Demande de NDA : réunir les informations avant les documents

Depuis le 1er août 2025, le dossier de déclaration d’activité doit notamment comprendre un justificatif SIREN, un extrait de casier judiciaire, la première convention ou le premier contrat de formation, ainsi qu’une pièce d’identité du déclarant ou du dirigeant. Remplir directement des modèles sans avoir vérifié ces données expose surtout à produire un dossier complet en apparence, mais incohérent dans ses informations. (Légifrance)

Pourquoi commencer par les informations plutôt que par les modèles ?

Le remplissage des documents vient après la vérification des données, car l’administration contrôle la déclaration à partir des pièces réellement transmises et peut demander des justificatifs complémentaires.

Depuis le 1er août 2025, l’administration peut adresser cette demande dans les 10 jours ouvrés suivant la réception des pièces initiales. L’organisme dispose ensuite de 12 jours ouvrés pour répondre. Une base d’informations préparée en amont vous permet donc de retrouver rapidement l’origine de chaque donnée et de compléter le dossier sans repartir de zéro. (Légifrance)

Quelles informations devez-vous verrouiller en premier ?

Commencez par une fiche de référence reprenant les mentions qui doivent apparaître dans la déclaration d’activité : la dénomination, l’adresse, l’objet de l’activité et le statut juridique du déclarant. (Légifrance)

Rassemblez ces informations dans un seul document de travail :

• la dénomination exacte de l’entreprise ou de l’organisme ;
• l’adresse à utiliser dans la déclaration ;
• l’objet précis de l’activité de formation ;
• le statut juridique du déclarant ;
• les autres activités exercées, lorsqu’elles doivent être mentionnées.

Ajoutez la région compétente avant de préparer l’envoi : la déclaration relève du préfet de région correspondant au principal établissement, au lieu de direction effective ou au siège social de l’organisme. (Légifrance)

Quel document doit servir de point d’ancrage ?

La première convention de formation ou le premier contrat de formation doit servir de pièce centrale, car sa copie fait partie des justificatifs prévus pour la déclaration d’activité. Le document retenu doit correspondre à la première prestation concernée par votre demande, et non à un modèle générique préparé pour une action future. (Légifrance)

Relisez cette convention ou ce contrat pour vérifier que l’action est suffisamment décrite. Lorsque la pièce ne détaille pas son contenu, son organisation ou les moyens techniques et pédagogiques mobilisés, préparez une présentation complémentaire. Cette présentation doit aussi relier les intervenants à la prestation, préciser leurs titres et qualités et indiquer leur lien contractuel avec l’organisme. (Légifrance)

Quelles pièces devez-vous distinguer selon votre situation ?

Pour le régime ordinaire, le dossier repose sur six catégories de justificatifs prévues par l’article R. 6351-5 du Code du travail :

• le justificatif d’attribution du numéro SIREN ;
• le bulletin n° 3 du casier judiciaire du dirigeant, ou du déclarant pour une personne physique ;
• la première convention de formation, le premier contrat de formation ou, dans certains cas, un contrat d’apprentissage ;
• les statuts, lorsque la personne morale de droit privé dispense des actions de formation par apprentissage, hors CFA d’entreprise ;
• les informations complémentaires sur l’action et les personnes qui y interviennent ;
• une pièce d’identité en cours de validité du déclarant ou du dirigeant, ou un justificatif numérique d’identité certifié par l’État. (Légifrance)

Le régime micro-social prévoit une différence : lorsque l’organisme ne dépasse pas le montant de chiffre d’affaires fixé par le Code général des impôts, il peut être dispensé de joindre la première convention ou le premier contrat ainsi que les informations détaillées sur l’action. Il doit alors fournir une présentation succincte de son activité et conserver la convention ou le contrat pour répondre à une éventuelle demande de l’administration. (Légifrance)

Comment vérifier que vos informations ne se contredisent pas ?

Effectuez le contrôle final avant le dépôt, puis vérifiez deux échéances : la déclaration doit intervenir au plus tard dans les trois mois suivant la première convention ou le premier contrat, et le préfet dispose de deux mois après réception d’un dossier complété pour délivrer le récépissé comportant le numéro d’enregistrement. (Légifrance; Légifrance) (legifrance.gouv.fr) (legifrance.gouv.fr)

Comparez votre fiche de référence avec la première convention ou le premier contrat, puis avec chaque justificatif. La dénomination, l’adresse, le dirigeant, le SIREN et l’objet de l’activité doivent rester identiques partout ; les informations sur l’action et les intervenants doivent, elles aussi, correspondre à la prestation déclarée.

Dès que votre base d’informations, votre première convention et vos justificatifs concordent, préparez votre dossier NDA plus sereinement.

Sources

• Article R6351-5 – Code du travail – Légifrance · legifrance.gouv.fr
• Section 1 : Dépôt et enregistrement de la déclaration (Articles R6351-1 à R6351-7-1) – Légifrance · legifrance.gouv.fr
• Article R6351-6 – Code du travail – Légifrance · legifrance.gouv.fr