Audit de renouvellement Qualiopi : ce qu’il faut anticiper

La certification Qualiopi est le sésame indispensable pour accéder aux financements publics de la formation (OPCO, CPF, France Travail…). Elle est délivrée pour trois ans et nécessite, en fin de cycle, un audit de renouvellement. Ce dernier succède à l’audit de surveillance et doit être passé avant l’expiration du certificat. L’audit de renouvellement est nécessaire pour que l’organisme de formation puisse continuer de faire bénéficier à ses apprenants de la prise en charge par les fonds mutualisés. En clair, c’est l’étape décisive pour rester certifié et garder le droit au financement externe.

Un audit stratégique en fin de cycle

L’audit de renouvellement est la dernière étape du cycle triennal Qualiopi : il ouvre un nouveau cycle. Sa durée est fixée à l’identique de l’audit initial, ce qui signifie que l’auditeur consacrera autant de temps qu’à la première certification pour parcourir les 32 indicateurs. Concrètement, l’audit de renouvellement suit grosso modo le même déroulé qu’un audit initial : le certificateur vérifie la mise en œuvre effective des actions correctives décidées après l’audit de surveillance précédent. Au cours de cet audit, il contrôle la conformité de vos éléments de preuve et s’assure que votre système de management de la qualité reste conforme au référentiel national qualité (RNQ).

Quand planifier son audit de renouvellement ?

La réglementation encadre strictement le calendrier. L’arrêté du 31 mai 2023 rappelle que l’audit de renouvellement doit impérativement se tenir sur site avant la date d’échéance du certificat et toujours dans un délai compatible avec la levée des non-conformités majeures. Autrement dit, il faut planifier cet audit suffisamment en amont. Pour être tranquille, il est conseillé de contacter le certificateur vers le 30ᵉ mois suivant la délivrance du certificat (soit 2 ans et demi après l’audit initial). Cela permet de fixer la date de l’audit environ trois mois avant l’expiration du certificat, délai minimal pour traiter d’éventuelles non-conformités majeures. Passé ce délai, la certification est résiliée : en l’absence d’audit de renouvellement dans les temps, Qualiopi devient caduque et l’organisme perd immédiatement le bénéfice des financements publics.

La durée d’un audit Qualiopi (initial ou renouvellement) dépend de plusieurs critères, notamment le chiffre d’affaires généré, le nombre d’actions de formation et le nombre de sites concernés.

Préparer son audit de renouvellement : étapes clés

Pour aborder sereinement l’audit de renouvellement, il est crucial de préparer votre organisme à l’avance. Voici quelques étapes clé à suivre :

Analyser l’audit précédent : commencez par étudier en détail le rapport de votre audit de surveillance. Identifiez les points forts et faibles de votre démarche qualité et assurez-vous d’avoir traité toutes les non-conformités relevées. Les observations et recommandations du certificateur précédent vous indiquent précisément où renforcer vos processus.
Mettre à jour les éléments de preuve : vérifiez que tous vos documents (procédures, modes opératoires, fiches de poste, etc.) sont à jour et bien conformes au Référentiel National Qualité. Par exemple, les procédures de gestion des apprenants, les modalités de suivi/évaluation et les démarches d’amélioration continue doivent être complètes et disponibles pour l’auditeur.
Sensibiliser formateurs et apprenants : mobilisez votre équipe autour de la démarche qualité. Les formateurs et responsables doivent pouvoir expliquer comment ils mettent en œuvre le référentiel (adaptation pédagogique, évaluation des acquis, etc.) et les apprenants doivent connaître les modalités de suivi et d’évaluation de leur parcours. Cette sensibilisation facilite le jour de l’audit : chacun saura répondre clairement aux questions du certificateur.
Élaborer un plan d’actions : à partir des écarts identifiés (non-conformités, réclamations, retours d’évaluation, etc.), rédigez un plan d’amélioration clair et chiffré. Ce plan doit être détaillé et réaliste, car l’auditeur évaluera précisément si vous avez mis en œuvre les mesures correctives depuis l’audit de surveillance.
Préparer la visite de l’auditeur : organisez dès maintenant la logistique de l’audit. Prévoyez une salle dédiée ou un espace calme, rassemblez les documents nécessaires (certificats, preuves, registres, etc.) et informez vos responsables clés de leur disponibilité. En vous préparant ainsi, vous donnerez une image professionnelle et faciliterez le travail de l’auditeur.

Pièges à éviter (non-conformités fréquentes)

Lors de l’audit de renouvellement, plusieurs points sensibles sont systématiquement contrôlés. En voici les plus courants :

Évaluation et réclamations négligées : l’organisme doit analyser les résultats d’évaluation de ses formations et enregistrer les réclamations des apprenants. Ne pas exploiter ces retours (ou ne pas y apporter de réponses correctives) entraîne fréquemment des non-conformités.
Pas de plan d’amélioration : il faut impérativement élaborer un plan d’amélioration continue basé sur vos retours qualité et le tenir à jour. L’absence de ce plan ou son manque de suivi est souvent sanctionné lors de l’audit.
Compétences non maîtrisées : vous devez démontrer que vos formateurs et prestataires sont compétents (évaluations, formations internes, etc.). De même, l’identification et le suivi des risques et opportunités liés à votre activité sont vérifiés et ne doivent pas être oubliés.
Non-respect des exigences légales : tout organisme doit se conformer aux dispositions réglementaires (sécurité, contrats, accessibilité, etc.). Un manquement à ces obligations se traduit généralement par une non-conformité majeure.
Système qualité incomplet : au final, l’auditeur évaluera si votre système de management de la qualité est pleinement mis en place conformément à l’ensemble du référentiel Qualiopi. L’absence d’un système clair et opérationnel (ou des lacunes trop importantes) peut conduire à la suspension ou au retrait de la certification.

En suivant ces bonnes pratiques, vous minimisez les risques de non-conformités lors de l’audit de renouvellement.

Conclusion

La réussite de l’audit de renouvellement Qualiopi repose sur une anticipation rigoureuse et une préparation méthodique. En respectant les échéances légales et en appliquant les actions correctives de votre plan d’amélioration, vous mettrez toutes les chances de votre côté. Réaliser cet audit est essentiel pour maintenir la reconnaissance de l’organisme de formation en tant qu’organisme de qualité et pour proposer des formations financées par les organismes de fonds publics et mutualisés. Autrement dit, préparer efficacement votre audit de renouvellement, c’est garantir la pérennité de votre certification et de vos financements. Pour gagner du temps et fiabiliser votre dossier, vous pouvez vous appuyer sur des ressources prêtes à l’emploi (kits de documents, accompagnement spécialisé, etc.) adaptées à la préparation Qualiopi.