus de 77 700 € de chiffre d’affaires par an.
Si le sous-traitant ne réalise pas directement une action de formation mais fournit un service de support (ingénierie pédagogique, location de salle, appui logistique ou administratif), il n’est pas concerné par l’obligation de certification Qualiopi.
Attention : un sous-traitant non certifié rend l’action inéligible au financement, avec un risque direct pour l’organisme donneur d’ordre.
Actions hors CPF : pas d'obligation de certification, mais une responsabilité entière
Pour des actions financées par un OPCO, un FAF ou en autofinancement, le sous-traitant n’est pas obligatoirement certifié, mais l’organisme donneur d’ordre doit vérifier rigoureusement sa compétence et documenter cette vérification.
Ces dispositions ne sont pas applicables aux organismes dont les formations seraient dispensées hors CPF, la sous-traitance hors CPF n’étant pas réglementée par la loi, si ce n’est l’obligation d’avoir un numéro de déclaration d’activité.
La question clé n’est donc pas « le sous-traitant est-il certifié ? « , mais « sommes-nous capables de démontrer comment nous encadrons son intervention ? «
Tableau récapitulatif : CPF vs hors CPF
| Situation | Certification Qualiopi obligatoire pour le sous-traitant ? | Responsabilité qualité |
|---|---|---|
| Action CPF, sous-traitant personne morale ou EI | Oui (depuis le 1er avril 2024) | Donneur d’ordre + sous-traitant |
| Action CPF, micro-entrepreneur sous 77 700 € CA | Non (dispense) | Donneur d’ordre |
| Action hors CPF (OPCO, FAF, entreprise) | Non | Donneur d’ordre seul |
| Prestation de support (logistique, admin) | Non | Donneur d’ordre |
Les obligations concrètes du donneur d'ordre
Sélectionner avec méthode
L’auditeur ne se satisfait plus d’une relation de confiance informelle. Il attend une démarche structurée : vérification du NDA, de l’assurance, de la certification éventuelle, cohérence des compétences avec les objectifs de la formation.
Une fiche de référencement ou une grille d’évaluation (même simple) devient une preuve précieuse en audit. Elle peut reprendre l’expérience, les références, la maîtrise des contenus et la posture pédagogique de l’intervenant.
Contractualiser par écrit
Le contrat de sous-traitance est la pièce centrale de votre dispositif. Chaque contrat de sous-traitance doit être écrit, précis et cohérent avec l’action financée.
Les contrats de sous-traitance doivent intégrer explicitement les exigences Qualiopi : respect des critères, transmission régulière de preuves, sanctions en cas de non-conformité.
Un contrat bien rédigé couvre au minimum : le périmètre de l’intervention, les missions confiées, les obligations qualité, les modalités de remontée des preuves, le traitement des réclamations, la gestion des données personnelles et les clauses de résiliation.
Suivre et tracer dans la durée
La signature du contrat n’est que le point de départ. L’indicateur 27 reste central pour le donneur d’ordre : il implique que, si l’organisme recourt à de la sous-traitance, il doit démontrer les dispositions mises en place pour vérifier le respect de la conformité au référentiel par le sous-traitant.
Concrètement, cela passe par la transmission d’un kit formateur (programme, déroulé, consignes sur les émargements et les évaluations), la récupération systématique des documents après chaque session, l’analyse des retours satisfaction et le traitement des incidents.
Une non-conformité constatée chez un sous-traitant lors d’un audit peut entraîner une non-conformité pour le donneur d’ordre, même si ce dernier est certifié Qualiopi depuis plusieurs années.
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Les indicateurs Qualiopi applicables aux sous-traitants
La version 9 du guide de lecture, applicable depuis le 8 mars 2024, a précisé la répartition des responsabilités entre donneurs d’ordre et sous-traitants.
Les indicateurs 4, 6, 8, 10, 11, 12, 17, 18, 19, 21, 22, 23, 24, 25, 27, 31 et 32 s’appliquent dans les mêmes conditions pour le sous-traitant et le donneur d’ordre. En revanche, les indicateurs 1, 2 et 3 (information du public, résultats, communication) relèvent exclusivement du donneur d’ordre.
Des exigences spécifiques sont précisées pour les indicateurs 5, 26 et 30 : l’indicateur 5 demande au sous-traitant de démontrer qu’il tient compte des objectifs définis par le donneur d’ordre ; l’indicateur 26 exige qu’il dispose d’un réseau de partenaires dans le champ du handicap ou que le donneur d’ordre lui ait communiqué sa propre liste ; l’indicateur 30 impose de recueillir l’appréciation des bénéficiaires et du donneur d’ordre sur la prestation réalisée.
Les obligations du sous-traitant
Le sous-traitant n’est pas simple exécutant. Ses obligations découlent à la fois du contrat qui le lie au donneur d’ordre et du cadre légal, en particulier lorsque ses interventions sont financées par le CPF.
Il doit appliquer les procédures du donneur d’ordre (supports, modalités d’accueil, règles d’émargement, évaluations), transmettre les preuves demandées, respecter la confidentialité des données et ne pas utiliser la marque Qualiopi comme si la certification était la sienne lorsqu’il n’est pas lui-même certifié.
Sur le NDA : le NDA doit être demandé dans les trois mois suivant la première intervention réalisée. En l’absence de déclaration, la prestation sort du cadre légal, l’organisme principal assume la non-conformité, le financement CPF peut être rejeté et l’audit Qualiopi devient défavorable.
Ce que risque concrètement un organisme non conforme
Une sous-traitance non conforme peut entraîner un refus de prise en charge par les financeurs, remettre en cause la certification Qualiopi du donneur d’ordre et donner lieu à des redressements administratifs en cas de contrôle. En cas de manquement jugé grave, un organisme s’expose à des sanctions sévères : suspension temporaire ou retrait pur et simple de la certification Qualiopi.
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La déclaration EDOF : une obligation souvent oubliée
Les organismes de formation référencés sur Mon Compte Formation doivent se rendre sur leur espace professionnel EDOF pour déclarer leur volumétrie de recours à la sous-traitance, en indiquant leur chiffre d’affaires total sur Mon Compte Formation et leur chiffre d’affaires sous-traité sur la même période. L’ensemble des organismes référencés doit effectuer cette déclaration, y compris ceux qui n’ont pas eu recours à la sous-traitance. L’absence de déclaration est une non-conformité en soi.
Une question sur nos kits ?
FAQ
Oui, hors CPF. Un organisme certifié peut sous-traiter à un prestataire non certifié, à condition de prouver sa compétence, d’établir un contrat écrit et de documenter le suivi qualité via l’indicateur 27. Sur des actions CPF, la certification Qualiopi du sous-traitant est obligatoire depuis le 1er avril 2024, sauf dispense pour les micro-entrepreneurs sous 77 700 € de CA.
Oui, sauf s’il est micro-entrepreneur et ne dépasse pas 77 700 € de chiffre d’affaires annuel. Dans ce cas, il bénéficie d’une dispense. Pour tous les autres statuts (EI, EURL, SASU, SARL, association…), la certification est obligatoire dès lors qu’il intervient sur une action CPF.
Non. Depuis le 1er avril 2024, un organisme référencé sur Mon Compte Formation ne peut pas sous-traiter plus de 80 % de son chiffre d’affaires CPF annuel. Cette règle vise à éviter les structures qui servent uniquement d’intermédiaires sans réaliser elles-mêmes de formations.
La vérification s’effectue via l’annuaire officiel des entreprises (annuaire-entreprises.data.gouv.fr), rubrique « Labels et certificats ». C’est la source de référence à consulter avant tout contrat de sous-traitance CPF.
La sous-traitance en cascade désigne le fait pour un sous-traitant de confier à son tour tout ou partie de la prestation à un autre prestataire. Cette pratique est interdite dans le cadre des actions CPF depuis le décret du 28 décembre 2023.
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