Vous avez sûrement entendu parler de Qualiopi, cette nouvelle certification qualité pour la formation professionnelle. Créée par la loi « Avenir professionnel » du 5 septembre 2018, Qualiopi est un label officiel qui atteste de la qualité du processus pédagogique d’un organisme de formation. En pratique, elle permet aux organismes de formation (ou formateurs indépendants) d’accéder aux principaux financements publics (CPF, OPCO, etc.). En effet, depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour tout prestataire souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés. Sans ce label, une entreprise de formation ne peut plus faire financer ses actions par les financeurs publics (Opérateurs de Compétences, services de l’État, régions, Caisse des Dépôts, France Travail, etc.)
Origine et cadre légal
La réforme de 2018 visait à harmoniser la qualité des formations en France. Avant Qualiopi, l’accès aux financements publics se faisait via la plateforme Datadock, un système déclaratif peu contraignant. Qualiopi remplace Datadock afin de rationaliser l’usage des fonds publics et assurer un contrôle plus strict de la qualité. La loi n°2018-771 (article 6) impose désormais l’obligation de certification par un organisme tiers accrédité (par le COFRAC) pour tous les prestataires d’actions de formation ou de compétences qui souhaitent recevoir des financements publics ou mutualisés.
En pratique, cela signifie que depuis le 1er janvier 2022 un organisme de formation doit être titulaire de Qualiopi pour signer une convention ou obtenir l’accord de prise en charge de financements publics. Les financements déjà engagés avant cette date restent toutefois maintenus même si l’organisme n’est pas certifié. Qualiopi peut être délivré pour une ou plusieurs catégories d’actions (formation initiale ou continue, VAE, bilan de compétences, apprentissage).
Pourquoi Qualiopi est incontournable
La certification Qualiopi poursuit plusieurs objectifs majeurs pour les organismes de formation, notamment :
- Garantir la qualité des formations : elle atteste que le prestataire respecte les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ), assurant la conformité de ses prestations aux standards officiels.
- Accès aux financements publics et mutualisés : seuls les organismes certifiés Qualiopi peuvent prétendre à des aides (CPF, OPCO, régions, etc.). C’est l’atout clé de Qualiopi, qui débloque l’accès aux principaux financements publics de la formation professionnelle .
- Gage de crédibilité et d’attractivité : disposer de Qualiopi renforce la confiance des entreprises et des apprenants. C’est un signe de sérieux et d’engagement dans l’amélioration continue de la qualité. Les entreprises privilégient de plus en plus les formations certifiées Qualiopi, car elles offrent de meilleures garanties (programmes cohérents, formateurs qualifiés, suivi rigoureux).
- Conformité réglementaire : outre l’aspect marketing, Qualiopi est désormais une obligation légale pour les organismes cherchant à proposer des formations financées.
La certification Qualiopi est ainsi, indispensable pour tout organisme souhaitant se développer ou simplement survivre sur le marché de la formation professionnelle !
Qui est concerné par Qualiopi ?
Qui doit obtenir Qualiopi ?
Tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences sont concernés : organismes de formation, centres de bilan de compétences, formateurs dispensant du VAE et Centres de formation d’apprentis (CFA). Cela inclut les formateurs indépendants qui se lancent seuls.
En résumé, toute structure légale proposant des formations finançables par des fonds publics doit être certifiée Qualiopi.
Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) est le premier pas : avant de pouvoir se faire certifier, un organisme doit obtenir son NDA auprès de la DREETS (Direction régionale de l’Économie, de l’Emploi et du Travail). Le NDA officialise le statut d’organisme de formation et permet ensuite de démarrer l’activité et de lancer la préparation à Qualiopi.
La certification est-elle vraiment obligatoire ?
Oui, dès lors que vous visez un financement public ou mutualisé. Formellement, la loi impose Qualiopi pour tout contrat ou convention de formation pris en charge par un financeur public. En dehors de ces cas (formations 100% autofinancées, prises en charge privées sans aide), rien n’empêche un organisme de proposer des formations non certifiées. Mais ces cas sont rares dans la pratique. En effet, la majorité des clients finaux (entreprises, salariés, demandeurs d’emploi) utilise les dispositifs publics ce qui rend la certification quasiment incontournable.
Le Référentiel National Qualité : 7 critères-clés
La certification Qualiopi repose sur le Référentiel National Qualité (RNQ), un corpus de bonnes pratiques que chaque organisme doit démontrer. Ce référentiel est structuré en 7 critères principaux, déclinés en 32 indicateurs. Les sept critères sont :
- Information du public : l’organisme doit informer clairement les futurs stagiaires sur son offre, les modalités d’accès et les résultats obtenus.
- Identification des objectifs : les objectifs pédagogiques doivent être définis précisément et adaptés aux besoins des publics bénéficiaires.
- Adaptation des moyens : les formations, leurs contenus et les modalités (accueil, suivi, évaluation) doivent correspondre aux objectifs et au public visé.
- Moyens pédagogiques et encadrement : l’organisme doit disposer de formateurs qualifiés et actualiser leurs compétences, et utiliser des supports pédagogiques adaptés.
- Compétences des équipes : le personnel pédagogique et d’encadrement doit être qualifié et bénéficier de formations continues pour rester compétent.
- Ancrage dans l’environnement professionnel : l’organisme doit s’investir dans son milieu professionnel (réseaux, partenariats) pour mieux répondre aux besoins du marché.
- Amélioration continue : les retours des apprenants (questionnaires, réclamations) doivent être collectés et exploités dans une démarche d’amélioration continue.
Le but est d’évaluer non pas le contenu technique des formations, mais la qualité du processus de formation. Lors de l’audit, le certificateur s’assure que l’organisme fournit des preuves (documents, enregistrements, procédures) démontrant le respect de chacun de ces critères. Un écart ou une non-conformité sur un indicateur doit être corrigé pour obtenir la certification.
Comment obtenir et conserver la certification Qualiopi
Pour décrocher Qualiopi, il faut passer un audit Qualiopi auprès d’un organisme certificateur accrédité par le COFRAC. La démarche se décompose ainsi :
- Préparation documentaire : constituez votre dossier en amont (rapports d’activité, bilans pédagogiques, fiches de formation, preuve des évaluations, etc.).
- Audit initial sur site : un auditeur indépendant se rend dans vos locaux (ou à distance) pour vérifier vos processus et pratiques au regard du RNQ. Vous présentez les éléments de preuve pour chaque critère.
- Décision du certificateur : à l’issue de l’audit, deux cas se présentent – soit vous avez respecté tous les critères, et vous obtenez la certification Qualiopi ; soit des non-conformités ont été relevées. Dans ce cas, vous avez un délai (généralement 6 mois) pour corriger ces écarts avant une visite de clôture.
Une fois obtenu, le certificat Qualiopi est valable 3 ans. Un cycle de trois ans s’organise avec un audit de surveillance environ 18 mois après l’audit initial, puis un audit de renouvellement en fin de cycle. Il faut réussir ces audits pour conserver la certification. Durant cette période, votre organisme apparaît dans la liste publique des organismes certifiés (plateforme data.gouv.fr).
Les bénéfices pour apprenants et entreprises
Obtenir Qualiopi n’est pas qu’une formalité : cette certification rassure les clients, entreprises et apprenants sur la qualité de la formation. Pour un stagiaire, c’est un gage de sécurité et de sérieux : il sait que le programme a été validé selon des critères rigoureux. Les entreprises, de leur côté, privilégient volontiers les formations certifiées, car les titres délivrés (inscrits au RNCP ou au Répertoire Spécifique) sont mieux reconnus. De plus, les apprenants accèdent plus facilement aux financements (par exemple via leur CPF) lorsque l’organisme est Qualiopi. Au final, Qualiopi sert autant à protéger les bénéficiaires de la formation qu’à structurer et professionnaliser l’offre de formation en France.
Sur le plan interne, le respect du Référentiel Qualité améliore l’organisation de votre organisme : plans de formation des formateurs, traçabilité des actions, évaluation systématique, etc. Toutes ces bonnes pratiques contribuent à la crédibilité et à la croissance de votre structure.
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Simplifier la démarche : NDA, packs et accompagnement
Obtenir Qualiopi implique donc de mettre en place ou consolider un système qualité. Pour un nouvel organisme de formation, cela peut sembler complexe : il faut déjà créer une structure (SIREN, NDA) puis documenter son fonctionnement avant l’audit. Pour gagner du temps et éviter les erreurs, certains prestataires proposent des solutions clés en main. Par exemple, il existe des packs combinant la constitution du dossier NDA (documents administratifs, inscription DREETS) et la préparation Qualiopi (modèles de procédures, accompagnement à l’audit). Ces kits « NDA + Qualiopi » – comme ceux proposés par Fast Certif – fournissent l’ensemble des documents pré-remplis et des conseils nécessaires pour franchir ces étapes. Un tel accompagnement peut être très utile pour rester concentré sur le contenu pédagogique et assurer la conformité réglementaire dans les meilleurs délais.
En résumé, Qualiopi est avant tout la marque de garantie qualité des organismes de formation en France. Elle représente un gage de sérieux sur un marché compétitif. Que vous débutiez votre activité ou que vous souhaitiez élargir votre offre, comprendre et obtenir la certification Qualiopi est aujourd’hui un enjeu majeur, à la fois pour respecter la loi et pour renforcer la confiance de vos clients et apprenants.
