Quand on se lance dans Qualiopi, une question arrive vite : combien de temps va durer l’audit ?
La réponse dépend de votre situation, mais la durée n’est jamais choisie au hasard : elle est encadrée par l’arrêté du 6 juin 2019 et appliquée de façon homogène par les organismes certificateurs.
Comprendre ces règles permet de mieux s’organiser et d’éviter les mauvaises surprises, côté planning comme côté budget.
En bref, dans cet article :
- Audit Qualiopi : cycle de 3 ans (initial → surveillance → renouvellement).
- Durée basée sur le CA formation, les catégories, les sites, et le statut nouveau entrant.
- Initial et renouvellement en présentiel, surveillance souvent à distance.
- Catégories et sites ajoutent des 0,5 j supplémentaires.
- Anticiper la durée = audit plus fluide, moins de temps morts.
1. Un cycle de 3 ans, trois audits et des durées différentes
La certification Qualiopi fonctionne par cycle de trois ans avec trois rendez-vous : un audit initial, qui fait entrer votre organisme dans le cycle , un audit de surveillance, entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois et enfin un audit de renouvellement, en fin de cycle, pour repartir sur trois ans.
L’audit initial et l’audit de renouvellement ont la même durée réglementaire. L’audit de surveillance, lui, est plus court : il dure en principe la moitié de l’audit initial, sauf cas particuliers prévus par les textes.
2. Les critères qui déterminent la durée de votre audit
L’arrêté du 6 juin 2019 et l’arrêté du 31 mai 2023 précisent que la durée d’un audit Qualiopi dépend principalement de quatre paramètres : le chiffre d’affaires « formation », les catégories d’actions, le nombre de sites et, pour certains organismes, le statut de « nouvel entrant ».
2.1. Le chiffre d’affaires formation : la base de calcul
On ne prend en compte que le chiffre d’affaires lié à la formation professionnelle, celui qui figure dans le Bilan pédagogique et financier (BPF).
Pour un audit initial ou de renouvellement, les textes et les certificateurs retiennent trois tranches, qui donnent une durée de base :
- moins de 150 000 € de CA : 1 jour d’audit ;
- entre 150 000 € et 750 000 € : 1,5 jour
- plus de 750 000 € : 2 jours ou plus.
C’est sur cette base que l’auditeur ajoute, si besoin, des demi-journées supplémentaires.
2.2. Les catégories d’actions certifiées
Qualiopi peut couvrir jusqu’à quatre catégories : actions de formation, bilans de compétences, VAE, CFA.
Si vous ne certifiez qu’une seule catégorie, la durée reste en général proche de la durée de base. Dès que vous ajoutez d’autres catégories, l’audit est allongé pour laisser le temps d’examiner chaque périmètre : on ajoute en pratique pour un organisme multi-activités.
2.3 Monosite ou multi-sites : la « racine carrée »
Autre critère important : le nombre de sites.
Un organisme est considéré comme multi-sites lorsqu’il dispose d’une fonction centrale (souvent le siège) et de sites annexes où sont réalisées des activités entrant dans le champ de la certification (administration, ingénierie, animation des formations…).
La fonction centrale est toujours auditée ;
Pour l’audit initial et de renouvellement, on calcule un échantillon de sites à auditer en prenant la racine carrée du nombre total de sites, arrondie à l’entier le plus proche ;
Chaque site échantillonné ajoute 0,5 jour d’audit.
Exemple : un organisme avec 4 sites annexes, en plus de la fonction centrale, verra 2 sites audités (√4 = 2), soit 1 jour de plus (2 × 0,5).
2.4. Le cas particulier des « nouveaux entrants »
Les « nouveaux entrants » sont les organismes qui n’ont pas encore de BPF. Depuis l’arrêté du 31 mai 2023, leur audit de surveillance est allongé de 0,5 jour afin de vérifier, avec un peu plus de recul, la mise en œuvre réelle du système qualité présenté lors de l’audit initial.
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Nous vous avons résumé tout le référentiel Qualiopi dans un ficher que vous pouvez utiliser comme bon vous semble !
3. Quelques durées types pour se situer
Les règles ci-dessus permettent de dégager des ordres de grandeur utiles pour planifier votre audit.
3.1. Petit organisme monosite
Pour un organisme monosite, avec un chiffre d’affaires formation inférieur à 150 000 € et une seule catégorie d’actions, on se situe en pratique autour de 1 jour pour l’audit initial ou de renouvellement, puis 0,5 jour pour l’audit de surveillance, souvent réalisé à distance.
3.2. Organisme intermédiaire ou multi-activités
Dès que le chiffre d’affaires dépasse 150 000 € et que vous cumulez plusieurs catégories, la durée d’audit augmente : base à 1,5 jour, à laquelle s’ajoutent 0,5 à 1 jour pour les catégories supplémentaires et 0,5 jour par site échantillonné si vous êtes multi-sites.
On arrive alors facilement à 2 à 3 jours d’audit initial. L’audit de surveillance représente en général la moitié de cette durée, sauf pour les nouveaux entrants qui bénéficient d’une demi-journée de plus.
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4. Anticiper la durée…
La durée de votre audit Qualiopi est strictement encadrée : vous ne pouvez pas la négocier, mais vous pouvez décider comment vous utilisez chaque heure passée avec l’auditeur. En connaissant à l’avance la durée prévisionnelle, vous pouvez caler l’audit dans votre calendrier, organiser la mise à disposition des preuves et limiter les temps morts liés à la recherche de documents manquants.
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