Dossier NDA : un classement simple pour mieux s’y retrouver

Dossier NDA : un classement simple pour mieux s’y retrouver

La déclaration d’activité doit réunir plusieurs justificatifs : numéro SIREN, casier judiciaire, première prestation, contenu de la formation et identité du déclarant. Quand ces pièces restent dans un dossier unique, chaque correction devient une recherche de fichier. Un classement par rubrique permet de repérer rapidement ce qui manque avant le dépôt.

Comment séparer le dossier NDA des autres obligations ?

Commencez par créer un dossier réservé à la première déclaration d’activité, à déposer dès la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle. (Légifrance)

Ne mélangez pas ce dossier avec le bilan pédagogique et financier. Le BPF retrace l’activité de formation chaque année et répond à une obligation distincte de la demande initiale. (Service Public) (Service Public Entreprendre)

Nommez le dossier principal NDA_1ere_declaration, puis ajoutez une date de préparation sous la forme AAAA-MM-JJ. Vous saurez ainsi quelle version utiliser si vous corrigez plusieurs fois votre dossier.

Quelles rubriques créer dès le départ ?

Pour une première demande, partez sur cinq dossiers numérotés afin de conserver le même ordre dans votre ordinateur et dans vos échanges :

  • 01_Entreprise
  • 02_Premiere_prestation
  • 03_Programme_et_intervenants
  • 04_Identite_du_declarant
  • 05_Complements_demandes

Gardez un sixième dossier 99_Depot pour la version finale des pièces téléversées. Cette séparation évite de confondre un document en cours de correction avec celui réellement transmis.

La structure reprend les grandes familles prévues par l’article R. 6351-5 du Code du travail, dont les justificatifs administratifs, la première prestation, les informations pédagogiques, les intervenants et la pièce d’identité. (Légifrance)

Que placer dans le dossier 01_Entreprise ?

Placez dans 01_Entreprise le justificatif d’attribution du numéro SIREN, puis contrôlez que la raison sociale et l’adresse correspondent aux informations saisies dans la déclaration. Le justificatif SIREN fait partie des pièces exigées par le Code du travail. (Légifrance)

Vous pouvez utiliser une structure interne comme celle-ci :

01_Entreprise/SIREN.pdf

Si votre organisme relève du régime micro-social et remplit les conditions prévues par le Code, une dérogation peut concerner la première convention ou le premier contrat ainsi que certaines informations sur le contenu et les moyens de la formation. Dans ce cas, vous joignez une présentation succincte de votre activité selon le modèle prévu. (Légifrance)

Comment classer la pièce qui déclenche la demande ?

Placez la première convention ou le premier contrat dans 02_Premiere_prestation : cette pièce sert de point d’ancrage à la déclaration d’activité. Le Code du travail vise la première convention de formation, le premier contrat de formation professionnelle ou, dans certains cas, un contrat d’apprentissage. (Légifrance)

Adoptez un nom qui permet d’identifier la pièce sans l’ouvrir, par exemple 2026-09-10_Convention_Premiere-formation_Client.pdf. Si un bon de commande ou une lettre de mission complète le document principal, rangez-les dans le même sous-dossier.

La fiche de dépôt de la DREETS Bretagne demande notamment une première convention, un contrat de formation ou un contrat de prestation accompagné, si nécessaire, d’un bon de commande ou d’une lettre de mission. (DREETS Bretagne)

Où ranger le programme et les informations sur les intervenants ?

Réunissez dans 03_Programme_et_intervenants le programme de la formation et les éléments qui permettent de relier chaque intervenant à la prestation prévue. Le Code du travail demande les informations relatives au contenu, à l’organisation, aux moyens pédagogiques et techniques, ainsi que la liste des personnes intervenantes avec leurs titres, qualités et liens contractuels. (Légifrance)

Créez un sous-dossier par personne :

03_Programme_et_intervenants/01_Dupont_Claire/

Vous pourrez y placer le CV, les diplômes liés à la prestation et tout document justifiant le lien avec votre organisme. La fiche de dépôt publiée par la DREETS Bretagne demande le programme, les CV des formateurs et les diplômes en lien avec la formation envisagée. (DREETS Bretagne)

Quel nom donner à chaque fichier ?

Utilisez toujours le même ordre : date, type de document, objet, version. Un nom comme 2026-09-10_Programme_Excel-debutant_V1.pdf sera plus facile à retrouver que programme final.pdf.

Ajoutez une version dès qu’un document évolue :

  • V1 pour la première rédaction ;
  • V2 pour une correction ;
  • FINAL pour le fichier contrôlé avant dépôt.

Réservez le mot FINAL au document que vous avez vérifié. Vous éviterez ainsi d’envoyer par erreur une ancienne version portant elle aussi le nom « final ».

Comment suivre les pièces manquantes sans perdre le fil ?

Ajoutez un tableau de suivi dès la création du dossier, car l’administration peut demander des justificatifs complémentaires dans les 10 jours ouvrés suivant la réception des pièces et l’organisme dispose ensuite de 12 jours ouvrés pour répondre. (Légifrance)

Utilisez quatre statuts simples :

  • À réunir : la pièce n’est pas encore disponible ;
  • Reçu : le document est présent mais pas encore contrôlé ;
  • À corriger : une information, une date ou une signature doit être vérifiée ;
  • Déposé : la version contrôlée a été téléversée.

Ajoutez une colonne « action suivante » : demander le casier judiciaire, corriger l’adresse, récupérer le CV du formateur ou vérifier le programme. Le tableau doit permettre de décider quoi faire, pas seulement de constater qu’une pièce manque.

Quand le dossier est-il prêt à déposer ?

Déposez le dossier lorsque chaque rubrique contient une version contrôlée et que les pièces correspondent à la même première prestation. La déclaration peut être transmise en ligne via le service Mon Activité Formation accessible avec un compte EFP Connect. (DREETS Bretagne) (Service Public)

Copiez ensuite uniquement les fichiers retenus dans 99_Depot, puis conservez le tableau de suivi avec la date de transmission. Le préfet de région dispose de deux mois après réception de la déclaration complétée des justificatifs pour délivrer le récépissé ou notifier un refus ; le silence gardé pendant ce délai vaut enregistrement. (Légifrance)

Préparez votre dossier NDA plus sereinement en mettant en place ce classement avant de téléverser la première pièce.

Sources

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